कुछ दिन, मुझे अपने इनबॉक्स से नफरत है। मुझे यकीन है कि आप सहानुभूति कर सकते हैं। आप की तरह, मैं (और हर दूसरी व्यवसायी) एक प्राप्त करता हूं औसत 124.5 ईमेल एक दिन। फिर भी इस तथ्य के बावजूद कि हम सभी अपनी स्क्रीन से चिपके हुए हैं, हमारा ईमेल ऐसा लगता है कि शिष्टाचार धीरे-धीरे विघटित हो गया है। मैंने ऐसे ईमेल देखे हैं जिनमें न केवल टेढ़ी-मेढ़ी त्रुटियां थीं, बल्कि कुछ उदाहरणों में सर्वथा असभ्य - या इससे भी बदतर, अत्यधिक आकस्मिक थीं। यहां तक कि प्रतीत होने वाली सहज त्रुटियां भी जुड़ जाती हैं और कुछ उदाहरणों में, गंभीर परिणाम हो सकते हैं।
आपके इलेक्ट्रॉनिक संचार आपकी पेशेवर छवि से मेल खाते हैं, यह सुनिश्चित करने के लिए मैंने शिष्टाचार के कुछ बुनियादी नियमों को रेखांकित किया है।
1. एक पेशेवर अभिवादन का प्रयोग करें
दी, हर कंपनी की संस्कृति अलग है, लेकिन एक विनम्र और थोड़ा औपचारिक अभिवादन हमेशा उपयुक्त होता है। "हे" या "यो" जैसे शब्दों का प्रयोग पेशेवर नहीं है, चाहे प्राप्तकर्ता कोई भी हो। इसके बजाय, "हाय," "हैलो," "सुप्रभात / दोपहर" या, और भी अधिक औपचारिक होने के लिए, "प्रिय" का उपयोग करें।
2. "उत्तर-सभी" का उचित उपयोग करें
समूह ईमेल वास्तविक समय बचाने वाले हो सकते हैं क्योंकि हर कोई प्रोजेक्ट अपडेट या जो कुछ भी आप भेज रहे हैं उसमें शामिल है। दुर्भाग्य से, समूह धागे भी नियंत्रण से बाहर हो सकते हैं और अलग-अलग विषयों में बहस कर सकते हैं, पूरे समूह को इसका हिस्सा बनने की आवश्यकता नहीं है। उत्तर देने से पहले दो बार सोचें-सभी इस बात पर विचार करें कि क्या वास्तव में सभी को लूप करने की आवश्यकता है।
3. उपनामों का प्रयोग न करें
किसी के नाम को छोटा करना (यदि आपको नहीं बताया गया है कि वह इसे पसंद करता है) अत्यधिक आकस्मिक, अभिमानी है और कुछ मामलों में, अपमानजनक के रूप में सामने आ सकता है। मेरा नाम टिफ़नी है। जब तक मैं आपको व्यक्तिगत रूप से नहीं जानता, मुझे "टिफ़" कहना उचित नहीं है।
4. हास्य के प्रयोग से बचें
ईमेल में हास्य अक्सर काम नहीं करता है। एक व्यक्ति के लिए जो मजाकिया है वह दूसरों के लिए अपमानजनक हो सकता है या इससे भी बदतर, व्यंग्यात्मक या कास्टिक के रूप में गलत व्याख्या की जा सकती है।
5. समय पर उत्तर दें
भले ही हम अपने कीबोर्ड से चिपके हुए हैं, फिर भी आपके इनबॉक्स को बंधक बनाने की कोई आवश्यकता नहीं है। यदि कोई ईमेल उच्च प्राथमिकता के अंतर्गत आता है और आप जानते हैं कि इसे संभालने के लिए आपको कई घंटों (या दिन भी) की आवश्यकता होगी, तो अनुरोध को स्वीकार करने के लिए तुरंत उत्तर दें। ईमेल जो आपके इनबॉक्स में घूमते रहते हैं और धूल जमा करते हैं, लोगों को यह आभास दे सकते हैं कि आप अभिभूत हैं या आप उनके अनुरोधों को अनदेखा कर रहे हैं। अपठित ईमेल का मतलब छूटी हुई समय सीमा भी हो सकता है।
