Rozpowszechnianie informacji: jak zaplanować imprezę z dużym zainteresowaniem – SheKnows

instagram viewer

Dokładnie sprawdziłeś wszystkie szczegóły. Sala bankietowa jest zarezerwowana, catering pracuje nad specjalnym menu, zamówione są kompozycje kwiatowe. Ale twoja praca jeszcze się nie skończyła. Twoje dobrze zaplanowane wydarzenie może zakończyć się fiaskiem, jeśli przeoczysz najważniejszy szczegół: rozpowszechnienie informacji. Oto kilka pomysłów, które pobudzą Twoją wyobraźnię.

rozmowa kwalifikacyjna
Powiązana historia. 7 trudnych pytań, których nie powinieneś zadawać podczas wywiadu, bez względu na to, co mówią porady online
Projektanci graficzni tworzący zaproszenie

Chwytaki uwagi

Media otrzymują co tydzień setki informacji prasowych. Próbując zainteresować reporterów, redaktorów i producentów, rozważ wysłanie nietypowego wydania.

„Aby ogłosić nowe produkty lub wydarzenia specjalne, wysłałem komunikaty przyklejone do żarówki ze słowami „Mamy nowy pomysł” na zewnątrz”, powiedział Mike DeHart, specjalista ds. Marketingu mieszkający w Asheville. NC.

„Wyślij czarną piłkę golfową ze złotymi insygniami i złotą koszulką, ogłaszając turniej golfa dobroczynnego” – powiedziała Kay Pinkerton, specjalistka ds. public relations. „Członkowie mediów, którzy uczestniczą, mogą wziąć udział w loterii na kolację i otrzymać ekskluzywny wywiad z gigantem korporacyjnym, który jest związany z turniejem. Kiedyś pracowałem dla Hunt Oil Company, która sponsorowała Byron Nelson Golf Classic. To właśnie sprawiło, że pomyślałem o tym szalonym pomyśle.

Myśl wizualnie

Jeśli próbujesz zachęcić lokalną stację telewizyjną do nagłośnienia swojego wydarzenia, zorganizuj aktywne możliwości wideo. Redaktorzy przypisani do redakcji telewizyjnych stale szukają artykułów, które stworzą ekscytujące filmy.

Steven Spenser, prezes Praxis Communications w Seattle, mówi amerykańskiemu oddziałowi Kentucky Stowarzyszenie Lung musiało promować całodniowy program astmy z udziałem gwiazdy toru olimpijskiego Jackie Joyner-Kersee. Polecił połączyć Joyner-Kersee z dziećmi chorymi na astmę. Jeden z pomysłów zakładał bieganie po parku lub torze szkolnym.

Organizatorzy zaplanowali dla Joyner-Kersee lunch z wybraną grupą VIP-ów społeczności. Potem porozmawia z grupy personelu szkolnego na temat znaczenia rozpoznania astmy u uczniów, a następnie rozpoczęcia popołudniowego programu zdrowia sprawiedliwy. Reklama przed wydarzeniem obejmowała wysyłanie komunikatów prasowych do lokalnych mediów, rozdawanie broszur i plakatów lokalnym szkoły, drukowanie artykułów do biuletynów, rozdawanie koszulek z wydarzeniami i organizowanie wywiadów w lokalnej telewizji/radiu przedstawia. Jednak Spenser zachęcał grupę, by poszła jeszcze dalej w działaniach promocyjnych.

„Zaproszenie fotografów telewizyjnych i prasowych, aby przedstawili gwiazdę olimpijską podczas jej lunchu lub jej przemówienia do urzędników szkolnych, spowodowałoby nudne, statyczne relacje. Ogromny potencjał reklamowy imponującego sportowca sprowadzałby się do gadającej głowy przy mównicy. To sprawia, że ​​telewizja jest nudna” – powiedział Spenser. „Cokolwiek planujesz, poproś media, aby pokazały ruch-aktywność-ekscytację. Pomyśl o tym, co sprawia, że ​​wydarzenie specjalne jest dobre, a nie jak wykorzystać swoją atrakcję gwiazd, aby przekazać informacje, które każdy inny mógłby zrobić równie dobrze”.

Bądź moim gościem

Rozpowszechnianie informacji o wydarzeniach nie ogranicza się do kontaktu z mediami. W przypadku wielu wydarzeń będziesz chciał stworzyć listę gości i wysłać spersonalizowane zaproszenia. Podczas gdy formalne, grawerowane zaproszenie z kartą odpowiedzi jest idealne na niektóre okazje, inne wymagają większej kreatywności, aby uzyskać wyniki.

