Otvorite s pozitivom
Bez obzira koliko ste frustrirani situacijom u kojoj se nalazite, imajte na umu da predstavnik službe za korisnike s kojim imate posla nije uzrok, pa joj pristupite na ljubazan i miran način. Početak s negativnim ili dominantnim stavom nikome neće učiniti situaciju ugodnijom, pa bi čak mogao okrenuti i predstavnika službe za korisnike koji bi inače mogao biti na vašoj strani protiv vas. Zato budite otvoreni i pozitivni u uvodu.
Ostvarite osobni pristup
Premda su činjenice najvažnije za prenijeti, ne šteti dodati osobnu notu vašem objašnjenju. Ako je oštećeni proizvod ostavio voljenu osobu razočaranu na njen rođendan ili vas je pogrešno označena stavka dovela u nevolju na poslu, objasnite u kakvom ste teškom položaju bili. Svi smo se suočili s uznemirujućim situacijama, a dijeljenje vaše moglo bi omogućiti radniku koji bi inače bio neprijateljski raspoložen da se identificira s vama. Dopuštajući predstavniku korisničke službe da vas vidi kao osobu, a ne kao problem, može vam pomoći da postignete željeni ishod.
Ostanite čvrsti kad je potrebno
Ako otkrijete da je predstavnik službe za korisnike pogrešno razumio ili iskrivio vaše riječi, nemojte se bojati biti čvrsti. Odlazak kući i iskazivanje koliko je pogriješila neće ništa pomoći u vašoj situaciji, pa iskoristite svoju energiju tamo gdje će vam biti od najveće pomoći - razjasnite svoju situaciju kad se računa. Samo imajte na umu da će gubitak volje ili povišenje glasa djelovati samo protiv vas. Zato ostanite mirni i objašnjavajte svoju stranu situacije dok predstavnik u potpunosti ne shvati.
Nemojte se nagoditi
Kada tražite bolju ponudu ili pokušavate vratiti neispravnu stavku, a predstavnik službe za korisnike je odlučan da se to neće dogoditi, nemojte odustati. Ta bi osoba mogla reći ne iz raznih razloga. Moguće je da jednostavno ima loš dan i da joj se ne da baviti se dodatnim poslom, ili je možda zaposlena tek nedavno i ne osjeća se ugodno kršeći pravila. U tom slučaju pokušajte sljedeći dan s drugim prodajnim suradnikom ili idite u drugu trgovinu ako imate posla s lancem. Ponekad je pronalaženje pravog predstavnika korisničke službe sve što je potrebno za postizanje rezultata koje tražite.
Zatražite pregled upravitelja
Ako ste učinili sve gore navedeno i čini se da ništa ne radi, ljubazno zamolite da razgovarate s upraviteljem. Učinite to s poštovanjem, jer će predstavnik službe za korisnike ispričati situaciju svom menadžeru, a vi želite biti u što pozitivnijem svjetlu. Većina menadžera usredotočena je na to da njihovi kupci budu zadovoljni i da njihova trgovina ima dobru reputaciju, pa ih obavijestite ako ste dugogodišnji kupac. Ako svoju priču ispričate menadžerici, a ona inzistira da se ništa ne može učiniti, moglo bi vam biti dobro morate prihvatiti poraz, ali barem možete biti sigurni da ste iznijeli svoju tvrdnju i učinili sve što ste učinili mogao.
Ostanite mirni cijelo vrijeme
Iako se možda osjećate frustrirano, a predstavnik službe za korisnike možda nije od pomoći koliko biste željeli, držite mirnu, uravnoteženu glavu na svojim ramenima što je više moguće. Ne znate kakav je dan ta osoba imala ili zašto vam ne daje odgovor želite odmah, stoga se potrudite biti strpljivi i poštovani s nadom da će ona doći oko. Ove situacije mogu biti izazovne za sve uključene, ali sada se možete osjećati malo pripremljeniji kad sljedeći put uđete u jednu.
