यदि आपके पास अपने ईमेल से निपटने के लिए कोई सिस्टम नहीं है, तो आपका इनबॉक्स जल्दी और आसानी से नियंत्रण से बाहर हो सकता है। शुक्र है, कई खोज कार्यों के साथ, ईमेल खोजना असंभव नहीं है; हालांकि, आपके इनबॉक्स में आने वाली संख्या में बाढ़ आने से पहले ईमेल की आमद को व्यवस्थित करना स्मार्ट है।
हममें से कई लोगों को प्रतिदिन दर्जनों या सैकड़ों ईमेल प्राप्त होते हैं, इससे निपटने के लिए एक प्रणाली विकसित करना आवश्यक है। यहां कुछ आसान तरीके दिए गए हैं जिनसे आप खुद को ईमेल के ढेर से बचा सकते हैं।
पढ़ने के तुरंत बाद कुछ ईमेल त्यागें
यदि आपने कोई ईमेल पढ़ा है और उसे फिर से पढ़ने या उस पर कार्रवाई करने की कोई आवश्यकता नहीं है, तो उसे तुरंत मिटा दें। साथ ही, अपना ईमेल सेट करें ताकि कचरा नियमित रूप से खाली हो (या, साप्ताहिक आधार पर अंदर जाएं और इसे मैन्युअल रूप से खाली करें)।
ध्यान रखें कि हमें हर ईमेल को तुरंत पढ़ने की जरूरत नहीं है। यदि आप अपने आप को अपने ईमेल से विचलित पाते हैं, तो अपने ईमेल को खुला न रखें; इसके बजाय, अपने कार्य दिवस के दौरान तीन से पांच चेक-इन समय निर्धारित करें।
उन ईमेल को छोड़ दें जिनके लिए आपके इनबॉक्स में कार्रवाई की आवश्यकता है
यदि किसी ईमेल का उत्तर दिया जाना चाहिए या कार्रवाई की आवश्यकता है, तो उसे अपने इनबॉक्स में एक अनुस्मारक के रूप में छोड़ दें। विशेष रूप से महत्वपूर्ण लोगों के लिए, झंडे सेट करें, ताकि वे फेरबदल में खो न जाएं। (हालांकि, इसकी संभावना कम है क्योंकि आपका इनबॉक्स जल्द ही अधिक सुव्यवस्थित हो जाएगा!)
फिर अपने इनबॉक्स में शेष ईमेल के लिए एक मानक समय सीमा तय करें - शायद एक सप्ताह से एक महीने तक। प्रत्येक सप्ताह के अंत में, अपने इनबॉक्स को देखें और सुनिश्चित करें कि उत्तर या कार्रवाई पूरी हो गई है, ताकि आप अपने इनबॉक्स से ईमेल को हटा सकें।
अन्य ईमेल तुरंत फ़ाइल करें
यदि ऐसे ईमेल हैं जिन पर आपने कार्रवाई की है, लेकिन जिन्हें आपको भविष्य में संदर्भित करने की आवश्यकता होगी, उन्हें उपयुक्त फ़ोल्डर में दर्ज करें। आपको कुछ विचार करने की आवश्यकता होगी कि किस प्रकार का फ़ोल्डर सिस्टम आपके लिए सबसे अच्छा काम करेगा। फ़ाइल किए गए ईमेल के लिए जल्दी से नियंत्रण से बाहर होना आसान है, इसलिए ऐसे फ़ोल्डर बनाने पर विचार करें जो तिथि के अनुसार उप-विभाजित हों ताकि आप आसानी से उन संपूर्ण फ़ोल्डरों को हटा सकें जो अब समय पर नहीं हैं। कुछ ईमेल उपकरण हैं जो आपको आने वाले ईमेल को सीधे फ़ोल्डर में भी दर्ज करने की अनुमति देते हैं - इसे स्थापित करने पर विचार करें यदि आपको लगता है कि यह फ़ंक्शन आपकी अच्छी तरह से सेवा करेगा जिस तरह से आप काम।
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