Wyobraź sobie spotkanie z prawnikiem po raz pierwszy, w którego biurze panuje bałagan – papiery spiętrzone w całym biurko, pocztę i akta porozrzucane na kredensie oraz przeładowany regał ze stosami książek na górze i na piętro. Niezależnie od rzeczywistych umiejętności lub reputacji tego prawnika, czy Twoje pierwsze wrażenie może być negatywne? Czy twoje zaufanie do tego adwokata również się zmniejszyło? W biznesie ważne jest pierwsze wrażenie.
Bałagan w Miejsce pracy waha się od zaledwie irytującego do prawie paraliżującego i zawsze jest szkodliwe dla produktywności. Zaśmiecone środowisko pracy rzutuje również na nieprzychylny wizerunek klientom i współpracownikom. Kiedy biurko staje się miejscem do przechowywania, a nie miejscem do pracy, nadszedł czas na reorganizację! Kilka czynników przyczynia się do dezorganizacji miejsca pracy, ale oto trzy sposoby walki z sabotażystami.
Zdobądź dobre biurko
Niekoniecznie oznacza to drogi biurko — oznacza takie, które jest odpowiednie dla Ciebie i spełnia Twoje codzienne potrzeby. Twoje osobiste nawyki w pracy, a także działalność biznesowa określą, jaki styl i rozmiar biurka będzie dla Ciebie odpowiedni. Jeśli regularnie odwołujesz się do książek, podręczników lub publikacji w swojej firmie, biurko z pionową klatką ma sens. Książki, do których codziennie się odwołujesz, możesz trzymać w klatce. Będą one łatwo dostępne, ale poza miejscem pracy. Jeśli książki nie muszą być pod ręką, wystarczy osobny regał i możesz zrezygnować z klatki na rzecz większej płaskiej przestrzeni roboczej.
Jeśli Twoja praca kręci się wokół komputera i masz dużo miejsca na podłodze, rozważ biurko w kształcie litery L. Możesz trzymać komputer w jednej sekcji i nadal mieć dużą przestrzeń roboczą w drugiej. Taka konfiguracja pozwala uniknąć żonglowania dwoma priorytetami na tym samym pulpicie. Innym świetnym aspektem biurka w kształcie litery L jest dodatkowe miejsce, które zyskujesz na narzędzia biurkowe, takie jak pionowe uchwyty na dokumenty, tace do układania w stosy, kosze, przenośne teczki wiszące i telefon. Nie zapomnij o całej przestrzeni na ścianach. Kiedy nie możesz budować, buduj! Półki to fantastyczny sposób na wyeksponowanie przedmiotów osobistych, nagród i zdjęć przy jednoczesnym utrzymaniu czystości i funkcjonalności miejsca pracy.
Popraw zarządzanie czasem
Kiedy nie masz dobrego zarządzania czasem, często spieszysz się z załatwieniem spraw i nieuchronnie nie możesz sprawić, by zorganizowanie było priorytetem. Papiery rzucają się na biurko „na razie”, a czasopisma układają się na krześle lub podłodze, ponieważ nie masz czasu na ich czytanie. Jednym z najprostszych sposobów na lepsze wykorzystanie czasu jest ponowne przemyślenie, ile faktycznie zajmą zadania, i odpowiednie zaplanowanie ich. Wyobraź sobie, że wykonujesz zadanie od początku do końca i jakie działania musisz podjąć. Dopóki nie uzyskasz dokładniejszego szacowania, dodaj 25% do czasu, który Twoim zdaniem będzie potrzebny do wykonania określonego zadania.
Innym sposobem na uświadomienie sobie rzeczywistego czasu jest wyznaczanie sobie czasu podczas wykonywania różnych czynności, takich jak płacenie rachunków, równoważenie książeczki czekowej lub pójście na pocztę. Możesz być zaskoczony, gdy dowiesz się, jak długo to trwa. Rób notatki, jak długo trwa każde zadanie, abyś pamiętał, aby poświęcić wystarczająco dużo czasu. Załatwiając sprawy między spotkaniami biznesowymi, zawsze uwzględniaj nieoczekiwane okoliczności, takie jak korki lub długie kolejki.
Oczyść ten papier
Wiele osób gromadzi papierowy bałagan z obawy przed wyrzuceniem czegoś ważnego lub z obawy, że może to być później potrzebne. W rezultacie zatrzymują wszystko i nie są w stanie rozróżnić, które rzeczy mają obecną lub przyszłą wartość, a które można bezpiecznie odrzucić.
W rzeczywistości 80 procent papieru zaoszczędzonego „na wszelki wypadek” nigdy więcej nie jest potrzebne; a jeśli tak, to są bardzo duże szanse, że można go odtworzyć lub uzyskać z innego źródła. Od poczty, przez faks, po reklamy i notatki, papier jest największym źródłem bałaganu w środowisku biurowym. Aby uniknąć szybkiego nagromadzenia papieru, w każdym biurze konieczny jest regularny system konserwacji papieru. Pamiętaj, że Twój kosz na śmieci i niszczarka to Twoi przyjaciele.
Szybciej podejmuj decyzje
Bałagan pojawia się, gdy odkładasz podejmowanie decyzji. Postaraj się wyrobić w sobie nawyk szybkiego podejmowania decyzji, czy zachować papier, pocztę i inne rzeczy. Im szybciej możesz podejmować pewne decyzje, tym szybciej utrzymasz rzeczy w ruchu, co zapobiega zaległościom.
Pamiętaj, że organizowanie się to proces zamiast wydarzenia, więc nie oczekuj cudów z dnia na dzień. Możesz przyspieszyć ten proces, zatrudniając pomoc, na przykład profesjonalnego organizatora, który będzie współpracował z Tobą i zapewni Ci koncentrację.
Jeśli planujesz samodzielnie zająć się projektem reorganizacji, możesz zrobić spore postępy w stosunkowo krótkim czasie, jeśli masz plan gry i kilka celów na myśli przed rozpoczęciem. Po prostu zacznij w jednym miejscu i trzymaj się tego, a wkrótce będziesz zaskoczony wynikami, które zobaczysz.
Więcej porad i wskazówek dotyczących organizacji
Dziewięć sekretów odnoszących sukcesy organizatorów
Zorganizuj się i mniej stresuj
52 pomysły na zorganizowanie domu: porada organizacyjna na tydzień
