Prowadzenie dokumentacji jest podobne do ubezpieczenia. Masz nadzieję, że nigdy nie będziesz potrzebować starego kawałka papieru, ale jeśli tak się stanie, znalezienie go może mieć duże znaczenie.
Potrzebujesz nie tylko systemu do śledzenia, gdzie odkładasz rzeczy, ale także pozostawiania instrukcji, w tym indeksu akt, aby inne osoby mogły zlokalizować ważne dokumenty. Teraz, gdy tak wiele osób korzysta z komputerów, wydrukuj wydruk i zanotuj nazwy plików, w których przechowywane są wszystkie rekordy.
Ponieważ twoje akta mogą być przechowywane w domu, w skrytce depozytowej, w pracy lub gdzie indziej, dobrze jest mieć indeks odsyłaczy, aby ludzie wiedzieli, gdzie znaleźć określone dokumenty. Na przykład dokumenty dotyczące inwestycji mogą znajdować się w domu w metalowym pudełku, obligacje oszczędnościowe przechowywane w skrytce depozytowej, a kopie testamentu mogą znajdować się w biurze lub w innym bezpiecznym miejscu. Dołącz do swojego indeksu aktualną listę wszystkich ważnych kontaktów wraz z adresami i numerami telefonów. Ta lista może obejmować księgowego, administratora twojego testamentu, adwokata, bankiera, ministra, lekarz, pracodawca, doradca finansowy, agent ubezpieczeniowy i każda inna osoba, z którą należy się kontaktować w imieniu.
Śledzenie dokumentów i wiedza o tym, które zapisy należy przechowywać, a które można zgłaszać, staje się prostą rutyną po utworzeniu systemu. Oto kilka wskazówek opartych na kategoriach użytych w poprzedniej kolumnie.
