A nyilvántartás hasonló a biztosításhoz. Reméli, hogy soha nem lesz szüksége egy régi papírra, de ha igen, nagy változást hozhat, ha megtalálja.
Nemcsak egy rendszerre van szüksége, amely nyomon követheti, hová helyezi el a dolgokat, hanem utasításokat is meg kell hagynia, beleértve a nyilvántartási indexet is, hogy mások megtalálhassák fontos papírjait. Most, hogy olyan sokan használnak számítógépet, nyomtasson egy nyomtatott példányt, és jegyezze fel a fájlneveket, ahol az összes rekordot tárolják.
Mivel az iratait otthon, széfben, munkahelyen vagy máshol lehet iktatni, jó, ha van egy kereszthivatkozási index, hogy az emberek tudják, hol találhatnak bizonyos dokumentumokat. Például előfordulhat, hogy befektetési nyilvántartása otthon van egy fémdobozban, takarékkötvényei széfben, végrendeletének másolatai pedig az irodájában és egy másik biztonságos helyen lehetnek. Az iratindexhez csatolja az összes fontos kapcsolattartó naprakész listáját, beleértve a címeket és telefonszámokat. Ez a lista tartalmazhat könyvelőt, végrendeleti adminisztrátort, ügyvédet, bankárt, minisztert, orvos, munkáltató, pénzügyi tanácsadó, biztosítási ügynök és bárki más, akivel kapcsolatba kell lépni nevében.
A dokumentumok nyomon követése és annak ismerete, hogy mely feljegyzéseket kell vezetni, és melyeket lehet bevezetni, a rendszer létrehozása után egyszerű rutinná válik. Íme néhány iránymutatás az előző oszlopban használt kategóriákon alapulóan.
Számlák. Miután minden hónapban kifizették a számlákat, vonja le azokat a kiadási tervéből. A bizonylatokat őrizze meg a termékek vásárlását igazoló bizonylatként, és helyezze el a Termékek fájlban. Ha problémák merülnek fel, megfelelő bizonyítékkal rendelkezik, és kis költséggel vagy költség nélkül megjavítják. Ellenőrizze a nyugtákat a hitelkártya számláival. Ha rendelkezik dokumentációval, sikeresen eltávolíthatja a számlájáról a pontatlan költségeket. Ha nem tudja, mit dobjon el, tartsa meg az összes kifizetett számlát, amíg ki nem fizeti az adóját. Ezután tegyen be bármit, amire nincs szüksége a vásárlás, a szavatossági igény bizonyításához és/vagy az adólevonás támogatásához.
Hitel-/kölcsön nyilvántartás(ok). Tartsa meg a kölcsönszerződéseket, amíg ki nem fizetik. Ha a szerződés egy magánszemélyrel kötött, érdemes lehet a felmondott jegyzetet korlátlan ideig megőrizni, hogy igazolja egy birtoknak, hogy kifizette a kölcsönt. Ellenkező esetben adja fel a befizetett szerződéseket. Célszerű évente egyszer ellenőrizni a hitelintézeti jelentéseket, és kijavítani a pontatlan információkat.
Foglalkoztatási nyilvántartás(ok). Tartsa meg a fizetési csonkokat az adózás idejéig, hogy össze lehessen hasonlítani a munkáltatója által bejelentett összeggel. Kövesse nyomon a nyugdíjazási tervekbe befizetett hozzájárulásait munkáltatóján keresztül. Rendelkezzen túlélő hozzátartozói ellátásokkal, beleértve az életbiztosítást és a nyugdíjjáradékot. Őrizze meg a teljesítményértékelések, előléptetések és fizetésmódosítások másolatait.
