Polegamy na e-mailu, aby zrobić biznes bardziej wydajne, ale niektóre rzeczy, które ludzie robią, tylko zwiększają obciążenie. Które z tych firmowych adresów e-mail nie zgadzasz się?
czy jesteś
niegrzeczny e-mailer?
Opieramy się na poczcie e-mail, aby nasza działalność była bardziej wydajna, ale niektóre rzeczy, które ludzie robią, tylko zwiększają obciążenie. Które z tych firmowych adresów e-mail nie zgadzasz się?
Anatomia e-maila
Kiedy piszesz e-mail, upewnij się, że zaadresujesz wszystko tak jasno i kompletnie, jak to możliwe. Nie proś ludzi, aby czytali między wierszami lub sprawdzali informacje, których potrzebują, aby ci odpowiedzieć.
Jeśli musisz napisać długi e-mail, upewnij się, że dzielisz go, używając pogrubionych nagłówków i punktorów lub numerów, jeśli to możliwe.
Gramatyka ma znaczenie
Zasady gramatyki i pisowni istnieją, aby zapewnić, że w słowie pisanym nie wystąpi nieporozumień, więc nie odpalaj wiadomości e-mail bez ponownego jej przeczytania. Odśwież zasady gramatyczne, upewnij się, że nic nie jest błędnie napisane i nie używaj słowa, jeśli nie masz pewności wiesz, co to znaczy — zbyt mocne próbowanie brzmienia, jak mówią Brytyjczycy, „szykowny” może mieć katastrofalne skutki wyniki.
Uważaj na skróty. Wysyłanie wiadomości e-mail do osób, które dobrze znasz, może być w porządku, ale unikaj tego w przypadku nowych kontaktów. Rzeczy takie jak BTW są prawdopodobnie w porządku, jeśli odpowiadasz z telefonu, ale unikaj LOL i emotikonów.
Odpowiadanie i przekazywanie
Nie odpowiadaj na żaden e-mail, dopóki nie przeczytasz całej wiadomości, w tym odpowiedzi innych osób. O ile nie jesteś ślepy skopiowany lub musisz dodać swój komentarz prywatnie, zawsze odpowiadaj wszystkim, jeśli inni zostali uwzględnieni.
Kiedy odpowiadasz, upewnij się, że zaadresowałeś każdy przedmiot. Jeśli kilka osób zadało pytania, warto odpowiedzieć na wszystkie w jednym e-mailu. Jeśli ktoś potrzebuje dużo danych wejściowych, warto odpowiedzieć „w tekście”, odpowiadając na jego komentarze w treści własnego e-maila i zmieniając czcionkę na inny kolor.
- Upewnij się, że usuniesz wszelkie informacje, których Ty lub pierwotna osoba wysyłająca e-mail może nie chcieć mieć inne osoby.
- Czy musisz usunąć jakieś adresy e-mail z linii „do” lub „od” w przekazie dalej?
- Czy musisz usunąć czyjeś dane kontaktowe z ich podpisu?
- Czy ujawnili potencjalnie poufne informacje? Może to obejmować wszystko, od prywatnych informacji o produktach lub cenach po dane osobowe.
- Czy oni (lub ty) powiedzieli o kimś coś negatywnego? Nawet jeśli nie przekazujesz wiadomości tej osobie, powinieneś ją usunąć.
I czy naprawdę musimy mówić, że nie należy przesyłać do kontaktów biznesowych żartów, memów, słodkich rzeczy lub retoryki politycznej?
Dodatki e-mail, które się liczą: załączniki i podpisy
Dodatki e-mail mogą być jedną z najbardziej irytujących części wiadomości e-mail, jeśli zostaną wykonane nieprawidłowo. Załączniki powyżej 8 megabajtów należy przesyłać do usługi takiej jak Dropbox lub Box, aby upewnić się, że nie zostaną zablokowane. Wiele załączników należy umieścić w folderze i spakować.
Zawsze ustaw automatycznie podpis na komputerze i telefonie, upewniając się, że ten na twojej komórce tak mówi w przypadku dziwnego błędu autokorekty lub wyjaśnienia, dlaczego jest taki krótki odpowiedź. Powinien zawierać:
- Twoje pełne imię
- Twój pełny tytuł
- Twój adres, jeśli prowadzisz działalność stacjonarną
- Twój numer telefonu, w tym rozszerzenia i komórkę, jeśli chcesz, aby ludzie go mieli
- Twój adres e-mail (opcjonalnie)
- Twój adres strony internetowej
- Wszelkie inne linki, które chcesz, aby ludzie mieli (media społecznościowe, blog itp.)
Jeśli chodzi o obrazy, takie jak zdjęcia, logo i tła, mniej znaczy więcej. Mogą zepsuć sposób wyświetlania wiadomości e-mail w klientach poczty e-mail niektórych osób. I wszystko poza dyskretnym (małym) logo często wygląda po prostu tandetnie.
Złota zasada
Jeśli chodzi o komunikację e-mailową, zawsze postępuj zgodnie ze Złotą Zasadą. Napisz, jakiego rodzaju e-maile chcesz otrzymywać. Kto wie? Może ktoś się czegoś od ciebie nauczy.
Powiedz nam
Jakie są twoje e-mailowe zwierzaki irytujące? Dźwięk w komentarzach poniżej.
Więcej o dobrym korzystaniu z poczty e-mail
Pracująca mama 3.0: 5 kroków do lepszych e-maili
Przewodnik przyszłej panny młodej po organizacji poczty e-mail
Wiosenne porządki w skrzynce odbiorczej
