Nie muszę ci tego mówić, bo widziałeś to w każdej wiadomości, na każdym kanale telewizyjnym i na każdym stół obiadowy, z którym miałeś styczność w ciągu ostatnich kilku lat: wszyscy mają obsesję na punkcie swojego smartfony. Zmienili sposób, w jaki się komunikujemy i coraz bardziej dryfujemy w kierunku SMS-y, „pingowanie”, „obijanie się” czy „gadanie” naszych kolegów.
Podczas gdy nauczyliśmy się pisać list w podstawówce, potem nauczyłem się pisać e-maila dzięki ogromnej praktyce (i odrobinie rickrollingu), jak napisać tekst, który jest OK do pracy? Lub, bardziej jak, jak powinniśmy nie napisać tekst? Jeśli wykonujesz którąkolwiek z poniższych czynności, nie przestrzegasz złotych zasad profesjonalnej wiadomości tekstowej — i może to zaszkodzić Twojemu przedstawicielowi.
1. Nie pytam o pozwolenie
Zanim wyślesz SMS-a na czyjś telefon komórkowy, powinieneś poprosić o zgodę — zwłaszcza jeśli jest to numer osobisty. Twój pierwszy SMS powinien potwierdzać Twoje pytanie (np.: „Cześć Sarah, oto tekst, który obiecałem” lub „Cześć Mark, chciałem kontynuować naszą dzisiejszą rozmowę, czy ten numer nadal jest w porządku?”).
2. Oczekiwanie natychmiastowej odpowiedzi
Chociaż możesz traktować SMS-y jak komunikator internetowy, nie wszyscy reagują na wiadomości tekstowe w ten sam sposób. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej odpowiedzi, spróbuj zadzwonić do tej osoby lub spróbuj wysyłanie e-maila z „PILNE” w temacie. Na wszelki wypadek nie czekaj, aby poprosić kogoś o coś przez SMS (lub naprawdę o coś) Komunikacja kanał) tuż przed terminem. Jeśli uważasz, że będziesz musiał kilkakrotnie skontaktować się z kimś, rozważ przeniesienie rozmowy do wiadomości e-mail.
3. Używanie zbyt wielu emotikonów
Chociaż emotikony są super zabawne, używanie zbyt wielu w rozmowie w pracy — zwłaszcza z kimś, z kim nie jesteś blisko w biurze — może wpłynąć na to, jak postrzegają Cię jako profesjonalistę. Aby zmniejszyć ryzyko, że jesteś oglądany w niezbyt profesjonalnym świetle, ogranicz używanie uśmiechniętych buźek.
4. Dopuszczanie nadmiernych błędów gramatycznych i ortograficznych
Podczas gdy wiadomości tekstowe są zdecydowanie swobodne w porównaniu do, powiedzmy, białej księgi, profesjonalne rozmowy tekstowe nie są miejscem na leniwą pisownię i gramatykę. Wiadomości tekstowe, które zawierają wiele błędów, wskazują na brak jasnych umiejętności komunikacyjnych i dbałość o szczegóły z Twojej strony, bez względu na to, jak nieszkodliwe. Pamiętaj, aby dokładnie sprawdzić wiadomości przed wysłaniem i wysłać wyjaśnienie oznaczone gwiazdką, jeśli błąd wyślizgnie się podczas korekty.
5. Wysyłanie wiadomości o nieodpowiednich godzinach
Ponieważ konwersacje SMS-owe są często postrzegane jako bardziej intymne niż łańcuch e-mailowy, spróbuj wysyłać SMS-y w normalnych godzinach pracy (dobre miejsce na rozpoczęcie: od 8:00 do 19:00). Jeśli potrzebujesz wysłać wiadomość przed lub po godzinach pracy, wyjaśnij na początku wiadomości, dlaczego wysyłasz wiadomość, a nie rano.
6. Wysyłanie długich bloków tekstu
Wspaniała rzecz w wiadomościach tekstowych? To krótkie. Jeśli chcesz wysłać wiadomość zawierającą więcej niż kilka zdań, prawdopodobnie najlepszą drogą jest poczta e-mail. Nikt nie chce przewijać ściany tekstu i próbować zrozumieć, co mówi — a wysyłanie odpowiedzi na tak wiele treści jest jeszcze bardziej denerwujące!
7. Wysyłanie poufnych informacji
Profesjonalne wiadomości tekstowe to przede wszystkim granice. W rezultacie wysyłanie poufnych informacji jest niemożliwe — niezależnie od tego, czy mówisz o poufnych informacjach o firmie, czy o poufnych informacjach o sobie. Informacje takie jak pracownika pensja, cena umowna klienta lub inne potencjalnie poufne informacje nie powinny być przesyłane SMS-em. W podobnym duchu nie należy udostępniać osobistych informacji o sobie w profesjonalnych rozmowach tekstowych. Nigdy nie wiadomo, kto może czytać powiadomienia — lub kto może otrzymywać zrzuty ekranu.
Ten artykuł pierwotnie ukazał się na Boski Wróżek. Jako największy kariera zawodowa społeczności dla kobiet, Fairygodboss zapewnia milionom kobiet kontakty zawodowe, porady społecznościowe i trudne do znalezienia informacje na temat tego, jak firmy traktują kobiety.
