Képzeld el, hogy először találkozol egy ügyvéddel, akinek az irodája egy zsúfolt rendetlenség – papírok halmozódnak fel asztal, levelek és fájlok szétszórva a credenzán, valamint egy túlterhelt könyvespolc könyvhalomokkal a tetején és a tetején padló. Az ügyvéd tényleges képzettségétől vagy hírnevétől függetlenül az első benyomása negatív lehet? Lehetséges, hogy az ügyvéd iránti bizalma is csökken? Az üzleti életben fontos az első benyomás.
Rendetlenség a munkahely a pusztán bosszantótól a majdnem bénítóig terjed, és mindig káros a termelékenységre. A zsúfolt munkakörnyezet az ügyfelek és munkatársak számára is kedvezőtlen képet vetít. Amikor az asztal munkaterület helyett tárolóhellyé válik, ideje átszervezni! Számos tényező járul hozzá a rendezetlen munkaterülethez, de itt van három módja a szabotőrök elleni küzdelemnek.
Vegyél egy jó íróasztalt
Ez nem feltétlenül jelenti azt drága íróasztal – ez azt jelenti, hogy megfelelő az Ön számára, és megfelel a napi szükségleteinek. Személyes munkavégzési szokásai, valamint üzleti tevékenységei határozzák meg, hogy milyen stílusú és méretű íróasztal a megfelelő az Ön számára. Ha a vállalkozásában rendszeresen hivatkozik könyvekre, kézikönyvekre vagy kiadványokra, akkor érdemes egy függőleges fedelű íróasztalt használni. A kunyhóban tarthatja azokat a könyveket, amelyekre naponta hivatkozik. Könnyen elérhetőek lesznek, de a munkaterületen kívül. Ha a könyveknek nem kell kéznél lenniük, akkor elegendő egy külön könyvespolc, és a burkolat nélkül is választhat egy nagyobb, lapos munkaterületet.
Ha a munkája a számítógép-használat körül forog, és elegendő alapterülettel rendelkezik, fontolja meg az L alakú íróasztalt. Számítógépét az egyik részben tarthatja, a másikon pedig nagy munkaterület áll rendelkezésére. Ez a konfiguráció lehetővé teszi, hogy elkerülje a két prioritás zsonglőrködését ugyanazon az asztalon. Egy másik nagyszerű szempont az L-alakú íróasztallal kapcsolatban, hogy további helyet kap az asztali eszközök számára, mint például az álló irattartók, egymásra rakható tálcák, kosarak, hordozható akasztós iratok és a telefon. Ne felejtsd el a falakon lévő összes helyet. Ha nem tudsz építeni, építs! A polcok fantasztikus módja a személyes tárgyak, díjak és fényképek megjelenítésének, miközben tisztán és működőképesen tartja a munkaterületet.
Javítsa időgazdálkodását
Ha nem gazdálkodsz jól az időddel, gyakran rohansz a dolgok elvégzésével, és elkerülhetetlenül nem tudod prioritásként kezelni a szervezettséget. A papírok „egyelőre” az íróasztalra dobódnak, a magazinok pedig a székre vagy a padlóra rakódnak, mert nincs időd elolvasni őket. Az egyik legegyszerűbb módja az idő jobb kihasználásának, ha újragondolja, mennyi ideig is tartanak a feladatok, és ennek megfelelően ütemezi be. Képzeld el magad, amint az elejétől a végéig elvégzed a feladatot, és milyen lépéseket kell tenned. Amíg pontosabb nem lesz a becslés, adjon hozzá 25%-ot egy bizonyos feladat elvégzéséhez szükséges időhöz.
Egy másik módja annak, hogy felismerjük a tényleges időt, ha időzítjük magunkat, miközben különböző dolgokat csinálunk, például számlákat fizetünk, egyensúlyozzuk a csekkfüzetet vagy elmegyünk a postára. Meglepődhet, ha megtudja, hogy valójában mennyi ideig tart a dolog. Jegyezze fel, mennyi ideig tart az egyes feladatok, hogy ne felejtse el hagyni a megfelelő időt. Az üzleti találkozók közötti ügyek intézésekor mindig vegye figyelembe a váratlan körülményeket, mint például a forgalom vagy a hosszú sorok.
Törölje ki a papírt
Sokan azért halmoznak fel papírt, mert félnek, hogy eldobnak valami fontosat, vagy attól tartanak, hogy később szükség lehet rá. Az eredmény az, hogy végül mindent megtartanak, és nem tudják megkülönböztetni, hogy melyik dolognak van jelen vagy jövőbeli értéke, és melyeket lehet biztonságosan eldobni.
A valóság az, hogy a „minden esetre” megspórolt papír 80 százalékára soha többé nem lesz szükség; és ha igen, akkor nagyon nagy az esély arra, hogy újrateremthető vagy más forrásból beszerezhető. A levéltől a faxon át a hirdetésekig és emlékeztetőkig a papír a legnagyobb mértékben hozzájárul az irodai környezetben előforduló rendetlenséghez. A papír gyors felhalmozódásának elkerülése érdekében minden irodában elengedhetetlen a rendszeres papírkarbantartó rendszer. Ne feledje, a szemetesed és az aprítógéped a barátaid.
Hozz gyorsabban döntéseket
A rendetlenség akkor történik, amikor elhalasztja a döntéshozatalt. Próbáljon megszokni, hogy gyorsan döntsön a papír, a posta és egyéb dolgok megtartásával kapcsolatban. Minél gyorsabban tudsz magabiztos döntéseket hozni, annál gyorsabban haladnak a dolgok az életedben, ami megakadályozza a lemaradást.
Ne feledje, hogy a rendszerezés a folyamat esemény helyett, ne várj csodákat egyik napról a másikra. Felgyorsíthatja a folyamatot, ha segítséget kér, például egy professzionális szervezőt, aki Ön mellett dolgozik, és összpontosít.
Ha azt tervezi, hogy maga is megbirkózik az átszervezési projekttel, viszonylag rövid időn belül nagy előrelépést tehet, ha van egy játékterv és néhány célt tűzött ki a fejében, mielőtt elkezdi. Csak kezdje el egy helyről, és tartsa ott, és hamarosan meg fog lepődni a látott eredményeken.
További szervezési tippek és trükkök
A sikeres szervezők kilenc titka
Legyen szervezett, és kevésbé stresszeljen
52 ötlet otthona rendezéséhez: Egy szervezési tipp hetente
