Jeśli nie masz systemu do obsługi wiadomości e-mail, Twoja skrzynka odbiorcza może szybko i łatwo wymknąć się spod kontroli. Na szczęście dzięki kilku funkcjom wyszukiwania znalezienie wiadomości e-mail nie jest niemożliwe; jednak mądrze jest zorganizować napływ e-maili, zanim liczba zalewająca Twoją skrzynkę pocztową stanie się przytłaczająca.
Ponieważ wielu z nas codziennie otrzymuje dziesiątki, a nawet setki e-maili, opracowanie systemu do radzenia sobie z tym jest koniecznością. Oto kilka prostych sposobów na powstrzymanie się od nagromadzenia e-maili.
Odrzuć niektóre e-maile natychmiast po przeczytaniu
Jeśli przeczytałeś wiadomość e-mail i nie musisz jej czytać ponownie ani podejmować żadnych działań, natychmiast ją wyrzuć. Ponadto skonfiguruj pocztę tak, aby kosz był regularnie opróżniany (lub wchodź co tydzień i opróżniaj go ręcznie).
Pamiętaj, że nie musimy od razu czytać każdego e-maila. Jeśli Twój e-mail Cię rozprasza, nie otwieraj swojego e-maila; zamiast tego zaplanuj od trzech do pięciu godzin odprawy w ciągu dnia pracy.
Zostaw e-maile wymagające działania w swojej skrzynce odbiorczej
Jeśli wiadomość e-mail wymaga odpowiedzi lub wymaga działania, zostaw ją w swojej skrzynce odbiorczej jako przypomnienie. Dla szczególnie ważnych ustaw flagi, aby nie zgubiły się w tasowaniu. (Chociaż jest to mniej prawdopodobne, biorąc pod uwagę, że Twoja skrzynka odbiorcza będzie wkrótce bardziej uproszczona!)
Następnie zdecyduj o standardowym terminie przesyłania e-maili pozostających w Twojej skrzynce odbiorczej — na przykład od tygodnia do miesiąca. Pod koniec każdego tygodnia przejrzyj swoją skrzynkę odbiorczą i upewnij się, że odpowiedź lub czynność została zakończona, dzięki czemu możesz usunąć wiadomość e-mail ze swojej skrzynki odbiorczej.
Natychmiast usuwaj inne e-maile
Jeśli istnieją e-maile, na które reagowałeś, ale do których będziesz musiał się odwołać w przyszłości, umieść je w odpowiednich folderach. Musisz zastanowić się, jaki system folderów będzie dla Ciebie najlepszy. Zarchiwizowane e-maile szybko wymykają się spod kontroli, więc rozważ utworzenie folderów podzielonych według daty, aby łatwo usuwać całe foldery, które nie są już aktualne. Istnieje kilka narzędzi do obsługi poczty e-mail, które umożliwiają również umieszczanie przychodzących wiadomości e-mail bezpośrednio w folderze — rozważ skonfigurowanie tego, jeśli uważasz, że ta funkcja będzie ci dobrze służyć w sposób, w jaki Praca.
Więcej wskazówek dotyczących kariery
Jak znaleźć mentora
Jak rzucić pracę z klasą
Co zrobić, gdy zostałeś zwolniony