„Z powodu przełomu wysłaliśmy zaproszenie dołączone do drzewka w tubie z sugestią, aby ludzie albo zasadzili drzewo na własnym podwórku lub przyjdź na przełomowe wydarzenie i posadź drzewo dla przyszłości opieki zdrowotnej w Indianie” – powiedział Frederick C. Bagg, dyrektor ds. relacji społecznych i marketingu w szpitalu św. Franciszka i ośrodkach zdrowia w Indianapolis, IN.

Bagg wpadł również na humorystyczny pomysł zaproszenia lekarzy na uroczyste otwarcie nowego Oddziału Położniczo-Noworodkowego. Dwudziestu lekarzy otrzymało jednorazową pieluchę z dołączonym zaproszeniem i rozpakowanym pocałunkiem Hersey w środku. „Lekarze to niezwykle trudna grupa, aby odpowiedzieć na zaproszenie” – powiedział Bagg. „Mamy 16 lub 17 z nich, aby wpaść na imprezę śniadaniową i wycieczkę”.

Połącz się

Zastanów się nad stworzeniem strony internetowej, aby wspomóc swoje działania reklamowe. Możesz zapewnić łatwy dostęp do informacji o wydarzeniu, w tym lokalizacji, wskazówek dojazdu, zaplanowanych działań i sposobu reagowania, w tym rejestracji online. Na przykład wielu planistów zjazdów klasowych zakłada witryny internetowe, aby informować kolegów z klasy o zbliżających się zjazdach i zamieszczać aktualne informacje o ich życiu.

E-mail to kolejny skuteczny sposób komunikowania się z osobami, które wezmą udział w Twoim wydarzeniu. Rozważ utworzenie e-mailowej listy dyskusyjnej dla swojej grupy. Istnieje kilka witryn, które oferują bezpłatne listservs. Jedną z takich witryn można znaleźć pod adresem www.egroups.com. Zaletą tworzenia własnej listy dyskusyjnej jest to, że wysyłasz jedną wiadomość i jest ona automatycznie dystrybuowana na wszystkie adresy e-mail z Twojej listy.

W przypadku wydarzenia z udziałem Jackie Joyner-Kersee Steven Spenser zalecił umieszczenie gwiazdy toru na czacie, aby porozmawiać z dziećmi z okolicy, które mają astmę. Zasugerował także przeprowadzenie wywiadu w mediach online z Joyner-Kersee, aby przyciągnąć uwagę dziennikarzy znających się na Internecie.

Porozmawiaj o tym

Najlepszą reklamą jest generalnie szeptana reklama, dotyczy to również rozgłosu wydarzeń. Rozgłosić. Poinformuj ludzi o wydarzeniu i przypomnij im notatkę lub telefon. Roger Snowdon, prezes Media Magic w Fredericton, New Brunswick, Kanada, sugeruje sporządzenie listy „kto wie kogo” w Twojej organizacji. „Przypisz ich do gorącej listy, aby wzbudzić zainteresowanie i porozmawiać” – powiedział Snowdon. „Zrobiliśmy to, zbierając zespół i pracując nad telefonami przez weekend. W tym przypadku było to wydarzenie polityczne, ale te same metody można było zastosować również przy wielu innych wydarzeniach”.

Wypróbowane i prawdziwe

Nie zapomnij o wypróbowanych i prawdziwych opcjach reklamy. Jeśli jest to wydarzenie społecznościowe, możesz wysyłać ogłoszenia o usługach publicznych w gazetach, przewodnikach dla kupujących, telewizji i radiu. Inne pomysły to:

  • Plakaty
  • Banery uliczne
  • Ulotki
  • Malowanie chodnika

Połączenie strategii reklamowych zaowocuje największym sukcesem Twojego wydarzenia. Pamiętaj, aby być kreatywnym i dobrze się bawić. Następnie bądź dumny z produkcji jednego z najbardziej uczęszczanych i najlepiej zrealizowanych wydarzeń w mieście.

Więcej o planowaniu wydarzeń i imprez

  • 10 wskazówek, jak zorganizować wyjątkową imprezę blokową
  • Harmonogram planowania imprezy
  • Jak zaplanować imprezę: instrukcje krok po kroku