6. अपने संदेश को प्रूफरीड करें
वर्तनी जांच में आसानी का मतलब है कि हम में से कई लोग वर्तनी की त्रुटियों को पकड़ने के लिए इस पर भरोसा करते हैं, जो आपको केवल आधे रास्ते में ही पहुंचाती है। काम "सार्वजनिक" पर विचार करें। यदि आप इसे गलत टाइप करते हैं और गलती से "L" अक्षर को छोड़ देते हैं, तो शब्द अभी भी सही ढंग से लिखा गया है, लेकिन इसका पूरी तरह से अलग अर्थ है! छूटे हुए शब्दों या शब्दों की जांच करना भी एक अच्छा विचार है जो एक जैसे लगते हैं लेकिन वर्तनी (और मतलब) कुछ अलग हैं, जैसे "आपका" और "आप हैं।"
7. अटैचमेंट को न भूलें
इससे बचना आसान है। यदि आप अपने ईमेल के मुख्य भाग में "अटैचमेंट" या "अटैच" शब्द टाइप करते हैं, तो आउटलुक आपको संकेत देगा कि ऐसा लगता है कि आप कुछ संलग्न करना भूल गए हैं। इस त्रुटि को कम करने का एक तरीका यह है कि आप अपना नोट "संलग्न में..." से शुरू करें।
8. सभी कैप का उपयोग करने से बचें
ईमेल में उपयोग किए गए सभी बड़े अक्षर आपके प्राप्तकर्ताओं के अपमान के रूप में सामने आ सकते हैं। अगर कुछ वास्तव में महत्वपूर्ण है, तो ऐसा कहें या इसके बजाय किसी मुख्य बिंदु या वाक्यांश को हाइलाइट करने के लिए बोल्ड या अंडरलाइन का उपयोग करें।
9. एक कॉल पर विचार करें
यदि आपके पास अपने ईमेल में कहने के लिए बहुत कुछ है, तो केवल फ़ोन उठाना या कॉल शेड्यूल करना अधिक कुशल हो सकता है। एक फोन कॉल न केवल समय बचा सकता है, यह आपके संदेश की किसी भी गलत व्याख्या को भी रोक सकता है। कॉल के बाद, दस्तावेज़ सहमत बिंदु या संक्षिप्त ईमेल संदेश के साथ अनुवर्ती कार्य करता है।
10. एक समापन अभिवादन शामिल करें
बिंदु एक के समान, समापन अभिवादन को शामिल करना एक अच्छा अभ्यास है। उस अंतिम ईमेल के बारे में सोचें जो आपको प्राप्त हुआ था जहां नोट अचानक समाप्त हो गया था। संभावना है, यह एक नोट की तरह कम और एक आदेश की तरह अधिक महसूस हुआ।
याद रखें, ईमेल, व्यवसाय के किसी अन्य रूप की तरह संचार, आपका प्रत्यक्ष प्रतिबिंब है व्यावसायिकता. यह सुनिश्चित करना कि आपका ईमेल शिष्टाचार बिंदु पर है, आपके सहकर्मियों को दिखाता है कि आप ऑनलाइन एक्सचेंजों में विचारशील, विनम्र और शीघ्र हैं।
यह लेख मूल रूप से पर दिखाई दिया फेयरीगॉडबॉस. महिलाओं के लिए सबसे बड़े करियर समुदाय के रूप में, फेयरीगोडबॉस लाखों महिलाओं को करियर कनेक्शन, सामुदायिक सलाह और हार्ड-टू-फाइंड इंटेल प्रदान करता है कि कंपनियां महिलाओं के साथ कैसा व्यवहार करती हैं।
