Kaip dažnai pamirštate (ar pametate) svarbią sąskaitą? Tada baigiate švaistytis pinigų dėl pavėluotų mokesčių - jau nekalbant apie nerimą, kurį sukelia toks neorganizavimas. Čia yra dešimt patarimų, kaip organizuoti sąskaitas ir supaprastinti sąskaitų apmokėjimą!
Sutvarkykite sąskaitas
Laikykite laukiančias sąskaitas kartu vienoje tam skirtoje vietoje.
Kai tik jūsų laiškas atkeliauja arba nurodytu laiškų rūšiavimo laiku, surūšiuokite laiškus, atskirdami laukiančias sąskaitas nuo visų kitų laiškų. Baigę rūšiuoti, nedelsdami padėkite laukiančias sąskaitas į voką, kišeninį aplanką arba laukiančių sąskaitų krepšelį.
Neskirstykite kiekvienos laukiančios sąskaitos į atskirą aplanką.
Kad ir ką darytumėte, nedėkite savo komunalinių mokesčių į vieną aplanką, automobilio draudimo sąskaitos į kitą aplanką ir narystės mokesčių sąskaitos į kitą. Visos laukiančios sąskaitos turi būti kartu voke, kišeniniame aplanke ar krepšelyje, kad jas būtų galima sumokėti, nereikia ieškoti 10 skirtingų vietų jas rasti.
Mes su vyru naudojame sąskaitų apmokėjimo kišeninių aplankų knygą, kurioje yra apie 20 kišeninių aplankų. Visos mūsų laukiančios sąskaitos yra kartu pirmame kišeniniame aplanke. Tada visos apmokėtos sąskaitos faktūros/kvitai pateikiami atskiruose toliau klasifikuojamuose kišeniniuose aplankuose. Ši sistema mums veikia kaip svajonė.
Paskirkite 2–4 įprastas dienas per mėnesį sąskaitoms apmokėti.
Devyniasdešimt devyniais procentais laiko, gavus sąskaitą paštu, nereikia mesti visko, ką darote, kad nedelsdami ją sumokėtumėte. Paskirkite 2–4 dienas per mėnesį ir sumokėkite visas sąskaitas tomis dienomis. Mes su vyru apmokame sąskaitas kiekvieno mėnesio 8 ir 22 dienomis. Galite padaryti tą patį, o galbūt vieną dieną per savaitę, pavyzdžiui, kiekvieną penktadienį, sumokėti laukiančias sąskaitas.
Sumokėkite sąskaitas vienoje vietoje ir visas sąskaitas apmokėkite kartu.
Norėdami paspartinti sąskaitų apmokėjimą, visada sumokėkite sąskaitas vienoje vietoje, nesvarbu, ar tai būtų jūsų stalas, virtuvės stalas ir pan. Kad ir kur jis būtų, šioje vietoje turėtų būti jūsų sąskaitos, čekių knyga, vokai, antspaudai, rašikliai, pieštukai, skaičiuoklė, juosta, segiklis ir grąžinimo adreso etiketės. Jei neturite stalčių savo reikmenims laikyti, įsigykite mažą plastikinę dėžę ar net batų dėžutę ir laikykite viską viduje.
Nedelsdami įrašykite apmokėtas sąskaitas.
Kai tik sumokėsite kiekvieną sąskaitą, nedelsdami įrašykite mokėjimą į savo čekių registrą arba kompiuterių programinės įrangos registrą. Nelaukite vėliau, nes jei tai padarysite, yra didelė tikimybė, kad pamiršite. Ir kai pamiršite, vėliau turėsite gaišti laiką ir pinigus tvarkydami permokėtus sąskaitos mokesčius.
Įdėkite apmokėtas sąskaitas faktūras/kvitus į sąskaitų apmokėjimo kišeninių aplankų knygą arba suskirstytus į failų aplankus.
Sumokėję sąskaitas, pažymėkite sąskaitos faktūros kopiją arba jos dalį, nurodydami datą, čekio numerį ir sumokėtą sumą. Tada padėkite kiekvieną į atitinkamą sąskaitos apmokėjimo aplanko kišenę - po vieną kišenę kiekvienam; t., komunalinės paslaugos, draudimas, „MasterCard“, „Visa“ ir kt.) arba į suskirstytus į katalogus jūsų dokumentų spintoje.
Organizuoti atšauktus čekius ir sąskaitų išrašus.
Kiekvieną mėnesį iš banko gausite tikrinamosios sąskaitos išrašą (-us) ir galbūt atšauktus čekius. Nedelsdami įdėkite juos į aplanką, kol pasieks nustatytą mėnesio datą, kad suderintumėte savo tikrinimo sąskaitą. Tada išsaugokite savo pareiškimus ir atšauktus čekius visus metų aplanke. Jums gali tekti juos vėliau paimti buhalteriui, kai prasidės mokesčių sezonas.
Beje, bet kurios banko ataskaitos ir (arba) atšaukti daugiau nei metų senumo čekiai gali būti saugomi kitoje vietoje nei dabartiniai failai. Taip pat galite apsvarstyti galimybę pasikonsultuoti su savo buhalteriu, kad nustatytumėte, kiek laiko jis arba ji siūlo jums saugoti šią informaciją.
Sutrinkite savo kredito korteles.
Kuo daugiau turėsite kredito kortelių, tuo sunkiau jas tvarkyti ir tuo ilgiau užtruksite apmokėti sąskaitas. Kai tik įmanoma, sutrinkite daugybę kredito kortelių į 2 ar 3 kredito korteles ir atsikratykite likusių.
Iš anksto paruoškite vokus pasikartojančioms sąskaitoms.
Pasikartojančioms sąskaitoms, tokioms kaip hipotekos, nuomos ar paskolos mokėjimai, sutaupysite daug laiko iš anksto paruošdami krūvą vokų kiekvienam. Pvz., Tarkime, kad jūs turite mokėti nuomą kiekvieną mėnesį. Padarykite metų vertės vokus su savininko vardu ir pašto adresu, grąžinimo adresu ir antspaudu. Tokiu būdu viskas bus paruošta kiekvieną mėnesį. Tiesiog išrašykite čekį, padėkite jį į paruoštą voką ir paštu.
Dar labiau supaprastinkite naudodami nebrangią pinigų valdymo programinę įrangą.
Jei mokate sąskaitas rankiniu būdu, galite apsvarstyti galimybę įsigyti nebrangią pinigų valdymo programinę įrangą. Mes su vyru naudojame „Quicken“. Sukurti vėją ir daugiau nei 50%sutrumpina sąskaitų apmokėjimo laiką. Be to, tai puikus laiko taupymo mokestinis laikas, nes jis automatiškai sutvarkys visas jūsų pajamas ir išlaidas, atspausdintas ir paruoštas jūsų buhalteriui.
Daugiau organizacinių patarimų
- Ekspertai kalba: Lengviausias būdas organizuoti namų biurą
- Organizavimo patarimai: pašalinkite netvarką sveikiems namams
- Laiko taupymo strategijos įrašams tvarkyti, sąskaitoms apmokėti
