Zamislite da prvi put sretnete odvjetnika, čiji je ured pretrpani nered - papiri nagomilani posvuda radna površina, pošta i datoteke razbacane po credenzi i preopterećena polica s hrpama knjiga na vrhu i na kat. Bez obzira na stvarnu vještinu ili reputaciju tog odvjetnika, može li vaš prvi dojam biti negativan? Može li se smanjiti i vaše povjerenje u tog odvjetnika? U poslu je važan prvi dojam.
Nered u radno mjesto varira od samo dosadnih do gotovo paralizirajućih i uvijek je štetno za produktivnost. Pretrpano radno okruženje također projicira nepovoljnu sliku na klijente i suradnike. Kada radna površina postane mjesto za pohranu, a ne radni prostor, vrijeme je za reorganizaciju! Nekoliko čimbenika pridonosi neorganiziranom radnom prostoru, ali evo tri načina za borbu protiv sabotera.
Nabavite dobar stol
Ovo ne znači nužno skup radni stol — znači onaj koji je pravi za vas i zadovoljava vaše svakodnevne potrebe. Vaše osobne radne navike kao i vaše poslovne aktivnosti odredit će koji stil i veličinu stola odgovaraju vama. Ako se redovito pozivate na knjige, priručnike ili publikacije u svom poslu, stol s uspravnom kućicom bi imao smisla. Knjige na koje se svakodnevno pozivate možete držati u kućici. Lako će im se pristupiti, ali iznad vašeg radnog prostora. Ako knjige ne moraju biti pri ruci, dovoljna će vam biti zasebna polica za knjige i možete ići bez kućice u korist većeg ravnog radnog prostora.
Ako se vaš posao vrti oko korištenja računala i imate dovoljno prostora, razmislite o stolu u obliku slova L. Računalo možete držati u jednom dijelu, a u drugom još uvijek imati veliki radni prostor. Ova konfiguracija omogućuje vam da izbjegnete žongliranje s dva prioriteta na istoj radnoj površini. Još jedan sjajan aspekt stola u obliku slova L je dodatna prostorija koju dobivate za stolne alate kao što su uspravni držači datoteka, ladice za slaganje, košare, prijenosne viseće datoteke i vaš telefon. Ne zaboravite sav prostor na svojim zidovima. Kad ne možete graditi, gradite! Police su fantastičan način za izlaganje osobnih predmeta, nagrada i fotografija, a da pritom vaš radni prostor bude čist i funkcionalan.
Poboljšajte svoje upravljanje vremenom
Kada nemate dobro raspolaganje svojim vremenom, često završite u žurbi da obavite stvari i neizbježno ne možete organiziranost učiniti prioritetom. Papiri se bacaju na stol "za sada", a časopisi se slažu na stolicu ili pod jer ih nemate vremena čitati. Jedan od najjednostavnijih načina da bolje iskoristite svoje vrijeme je ponovno razmisliti koliko će zadaci zapravo trajati i rasporediti u skladu s tim. Vizualizirajte sebe kako dovršavate zadatak od početka do kraja i koje radnje morate poduzeti. Dok ne postanete precizniji u procjeni, dodajte 25% vremenu za koje mislite da će vam trebati za dovršetak određenog zadatka.
Drugi način da ostvarite stvarno vrijeme je da sami sebi mjerite vrijeme dok radite različite stvari, kao što su plaćanje računa, balansiranje čekovne knjižice ili odlazak u poštu. Možda ćete se iznenaditi kada saznate koliko stvari zapravo traju. Zabilježite koliko dugo svaki zadatak traje kako biste se sjetili ostaviti dovoljno vremena. Kada obavljate zadatke između poslovnih sastanaka, uvijek dopustite neočekivane okolnosti poput prometa ili dugih redova.
Očistite taj papir
Mnogi ljudi nakupljaju papirni nered zbog straha od bacivanja nečeg važnog ili zabrinutosti da bi to moglo biti potrebno kasnije. Rezultat je da na kraju zadrže sve i ne mogu razaznati koje stvari imaju sadašnju ili buduću vrijednost, a koje se mogu sigurno odbaciti.
Realnost je da 80 posto papira spremljenog "za svaki slučaj" više nikada nije potrebno; a ako jest, velike su šanse da se može ponovno stvoriti ili dobiti iz drugog izvora. Od pošte preko faksa do oglasa i bilješki, papir je najveći uzrok nereda u uredskom okruženju. Kako bi se izbjeglo brzo nakupljanje papira, u svakom uredu je neophodan sustav redovitog održavanja papira. Zapamtite, vaša kanta za smeće i vaš drobilica su vaši prijatelji.
Brže donosite odluke
Nered se događa kada odgađate donošenje odluka. Pokušajte steći naviku brzog donošenja odluka o tome hoćete li zadržati papir, poštu i druge stvari. Što brže možete donositi samopouzdane odluke, brže ćete održavati stvari u svom životu, što sprječava zaostatke.
Imajte na umu da je organiziranje a postupak nego događaj, stoga ne očekujte čuda preko noći. Proces možete ubrzati angažiranjem pomoći, poput profesionalnog organizatora, koji će raditi rame uz rame s vama i držati vas usredotočenim.
Ako se sami planirate uhvatiti u koštac s projektom reorganizacije, moguće je napraviti dobar napredak u relativno kratkom vremenu ako imate plan igre i neke ciljeve na umu prije nego što počnete. Samo počnite na jednom mjestu i nastavite tako, a ubrzo ćete biti iznenađeni rezultatima koje vidite.
Više savjeta i trikova za organiziranje
Devet tajni uspješnih organizatora
Organizirajte se i manje stresite
52 ideje za organiziranje doma: savjet za organizaciju tjedno
