Jest 10:50, a Twój Blackberry właśnie przypomniał Ci o spotkaniu zaplanowanym na 11:00. Masz dziesięć minut na przygotowanie i nie masz pojęcia, od czego zacząć! Nie musisz się martwić, oto kilka wskazówek, które pomogą Ci się przygotować i zdążyć na czas.
Poznaj podstawy
Pamiętasz pięć W i H – kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego i jak – ze szkoły podstawowej? Są to również kluczowe składniki sukcesu i przygotowania na każde spotkanie w ostatniej chwili.
Kto
Dla kogo jest spotkanie? Czy spotkanie dotyczy wyższej kadry kierowniczej, kadry, HR itp.? Poznaj swoją publiczność, aby móc zaprezentować materiał zgodnie z grupą obecnych osób.
Co
O czym jest spotkanie? Jaką wiadomość próbujesz przekazać? Zrozum cel spotkania, aby upewnić się, że wiadomość jest przekazywana prawidłowo. Przejrzyj agendę spotkania, przejrzyj wszelkie istotne notatki i e-maile oraz naszkicuj prosty zarys.
Kiedy
Wiemy kiedy, za dziesięć minut! Ale kiedy publiczność musi wykorzystać te informacje? Jeśli informacje można podzielić, możesz lepiej przygotować się na to, co jest teraz ważne.
Gdzie
Gdzie jest miejsce spotkania? Jest to istotne, ponieważ logistyka miejsca wpłynie na nastrój publiczności. Jeśli jest gorąco, ludzie mogą się zbytnio rozgrzać i łatwo się męczyć, stąd potrzeba szybkiego przekazywania informacji.
Dlaczego
Dlaczego to spotkanie się odbywa i dlaczego za dziesięć minut? Kryzys czasowy może wynikać z charakteru spotkania — informacje należy przekazać teraz, a nie później. Znajomość przyczyn pomoże również w wyrażeniu pilnej potrzeby słuchaczom i lepiej przygotuje wiadomość.
Jak
Jak zamierzasz przekazać informacje? PowerPoint, materiały informacyjne czy prezentacja tylko od Ciebie? Jeśli jest to za dziesięć minut, możesz nie mieć czasu na dodatkowe materiały, ale przynajmniej wydrukowanie agendy może pomóc w przekazaniu swojego punktu widzenia.
Promieniuj swoją pewnością
Przede wszystkim nie zapominaj o swojej pewności siebie. Jeśli wyglądasz, jakbyś był przygotowany na spotkanie, publiczność najprawdopodobniej Ci uwierzy. W ciągu kilku minut, które Ci zostały, wygładź wszelkie odpryski, nałóż błyszczyk, wsuń koszulę i uśmiechnij się. Twoja pewność siebie promieniuje na spotkanie bez względu na brak przygotowania.
Więcej wskazówek dotyczących intensywnego życia
3 niezawodne sposoby na więcej snu
Quiz sam: czy marnujesz czas?
Lista rzeczy do zrobienia, nakazów i zakazów
