Czy czujesz się nieproduktywny w pracy? Jakby wszystko było spiętrzone tak wysoko, że nie możesz odkopać? Zatrzymaj się i oddychaj. Ten pięciodniowy plan pozwoli Ci wrócić na właściwe tory.
Zaczniesz powoli, dodając tylko jedno nowe zadanie dziennie. Następnie każdego dnia wykonasz zadanie z poprzedniego dnia oraz nowe.
Poniedziałek — Zaplanuj trochę czasu dla mnie
Dobrze to przeczytałeś. Wstawaj wcześnie w poniedziałek i rób te wszystkie głupie rzeczy, na które zwykle marnujesz czas, kiedy idziesz do biura. Sprawdzaj Facebooka, wygoogluj Stephena Amella, zadzwoń do babci, żeby sprawdzić jej haluks, przeczytaj SheKnows (wskazówka, podpowiedź), cokolwiek. Po prostu usuń to wszystko z drogi, zanim jeszcze przygotujesz się do pracy.
Wtorek — stwórz swoją listę działań
Nie ma znaczenia, czy lista jest długopisem i papierem, czy elektroniczna, ani jak ją sformatujesz, o ile ma to dla Ciebie sens. Polecam używać notatnika, który możesz nosić przy sobie, lub aplikacji, którą możesz zsynchronizować z wieloma urządzeniami.
Liczy się jednak to, jak widzisz swoje zadania. Tony Wong, wiodący konsultant ds. produktywności i zarządzania w wielomiliardowych korporacjach, mówi, że trzeba pracować we właściwej kolejności. Zacznij od zadań, które prowadzą do kamieni milowych, które prowadzą do osiągnięcia ostatecznego celu.
Środa — Wyeliminuj rozproszenia i zapnij pasy
Gdy tylko zabierzesz się do pracy, wyciągnij swoją zaufaną listę działań. Co trzeba zrobić dzisiaj? Na tym się skupisz.
Nie sprawdzaj swojej poczty e-mail. Tak jestem poważny. Nawet go nie otwieraj. Nie idź do dystrybutora wody, aby porozmawiać, nie odbieraj telefonów (zostaw wiadomość wychodzącą, że jesteś pracuje nad projektem i wrócę do nich później, a oni powinni wysłać Ci SMS-a w nagłych wypadkach tylko).
Znajdź na swojej liście najtrudniejsze zadanie, które możesz teraz wykonać, to, które najmniej chcesz zrobić, i rób to od początku do końca. O ile budynek się nie pali, nie robisz nic więcej, dopóki nie zostanie zrobione. Wtedy i tylko wtedy możesz sprawdzić pocztę. Ale potem wracasz do listy zadań, najpierw robiąc najważniejsze rzeczy.
Aby mieć pewność, że Twój czas jest szanowany, zrób coś, aby Twoi współpracownicy wiedzieli, że nie jesteś dostępny, chyba że jest to nagły wypadek. Zamknij drzwi do biura, umieść znak, załóż słuchawki z redukcją szumów. Jeśli przerywa Ci coś, co nie jest pilne, uprzejmie wyjaśnij sytuację i umieść je na swojej liście działań.
Czwartek — Naucz się robić przerwy
Amerykanie mają takie wyobrażenie, że aby coś załatwić, musimy garbić od 9 do 5. Bynajmniej. Jan P. Trougakos, University of Toronto Scarborough i Rotman School of Management, powiedział: New York Times że zdolność twojego mózgu do koncentracji jest podobna do mięśni. Po długotrwałym użytkowaniu może się zmęczyć i potrzebuje odpoczynku, aby wyzdrowieć.
Pracuj jednorazowo tylko przez 60 do 90 minut, a następnie zrób 10-minutową przerwę. Spaceruj po biurze, zjedz przekąskę, surfuj po sieci. Po prostu zrób coś niezwiązanego z pracą.
Piątek — Naucz się planować swój czas
Największym problemem w moim dniu pracy jest poczta elektroniczna. Większość ludzi potrafi się odnosić. Zaplanuj trochę czasu każdego dnia (dwa lub trzy razy), aby zająć się pocztą e-mail i sprawdzaj pocztę tylko w tym czasie. Najpierw zajmij się najważniejszymi rzeczami i pozbądź się rzeczy, których nie potrzebujesz. Jeśli Twoja skrzynka odbiorcza jest już poza kontrolą, dodaj czyszczenie skrzynki odbiorczej do listy zadań.
Odłóż również na bok określony blok w ciągu dnia, aby wykonać następujące czynności:
- Umawiaj się na niespodziewane spotkania ze współpracownikami
- Oddzwaniaj wszystkie odrzucone połączenia telefoniczne, eliminując rozpraszacze
- Umawiaj się na spotkania z potencjalnymi dostawcami
- Wszystko, co nie było jeszcze na Twojej liście zadań
Ważne jest również, aby każdego dnia mieć ustaloną porę na poradzenie sobie z drobnymi rzeczami, które pojawiają się nieoczekiwanie. Kiedy ludzie dowiedzą się, że to twoja złota godzina, nauczą się wtedy do ciebie podchodzić. Co więcej, daje ci konkretny czas zakończenia, więc nikt nie może gadać bez końca, a wszyscy wiedzą, że powinni mieć określony plan, kiedy do ciebie przyjdą. Ponieważ na koniec musisz wrócić do pracy. Możesz potrzebować dwóch z tych bloków, jeśli otrzymasz wiele próśb, ale nie dodawaj bloków tylko po to, aby pomieścić kilka osób, które nie lubią twojego pierwszego.
Oczywiście czasami trzeba być elastycznym i można od czasu do czasu odpuścić, ale jak najszybciej wrócić na właściwe tory.
Więcej sposobów na większą produktywność
Jak używać koloru, aby zwiększyć produktywność
Bądź produktywny: Stymuluj pomysły na wystrój domowego biura
Pracująca mama 3.0: 3 sposoby, w jakie lato może zwiększyć wydajność domowego biura
