यह 10:50 बजे है, और आपके ब्लैकबेरी ने आपको एक मीटिंग की याद दिला दी है जो 11:00 बजे निर्धारित है। आपके पास तैयारी करने के लिए दस मिनट हैं और पता नहीं कहाँ से शुरू करें! परेशान होने की जरूरत नहीं है, यहां कुछ संकेत दिए गए हैं जिनकी मदद से आप तैयारी कर सकते हैं और समय पर पहुंच सकते हैं।
मूल बातें जानें
पांच डब्ल्यू और एच याद रखें - कौन, क्या, कब, कहाँ, क्यों और कैसे - ग्रेड-स्कूल से? किसी भी अंतिम समय की बैठक के लिए सफल और तैयार होने के लिए ये भी महत्वपूर्ण तत्व हैं।
कौन
बैठक किसके लिए है? क्या उच्च प्रबंधन, स्टाफ स्तर, मानव संसाधन, आदि के लिए बैठक है? अपने दर्शकों को जानें, ताकि आप उपस्थित लोगों के समूह के अनुसार सामग्री प्रस्तुत कर सकें।
क्या
बैठक किस बारे में है? आप क्या संदेश देने की कोशिश कर रहे हैं? बैठक के बिंदु को समझें, ताकि आप सुनिश्चित कर सकें कि संदेश सही ढंग से दिया गया है। बैठक के एजेंडे को देखें, किसी भी प्रासंगिक नोट्स और ईमेल की समीक्षा करें, और एक सरल रूपरेखा तैयार करें।
कब
हम जानते हैं कि दस मिनट में कब! लेकिन दर्शकों को इस जानकारी का उपयोग करने की आवश्यकता कब होती है? यदि जानकारी को तोड़ा जा सकता है, तो आप बेहतर तरीके से तैयारी कर सकते हैं कि अभी क्या महत्वपूर्ण है।
कहा पे
बैठक का स्थान कहाँ है? यह महत्वपूर्ण है क्योंकि लोकेशन का लॉजिस्टिक्स दर्शकों का मूड सेट करेगा। यदि यह गर्म है, तो लोग बहुत अधिक गर्म हो सकते हैं और आसानी से थक सकते हैं, इसलिए सूचना को शीघ्रता से प्रसारित करने की आवश्यकता है।
क्यों
यह बैठक क्यों हो रही है और दस मिनट में क्यों हो रही है? बैठक की प्रकृति के कारण समय की कमी हो सकती है - सूचना को अभी रिले करने की आवश्यकता है और बाद में नहीं। क्यों जानने से दर्शकों को तात्कालिकता व्यक्त करने में मदद मिलेगी और आपका संदेश बेहतर ढंग से तैयार होगा।
कैसे
आप जानकारी को कैसे रिले करने जा रहे हैं? पावरपॉइंट, हैंड-आउट या सिर्फ आप से एक प्रेजेंटेशन द्वारा? यदि यह दस मिनट में है, तो आपके पास अतिरिक्त सामग्री के लिए समय नहीं हो सकता है, लेकिन कम से कम एजेंडे का एक प्रिंट आउट होने से यह सुनिश्चित करने में मदद मिल सकती है कि आप अपनी बात समझ सकें।
अपना आत्मविश्वास बढ़ाएं
सबसे बढ़कर, अपने आत्मविश्वास को न भूलें। यदि आपको लगता है कि आप अपनी बैठक के लिए तैयार हैं, तो आपके श्रोता आप पर विश्वास करेंगे। आपके बचे हुए कुछ मिनटों के साथ, किसी भी फ्लाई-अवे को सुचारू करें, लिप-ग्लॉस लगाएं, अपनी शर्ट में टक करें और मुस्कुराएं। आपकी तैयारी में कमी की परवाह किए बिना आपका आत्मविश्वास बैठक को विकीर्ण करेगा।
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