Kai kuriomis dienomis aš nekenčiu savo pašto dėžutės. Esu tikras, kad galite užjausti. Kaip ir jūs, aš (ir kiekviena kita verslininkė) gaunu vidutiniškai 124,5 el diena. Nepaisant to, kad visi esame priklijuoti prie savo ekrano, mūsų paštą atrodo, kad etiketas pamažu iširo. Mačiau el. Laiškų, kuriuose buvo ne tik aplaidžios klaidos, bet kai kuriais atvejais jie buvo tiesiog grubūs, o dar blogiau, pernelyg atsitiktiniai. Net iš pažiūros nekenksmingos klaidos susikaupia ir tam tikrais atvejais gali turėti rimtų pasekmių.
Pateikiau keletą pagrindinių etiketo taisyklių, kad jūsų elektroniniai ryšiai atitiktų jūsų profesinį įvaizdį.
1. Naudokite profesionalų sveikinimą
Tiesa, kiekviena įmonės kultūra yra kitoks, tačiau mandagus ir šiek tiek oficialus pasveikinimas visada yra tinkamas. Tokių žodžių kaip „ei“ ar „yo“ naudojimas nėra profesionalus, nesvarbu, kas yra gavėjas. Verčiau naudokite „labas“, „labas“, „labas rytas/popietė“ arba, jei norite būti dar oficialesnis, „brangusis“.
2. Tinkamai naudokite „atsakyti visiems“
Grupiniai el. Laiškai gali sutaupyti laiko, nes visi yra įtraukti į projekto atnaujinimus ar bet ką, ką siunčiate. Deja, grupės gijos taip pat gali nekontroliuojamai išsiskirti ir suskirstyti į atskiras temas, kurioms visai grupei nereikia priklausyti. Prieš paspausdami atsakymą, gerai pagalvokite, ar visi tikrai turi būti įtraukti.
3. Nenaudokite slapyvardžių
Kieno nors vardo sutrumpinimas (jei jums nebuvo pasakyta, kad jam tai labiau patinka) yra pernelyg atsitiktinis, įžūlus ir kai kuriais atvejais gali pasirodyti žeminantis. Mano vardas Tiffany. Jei aš jūsų asmeniškai nepažįstu, netinka manęs vadinti „Tiff“.
4. Venkite humoro
El. Paštu humoras dažnai neveikia. Tai, kas vienam žmogui juokinga, gali būti įžeidžianti kitus arba, dar blogiau, gali būti neteisingai interpretuojama kaip sarkastiška ar kaustinga.
5. Atsakykite laiku
Nors esame prilipę prie savo klaviatūros, nereikia paleisti jūsų pašto dėžutės įkaito. Jei el. Laiškas gaunamas aukščiausiu prioritetu ir žinote, kad jums reikės kelių valandų (ar net dienų), kad jį apdorotumėte, nedelsdami atsakykite ir patvirtinkite užklausą. El. Laiškai, kurie kabo ir kaupia dulkes į gautuosius, gali sudaryti žmonėms įspūdį, kad esate priblokšti arba ignoruojate jų prašymus. Neskaityti el. Laiškai taip pat gali reikšti praleistus terminus.
6. Patikslinkite savo pranešimą
Rašybos tikrinimo paprastumas reiškia, kad daugelis iš mūsų juo pasitiki, kad surastų rašybos klaidas, o tai jus pasiekia tik apie pusę. Laikykite darbą „viešu“. Jei įvedėte klaidingai ir netyčia praleidote raidę „L“, žodis vis tiek rašomas teisingai, tačiau turi visiškai kitokią reikšmę! Taip pat patartina patikrinti, ar nėra praleistų žodžių ar žodžių, kurie skamba vienodai, bet parašyti (ir reiškia) kažką kita, pvz., „Tavo“ ir „tu“.
7. Nepamirškite priedo
Tai lengva išvengti. Jei el. Laiško tekste įvesite žodį „priedas“ arba „pridėti“, „Outlook“ paragins, jei atrodo, kad pamiršote ką nors pridėti. Vienas iš būdų sumažinti šią klaidą yra pradėti savo užrašą „pridedamame…“
8. Venkite naudoti visus dangtelius
Visos el. Laiške naudojamos didžiosios raidės gali būti įžeidžiamos jūsų gavėjams. Jei kažkas yra tikrai svarbu, pasakykite taip arba vietoj to paryškinkite arba pabraukite, kad paryškintumėte pagrindinį dalyką ar frazę.
9. Apsvarstykite skambutį
Jei el. Laiške turite daug ką pasakyti, gali būti efektyviau tiesiog pakelti telefoną arba suplanuoti skambutį. Telefono skambutis gali ne tik sutaupyti laiko, bet ir užkirsti kelią klaidingam jūsų pranešimo aiškinimui. Po skambučio glaustai el. Laišku dokumentuokite sutartus taškus ar tolesnes užduotis.
10. Įtraukite baigiamąjį sveikinimą
Kaip ir pirmame punkte, tiesiog gera praktika yra įtraukti baigiamąjį sveikinimą. Pagalvokite apie paskutinį gautą el. Laišką, kuriame pastaba ką tik staiga baigėsi. Yra tikimybė, kad jis atrodė mažiau kaip raštelis, o labiau kaip užsakymas.
Atminkite, kad el. Paštas, kaip ir bet kuri kita verslo forma bendravimas, yra tiesioginis jūsų atspindys profesionalumas. Jei įsitikinsite, kad el. Pašto etiketas yra tinkamas, jūsų kolegos parodo, kad esate apgalvotas, mandagus ir greitas internetiniuose mainuose.
Šis straipsnis iš pradžių pasirodė Fairygodboss. Būdama didžiausia moterų karjeros bendruomenė, „Fairygodboss“ milijonams moterų teikia karjeros ryšius, bendruomenės patarimus ir sunkiai randamą informaciją apie tai, kaip įmonės elgiasi su moterimis.
