हम बनाने के लिए ईमेल पर भरोसा करते हैं व्यापार अधिक कुशल, लेकिन कुछ चीजें जो लोग करते हैं वे बोझ को बढ़ा देते हैं। आप इनमें से कौन सा व्यवसाय ईमेल नंबर कर रहे हैं?
क्या आप
एक असभ्य ईमेलर?
हम व्यवसाय को और अधिक कुशल बनाने के लिए ईमेल पर भरोसा करते हैं, लेकिन कुछ चीजें जो लोग करते हैं वे बोझ को बढ़ा देते हैं। आप इनमें से कौन सा व्यवसाय ईमेल नंबर कर रहे हैं?
एक ईमेल की शारीरिक रचना
जब आप एक ईमेल लिख रहे हों, तो सुनिश्चित करें कि आप हर चीज को यथासंभव स्पष्ट और पूरी तरह से संबोधित करते हैं। लोगों को पंक्तियों के बीच पढ़ने के लिए न कहें या उस जानकारी के लिए अनुवर्ती कार्रवाई न करें जो उन्हें आपको उत्तर देने के लिए आवश्यक है।
यदि आपको एक लंबा ईमेल लिखना है, तो सुनिश्चित करें कि जब भी संभव हो बोल्ड हेडर और बुलेट या नंबरों का उपयोग करके इसे तोड़ दें।
व्याकरण मायने रखता है
व्याकरण और वर्तनी के नियम यह सुनिश्चित करने के लिए मौजूद हैं कि लिखित शब्द में कोई गलत संचार न हो, इसलिए किसी ईमेल को फिर से पढ़े बिना उसे बंद न करें। व्याकरण के नियमों पर ब्रश करें, सुनिश्चित करें कि कुछ भी गलत वर्तनी नहीं है और जब तक आप सुनिश्चित न हों तब तक किसी शब्द का उपयोग न करें आप जानते हैं कि इसका क्या अर्थ है - ध्वनि के लिए बहुत कठिन प्रयास करना, जैसा कि ब्रितानी कहते हैं, "पॉश" विनाशकारी हो सकता है परिणाम।
शॉर्टहैंड से सावधान रहें। जिन लोगों को आप अच्छी तरह से जानते हैं उन्हें ईमेल करते समय यह ठीक हो सकता है, लेकिन नए संपर्कों से बचें। यदि आपके फ़ोन से उत्तर दिया जाए तो BTW जैसी चीज़ें शायद ठीक हैं, लेकिन LOLs और इमोटिकॉन्स से बचें।
उत्तर देना और अग्रेषित करना
किसी भी ईमेल का जवाब तब तक न दें जब तक कि आप अन्य लोगों की प्रतिक्रियाओं सहित संपूर्ण संचार को पढ़ न लें। जब तक आपकी आंखों पर पट्टी न हो या आपको अपनी टिप्पणी निजी रूप से करने की आवश्यकता न हो, हमेशा सभी को उत्तर दें यदि अन्य शामिल थे।
जब आप उत्तर दें, तो सुनिश्चित करें कि आप प्रत्येक आइटम को संबोधित करते हैं। यदि कई लोगों ने प्रश्न पूछे हैं, तो उन सभी को एक ही ईमेल में संबोधित करना सहायक होता है। अगर किसी को बहुत अधिक इनपुट की आवश्यकता है, तो "इनलाइन" का जवाब उनके अपने ईमेल के मुख्य भाग के अंदर उनकी टिप्पणियों का जवाब देकर और अपने फ़ॉन्ट को एक अलग रंग में बदलकर सहायक होता है।
- सुनिश्चित करें कि आप ऐसी किसी भी जानकारी को हटा दें जो आप या मूल ईमेलकर्ता दूसरों के पास नहीं रखना चाहते हैं।
- क्या आपको अग्रेषण की "से" या "से" पंक्तियों से कोई ईमेल पता निकालने की आवश्यकता है?
- क्या आपको किसी के हस्ताक्षर से उसकी संपर्क जानकारी निकालने की ज़रूरत है?
- क्या उन्होंने संभावित रूप से संवेदनशील जानकारी का खुलासा किया? इसमें निजी उत्पाद विवरण या मूल्य निर्धारण से लेकर व्यक्तिगत जानकारी तक कुछ भी शामिल हो सकता है।
- क्या उन्होंने (या आपने) किसी के बारे में कुछ नकारात्मक कहा? भले ही आप उस व्यक्ति को फॉरवर्ड नहीं कर रहे हों, आपको उसे हटा देना चाहिए।
और क्या हमें वास्तव में यह कहने की ज़रूरत है कि आपको व्यावसायिक संपर्कों के लिए चुटकुले, मीम्स, कुछ भी प्यारा या राजनीतिक बयानबाजी नहीं करनी चाहिए?
ईमेल एक्स्ट्रा जिनकी गिनती होती है: अटैचमेंट और सिग्नेचर
यदि गलत तरीके से किया जाता है तो ईमेल अतिरिक्त ईमेल के सबसे अधिक परेशान करने वाले भागों में से एक हो सकता है। 8 मेगाबाइट से अधिक के अटैचमेंट को ड्रॉपबॉक्स या बॉक्स जैसी सेवा में अपलोड किया जाना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे अवरुद्ध न हों। एकाधिक अनुलग्नकों को एक फ़ोल्डर में रखा जाना चाहिए और ज़िप किया जाना चाहिए।
अपने कंप्यूटर और फ़ोन दोनों पर हमेशा एक हस्ताक्षर स्वचालित रूप से सेट करें, यह सुनिश्चित करते हुए कि अपने सेल पर एक अजीब ऑटो-सही त्रुटि के मामले में या यह समझाने के लिए कि यह इतना छोटा क्यों है प्रतिक्रिया। इसमें शामिल होना चाहिए:
- आपका पूरा नाम
- आपका पूरा शीर्षक
- आपका पता यदि आप एक ईंट-और-मोर्टार प्रतिष्ठान हैं
- आपका फ़ोन नंबर, एक्सटेंशन और सेल सहित, यदि आप चाहते हैं कि लोगों के पास यह हो
- आपका ईमेल पता (वैकल्पिक)
- आपकी वेबसाइट का पता
- कोई अन्य लिंक जो आप चाहते हैं कि लोग आपके पास हों (सोशल मीडिया, ब्लॉग, आदि)
जब फ़ोटो, लोगो और पृष्ठभूमि जैसी छवियों की बात आती है, तो कम अधिक होता है। वे कुछ लोगों के ईमेल क्लाइंट पर आपके ईमेल के प्रदर्शित होने के तरीके को खराब कर सकते हैं। और कुछ भी लेकिन एक विचारशील (छोटा) लोगो अक्सर सिर्फ लजीज दिखता है।
सुनहरा नियम
जब ईमेल संचार की बात आती है, तो हमेशा द गोल्डन रूल का पालन करें। आप जिस प्रकार के ईमेल प्राप्त करना चाहते हैं, उसे लिखें। क्या पता? हो सकता है कि कोई आपसे कुछ सीखे।
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