Gospođa Manners: Vodič za moderni etiket e -pošte - SheKnows

Za izradu se oslanjamo na e -poštu poslovanje učinkovitije, ali neke stvari ljudi samo dodatno opterećuju. Koje od ovih poslovnih e-poruka ne šaljete?

Povezana priča. 7 Digitalno Etiketa Savjeti za podučavanje svoje djece

jesi li
bezobrazan mejl?

Oslanjamo se na e -poštu kako bismo poslovanje učinili učinkovitijim, no neke stvari ljudi samo dodatno opterećuju. Koje od ovih poslovnih e-poruka ne šaljete?

Anatomija e -pošte

Kad pišete e -poruku, pobrinite se da sve riješite što jasnije i potpunije. Ne tražite od ljudi da čitaju između redaka niti da traže informacije koje su vam potrebne.

Ako morate napisati dugačku poruku e -pošte, svakako je razdvojite podebljanim zaglavljima i oznakama ili brojevima kada je to moguće.

Gramatika je važna

Pravila gramatike i pravopisa postoje kako bi se osiguralo da nema pogrešne komunikacije u pisanoj riječi, stoga nemojte samo otpuštati e-poštu bez ponovnog čitanja. Razmotrite gramatička pravila, pazite da ništa nije pogrešno napisano i nemojte koristiti riječ ako niste sigurni znate što znači - previše se truditi zvučati, kako kažu Britanci, "otmjeno" može imati katastrofalno rezultate.

Budite oprezni sa stenografijom. Možda šaljete e -poruke osobama koje dobro poznajete, ali to izbjegavajte novim kontaktima. Stvari poput BTW -a vjerojatno su dobre ako odgovarate s telefona, ali izbjegavajte LOL -ove i emotikone.

Odgovaranje i prosljeđivanje

Ne odgovarajte na bilo koju e -poruku dok ne pročitate cijelu komunikaciju, uključujući odgovore drugih ljudi. Osim ako niste naslijepo kopirani ili morate privatno dati svoj komentar, uvijek odgovorite svima ako su bili uključeni i drugi.

Kad odgovorite, obratite pažnju na svaku stavku. Ako je nekoliko ljudi postavilo pitanja, bilo bi korisno da ih se sve obrati u jednoj e -poruci. Ako nekome treba mnogo unosa, korisno je odgovoriti "inline" tako što ćete odgovoriti na njegove komentare u tijelu vlastite e -pošte i promijeniti font u drugu boju.

• Uklonite sve podatke koje vi ili izvorni e -mail ne želite da drugi imaju.
• Morate li ukloniti sve adrese e -pošte iz redova "do" ili "od" naprijed?
• Morate li ukloniti nečije kontakt podatke iz potpisa?
• Jesu li otkrili potencijalno osjetljive podatke? To može uključivati ​​bilo što, od pojedinosti o proizvodu ili cijena do osobnih podataka.
• Jesu li oni (ili vi) rekli nešto negativno o nekome? Čak i ako ne prosljeđujete toj osobi, trebali biste je ukloniti.

I trebamo li doista reći da ne smijete prosljeđivati ​​viceve, meme, slatke stvari ili političku retoriku poslovnim kontaktima?

E -mail dodaci koji se računaju: privici i potpisi

Dodaci e -pošte mogu biti jedan od najiritantnijih dijelova e -pošte ako se rade pogrešno. Privici veće od 8 megabajta trebali bi se učitati na uslugu poput Dropboxa ili Boxa kako se ne bi blokirali. Više privitaka treba staviti u mapu i zipnuti.

Uvijek imajte automatski postavljen potpis i na računalu i na telefonu, pazeći da bude jedan na mobitelu to kaže u slučaju čudne pogreške automatskog ispravljanja ili da objasni zašto je tako kratak odgovor. To bi trebalo uključivati:

• Tvoje puno ime
• Tvoj puni naslov
• Vaša adresa ako ste poduzeće od cigle i maltera
• Vaš telefonski broj, uključujući proširenja i ćeliju ako želite da ga ljudi imaju
• Vaša adresa e -pošte (nije obavezno)
• Adresa vaše web stranice
• Bilo koje druge veze koje želite da ljudi imaju (društvene mreže, blog itd.)

Što se tiče slika poput fotografija, logotipa i pozadine, manje je više. Mogu pokvariti način na koji se vaša e -pošta prikazuje na klijentima e -pošte nekih ljudi. I sve osim diskretnog (malog) logotipa često samo izgleda sirasto.

Zlatno pravilo

Što se tiče komunikacije putem e -pošte, uvijek slijedite Zlatno pravilo. Napišite vrste e -pošte koje želite primati. Tko zna? Možda će netko naučiti nešto od vas.

Više o dobroj uporabi e -pošte

Radna mama 3.0: 5 koraka do bolje e -pošte
Budući mladenkin vodič za organizaciju e-pošte
Proljeće očistite svoju pristiglu poštu