Ci affidiamo all'e-mail per fare attività commerciale più efficiente, ma alcune cose che le persone fanno non fanno che aumentare l'onere. Quale di queste email aziendali no-no stai commettendo?
sei
un email maleducato?
Facciamo affidamento sull'e-mail per rendere il business più efficiente, ma alcune cose che le persone fanno non fanno che aumentare l'onere. Quale di queste email aziendali no-no stai commettendo?
L'anatomia di un'e-mail
Quando scrivi un'email, assicurati di affrontare tutto nel modo più chiaro e completo possibile. Non chiedere alle persone di leggere tra le righe o di seguire le informazioni di cui hanno bisogno per risponderti.
Se devi scrivere un'email lunga, assicurati di suddividerla utilizzando intestazioni in grassetto e punti elenco o numeri quando possibile.
La grammatica conta
Le regole di grammatica e ortografia esistono per garantire che non ci siano problemi di comunicazione nella parola scritta, quindi non limitarti a sparare un'e-mail senza rileggerla. Ripassa le regole grammaticali, assicurati che non ci siano errori di ortografia e non usare una parola se non sei sicuro sai cosa significa: sforzarsi troppo per sembrare, come dicono gli inglesi, "elegante" può essere disastroso risultati.
Fai attenzione con la stenografia. Può andare bene inviare email a persone che conosci bene, ma evitalo con nuovi contatti. Cose come BTW probabilmente vanno bene se rispondi dal tuo telefono, ma evita LOL ed emoticon.
Rispondere e inoltrare
Non rispondere a nessuna email finché non hai letto l'intera comunicazione, comprese le risposte di altre persone. A meno che tu non sia stato copiato alla cieca o non hai bisogno di fare il tuo commento in privato, rispondi sempre a tutti se altri sono stati inclusi.
Quando rispondi, assicurati di indirizzare ogni articolo. Se più persone hanno posto domande, è utile indirizzarle tutte in un'unica e-mail. Se qualcuno ha bisogno di molti input, è utile rispondere "in linea" rispondendo ai suoi commenti all'interno del corpo della propria e-mail e cambiando il carattere con un colore diverso.
- Assicurati di rimuovere tutte le informazioni che tu o l'email originale potresti non volere che altri abbiano.
- Hai bisogno di rimuovere indirizzi email dalle righe "a" o "da" dell'inoltro?
- Hai bisogno di rimuovere le informazioni di contatto di qualcuno dalla loro firma?
- Hanno divulgato informazioni potenzialmente sensibili? Ciò potrebbe includere qualsiasi cosa, dai dettagli privati del prodotto o sui prezzi alle informazioni personali.
- Hanno (o tu) detto qualcosa di negativo su qualcuno? Anche se non stai inoltrando a quella persona, dovresti rimuoverlo.
E abbiamo davvero bisogno di dire che non dovresti inoltrare barzellette, meme, cose carine o retorica politica ai contatti di lavoro?
Email extra che contano: allegati e firme
Gli extra dell'e-mail possono essere una delle parti più irritanti di un'e-mail se eseguite in modo errato. Gli allegati di dimensioni superiori a 8 megabyte devono essere caricati su un servizio come Dropbox o Box per garantire che non vengano bloccati. Più allegati devono essere inseriti in una cartella e compressi.
Avere sempre una firma impostata automaticamente sia sul computer che sul telefono, assicurandosi che sia quella sul tuo cellulare lo dice in caso di uno strano errore di correzione automatica o per spiegare perché è così breve risposta. Dovrebbe includere:
- Il tuo nome completo
- Il tuo titolo completo
- Il tuo indirizzo se sei una struttura fisica
- Il tuo numero di telefono, inclusi interni e cellulare se vuoi che le persone lo abbiano
- Il tuo indirizzo email (facoltativo)
- L'indirizzo del tuo sito web
- Tutti gli altri link che vuoi che le persone abbiano (social media, blog, ecc.)
Quando si tratta di immagini come foto, loghi e sfondi, meno è meglio. Potrebbero rovinare il modo in cui la tua email viene visualizzata sui client di posta di alcune persone. E qualsiasi cosa tranne un (piccolo) logo discreto spesso sembra solo sdolcinato.
La regola d'oro
Quando si tratta di comunicazioni e-mail, segui sempre la regola d'oro. Scrivi i tipi di email che desideri ricevere. Chi lo sa? Forse qualcuno imparerà qualcosa da te.
Dicci
Quali sono le tue e-mail che ti irritano? Suona nei commenti qui sotto.
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