Ha nincs rendszere az e -mailek kezelésére, akkor a beérkező levelek gyorsan és egyszerűen kieshetnek az irányítás alól. Szerencsére számos keresési funkcióval az e -mail megtalálása nem lehetetlen; okos dolog azonban megszervezni az e -mailek beáramlását, mielőtt a beérkező levelek száma elárasztóvá válik.
Sokunk naponta több tucat vagy akár több száz e -mailt kap, ezért elengedhetetlen egy rendszer kifejlesztése. Íme néhány egyszerű módszer, amellyel megakadályozhatja, hogy az e -mailek felhalmozódjanak.
Olvasás után azonnal dobjon el bizonyos e -maileket
Ha elolvasta egy e -mailt, és nem kell újraolvasnia vagy cselekednie, azonnal dobja a kukába. Ezenkívül állítsa be az e -mail címét úgy, hogy a szemetet rendszeresen ürítse (vagy hetente lépjen be, és manuálisan ürítse ki).
Ne feledje, hogy nem kell azonnal elolvasnunk minden e -mailt. Ha azon kapja magát, hogy eltereli figyelmét az e -mailje, ne tartsa nyitva a sajátját; ehelyett ütemezzen be három-öt bejelentkezési időt a munkanapja során.
Hagyjon intézkedéseket igénylő e -maileket a beérkező levelek között
Ha egy e -mailre válaszolni kell, vagy cselekedni kell, akkor emlékeztetőül hagyja a beérkező levelek között. A különösen fontosakhoz állítson zászlókat, nehogy eltévedjenek a keverésben. (Bár ez kevésbé valószínű, mivel a beérkező levelek hamarosan egyszerűbbek lesznek!)
Ezután döntse el a beérkező levelekben maradt e -mailek szabványos határidejét - talán egy héttől egy hónapig. Minden hét végén nézze át a postaládáját, és győződjön meg arról, hogy a válasz vagy a művelet befejeződött, így törölheti az e -mailt a beérkező levelekből.
A többi e -mailt azonnal távolítsa el
Ha vannak olyan e -mailek, amelyekre reagált, de amelyekre a jövőben hivatkoznia kell, tárolja azokat a megfelelő mappákban. Gondolkodnia kell azon, hogy milyen típusú mapparendszer működik a legjobban az Ön számára. Az iktatott e -mailek könnyen kikerülnek az irányítás alól, ezért fontolja meg mappák létrehozását, amelyek dátum szerint vannak felosztva, hogy könnyen törölhessen olyan mappákat, amelyek már nem időszerűek. Vannak olyan e -mail eszközök, amelyek lehetővé teszik, hogy a bejövő e -maileket közvetlenül a mappába is tárolja - fontolja meg ennek beállítását, ha úgy érzi, hogy ez a funkció jól szolgálja Önt az Ön módján munka.
Még több karrier tipp
Hogyan találjunk mentort
Hogyan lehet kilépni az osztályból a munkából
Mi a teendő, ha kirúgtak
