Ponekad mrzim svoju pristiglu poštu. Siguran sam da možete suosjećati. Kao i vi, ja (i svaka druga poslovna žena) dobivam an prosječno 124,5 e -poruka dan. Ipak, unatoč činjenici da smo svi zalijepljeni za svoj ekran, naš e -mail čini se da se bonton polako raspadao. Vidio sam e -poštu koja ne samo da je sadržavala traljave pogreške, već je u nekim slučajevima bila potpuno nepristojna - ili još gore, pretjerano ležerna. Čak se i naizgled bezazlene pogreške zbrajaju i, u nekim slučajevima, mogu imati ozbiljne posljedice.
Iznio sam neka osnovna pravila bontona kako bih osigurao da vaša elektronička komunikacija odgovara vašem profesionalnom imidžu.
1. Iskoristite profesionalni pozdrav
Doduše, svaka kultura poduzeća je drugačije, ali pristojan i pomalo formalni pozdrav uvijek je prikladan. Korištenje riječi poput "hej" ili "yo" nije profesionalno, bez obzira na to tko je primatelj. Umjesto toga, upotrijebite "bok", "zdravo", "dobro jutro/popodne" ili, da budemo još formalniji, "dragi".
2. Na odgovarajući način upotrijebite "odgovori svima"
Grupne e-poruke mogu uštedjeti vrijeme jer su svi uključeni u ažuriranja projekata ili bilo što drugo što šaljete. Nažalost, niti grupe također mogu izmaknuti kontroli i razdvojiti se u zasebne teme u kojima cijela grupa ne mora biti dio. Dvaput razmislite prije nego odgovorite na sve kako biste razmislili treba li zaista sve uključiti.
3. Nemojte koristiti nadimke
Skraćivanje nečijeg imena (ako vam nije rečeno da mu se to više sviđa) pretjerano je ležerno, drsko i, u nekim slučajevima, može izgledati ponižavajuće. Moje ime je Tiffany. Osim ako vas osobno poznajem, nije prikladno nazivati me "Tiff".
4. Izbjegavajte korištenje humora
Humor ne djeluje često u e -pošti. Ono što je jednoj osobi smiješno može biti uvredljivo za druge ili, što je još gore, može se pogrešno protumačiti kao sarkastično ili zajedljivo.
5. Odgovorite na vrijeme
Iako smo zalijepljeni za klavijature, nema potrebe igrati taoce u pristigloj pošti. Ako e -poruka ima visoki prioritet i znate da će vam trebati nekoliko sati (ili čak dana) za obradu, odmah odgovorite kako biste potvrdili zahtjev. E -poruke koje se druže i skupljaju prašinu u vašoj pristigloj pošti mogu ostaviti ljudima dojam da ste preopterećeni ili da ignorirate njihove zahtjeve. Nepročitane e -poruke također mogu značiti propuštene rokove.
6. Pročitajte svoju poruku
Lakoća provjere pravopisa znači da se mnogi od nas oslanjaju na nju uhvatiti pravopisne pogreške, što vas vodi tek na pola puta. Smatrajte djelo "javnim". Ako ga pogrešno upišete i slučajno preskočite slovo "L", riječ je i dalje ispravno napisana, ali ima potpuno drugačije značenje! Također je dobra ideja provjeriti ima li propuštenih riječi ili riječi koje zvuče isto, ali su napisane (i znače) nešto drugačije, poput "vašeg" i "vi ste".
7. Ne zaboravite prilog
Ovo je lako izbjeći. Ako upišete riječ "privitak" ili "priloži" u tijelo svoje e -pošte, Outlook će vas upitati ako izgleda da ste zaboravili priložiti nešto. Jedan od načina da se ova greška smanji je da svoju bilješku započnete sa "u prilogu ..."
8. Izbjegavajte upotrebu svih velikih slova
Sva velika slova korištena u e -poruci mogu se dogoditi kao uvreda za vaše primatelje. Ako je nešto zaista važno, recite to ili umjesto toga koristite podebljano ili podcrtano kako biste istaknuli ključnu točku ili izraz.
9. Razmislite o pozivu
Ako imate mnogo toga za reći u e -pošti, možda bi bilo učinkovitije da samo podignete telefon ili zakažete poziv. Telefonski poziv ne samo da može uštedjeti vrijeme, već može spriječiti i pogrešno tumačenje vaše poruke. Nakon poziva, dokumentirajte dogovorene točke ili naknadne zadatke sažetom porukom e-pošte.
10. Uključite završni pozdrav
Slično prvoj točki, dobra je praksa uključiti završni pozdrav. Razmislite o posljednjoj e -pošti koju ste primili gdje je bilješka naglo završila. Šanse su da se manje osjećao kao bilješka, a više kao narudžba.
Zapamtite, e -pošta, kao i svaki drugi oblik poslovanja komunikacija, izravni je odraz vašeg profesionalizam. Pobrinite se da vaš etiketa e -pošte bude na mjestu, pokazuje vašim kolegama da ste zamišljeni, pristojni i promptni na mrežnim razmjenama.
Ovaj se članak izvorno pojavio na Fairygodboss. Kao najveća ženska zajednica u karijeri, Fairygodboss milijunima žena pruža veze u karijeri, savjete zajednice i teško dostupne informacije o tome kako se tvrtke odnose prema ženama.
