Otwórz się pozytywnie
Bez względu na to, jak bardzo jesteś sfrustrowany sytuacją, w której się znajdujesz, pamiętaj, że przedstawiciel obsługi klienta, z którym masz do czynienia, nie jest przyczyną, więc podchodź do niej w uprzejmy i spokojny sposób. Rozpoczęcie z negatywnym lub dominującym nastawieniem nie sprawi, że sytuacja będzie przyjemniejsza dla nikogo, a może nawet zwrócić przeciwko tobie przedstawiciela obsługi klienta, który w przeciwnym razie byłby po twojej stronie. Więc bądź otwarty i pozytywnie nastawiony we wstępie.
Podejmij osobiste podejście
Chociaż najważniejsze do przekazania są fakty dotyczące sytuacji, nie zaszkodzi dodać osobisty akcent do swojego wyjaśnienia. Jeśli uszkodzony produkt pozostawił ukochaną osobę rozczarowaną w jej urodziny lub źle oznakowany przedmiot sprawił, że miałeś kłopoty w pracy, wyjaśnij trudną sytuację, w jakiej się znalazłeś. Wszyscy mieliśmy do czynienia z przykrymi sytuacjami, a dzielenie się swoimi może pozwolić pracownikowi, który w przeciwnym razie byłby wrogo nastawiony, na identyfikację z tobą. Pozwolenie przedstawicielowi obsługi klienta na postrzeganie Cię jako osoby, a nie problemu, może pomóc Ci uzyskać pożądany rezultat.
Pozostań stanowczy, gdy to konieczne
Jeśli zauważysz, że przedstawiciel obsługi klienta źle zrozumiał lub przekręca Twoje słowa, nie bój się być stanowczym. Wracanie do domu i gadanie o tym, jak bardzo się myliła, nie zrobi nic, by pomóc twojej sytuacji, więc wykorzystaj swoją energię tam, gdzie będzie to najbardziej pomocne – wyjaśnij swoją sytuację, kiedy to się liczy. Pamiętaj tylko, że utrata panowania nad sobą lub podniesienie głosu będzie działać tylko przeciwko tobie. Zachowaj więc spokój i wyjaśnij swoją stronę sytuacji, aż przedstawiciel w pełni zrozumie.
Nie osiedlaj się
Kiedy prosisz o lepszą ofertę lub próbujesz zwrócić wadliwy produkt, a przedstawiciel obsługi klienta jest nieugięty, że tak się nie stanie, nie poddawaj się. Ta osoba może odmówić z różnych powodów. Możliwe, że po prostu ma zły dzień i nie ma ochoty zajmować się dodatkową pracą lub może została zatrudniona dopiero niedawno i nie czuje się komfortowo naginając zasady. W takim przypadku spróbuj ponownie następnego dnia z innym sprzedawcą lub przejdź do innego sklepu, jeśli masz do czynienia z siecią. Czasami znalezienie odpowiedniego przedstawiciela obsługi klienta wystarczy, aby osiągnąć oczekiwane rezultaty.
Poproś o spotkanie z kierownikiem
Jeśli wykonałeś wszystkie powyższe czynności i wydaje się, że nic nie działa, poproś o rozmowę z kierownikiem. Zrób to z szacunkiem, ponieważ przedstawiciel obsługi klienta przedstawi sytuację swojemu menedżerowi, a ty chcesz przedstawić tak pozytywne światło, jak to tylko możliwe. Większość menedżerów koncentruje się na tym, aby ich klienci byli zadowoleni, a ich sklep cieszył się dobrą reputacją, więc jeśli jesteś długoletnim klientem, daj im znać. Jeśli opowiesz swoją historię menedżerowi, a ona upiera się, że nic nie da się zrobić, możesz bardzo dobrze musisz pogodzić się z porażką, ale przynajmniej możesz mieć pewność, że postawiłeś swoją sprawę i zrobiłeś wszystko, co robiłeś mógł.
Zachowaj spokój przez cały czas
Chociaż możesz czuć się sfrustrowany, a przedstawiciel obsługi klienta może nie być tak pomocny, jak byś chciał, trzymaj spokojną, zrównoważoną głowę na ramionach tak bardzo, jak to możliwe. Nie wiesz, jaki dzień miała ta osoba ani dlaczego nie daje ci odpowiedzi chcesz od razu, więc postaraj się być cierpliwy i pełen szacunku z nadzieją, że ona przyjdzie na około. Takie sytuacje mogą być wyzwaniem dla wszystkich zaangażowanych, ale teraz możesz poczuć się trochę lepiej przygotowany, gdy następnym razem wejdziesz w taką.
