सकारात्मकता के साथ खोलें
आप जिस स्थिति में हैं, उसके बारे में आप कितने भी निराश क्यों न हों, ध्यान रखें कि जिस ग्राहक सेवा प्रतिनिधि से आप निपट रहे हैं, वह इसका कारण नहीं है, इसलिए उससे दयालु और शांत तरीके से संपर्क करें। नकारात्मक या दबंग रवैये के साथ शुरुआत करने से किसी के लिए भी स्थिति अधिक सुखद नहीं होगी, और यह एक ग्राहक सेवा प्रतिनिधि को भी बदल सकता है जो अन्यथा आपके पक्ष में हो सकता है। इसलिए अपने परिचय में खुले और सकारात्मक रहें।
व्यक्तिगत दृष्टिकोण अपनाएं
यद्यपि स्थिति के तथ्य व्यक्त करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण हैं, यह आपके स्पष्टीकरण में व्यक्तिगत स्पर्श जोड़ने में कोई दिक्कत नहीं करता है। यदि किसी क्षतिग्रस्त उत्पाद ने किसी प्रियजन को उसके जन्मदिन पर निराश किया है या गलत लेबल वाली वस्तु ने आपको काम पर परेशानी में डाल दिया है, तो उस कठिन स्थिति की व्याख्या करें जिसमें आपको रखा गया था। हम सभी को परेशान करने वाली स्थितियों का सामना करना पड़ा है, और आपका साझा करना एक कार्यकर्ता को अनुमति दे सकता है जो अन्यथा शत्रुतापूर्ण हो सकता है। ग्राहक सेवा प्रतिनिधि को समस्या के बजाय आपको एक व्यक्ति के रूप में देखने देने से आपको मनचाहा परिणाम प्राप्त करने में मदद मिल सकती है।
आवश्यक होने पर दृढ़ रहें
यदि आप पाते हैं कि ग्राहक सेवा प्रतिनिधि ने गलत समझा है या आपके शब्दों को तोड़-मरोड़ कर पेश कर रहा है, तो दृढ़ होने से न डरें। घर जाकर यह पता लगाना कि वह कितनी गलत थी, आपकी स्थिति में मदद करने के लिए कुछ नहीं करेगी, इसलिए अपनी ऊर्जा का उपयोग करें जहां यह सबसे अधिक सहायक होगा - अपनी स्थिति को स्पष्ट करना जब यह मायने रखता है। बस इस बात का ध्यान रखें कि अपना आपा खोना या आवाज उठाना सिर्फ आपके खिलाफ काम करेगा। इसलिए शांत रहें, और स्थिति के बारे में अपना पक्ष तब तक स्पष्ट करें जब तक कि प्रतिनिधि पूरी तरह से समझ न जाए।
समझौता न करें
जब आप एक बेहतर सौदे के लिए कह रहे हों या किसी दोषपूर्ण वस्तु को वापस करने का प्रयास कर रहे हों, और ग्राहक सेवा प्रतिनिधि इस बात पर अड़ा हो कि ऐसा नहीं होने वाला है, तो हार न मानें। वह व्यक्ति हर तरह के कारणों से ना कह रहा होगा। यह हो सकता है कि उसका दिन खराब चल रहा हो और वह अतिरिक्त काम से निपटने का मन नहीं कर रहा हो, या उसे हाल ही में काम पर रखा गया हो और वह नियमों को मोड़ने में सहज महसूस नहीं करती हो। इस मामले में, अगले दिन एक अलग बिक्री सहयोगी के साथ फिर से प्रयास करें, या यदि आप एक श्रृंखला के साथ काम कर रहे हैं तो एक अलग स्टोर पर जाएं। कभी-कभी सही ग्राहक सेवा प्रतिनिधि ढूंढ़ना ही वह सब कुछ होता है, जिसकी आपको तलाश होती है।
प्रबंधक को देखने के लिए कहें
यदि आपने उपरोक्त सभी कार्य कर लिए हैं और कुछ भी काम नहीं कर रहा है, तो कृपया प्रबंधक से बात करने के लिए कहें। ऐसा सम्मानपूर्वक करें, क्योंकि ग्राहक सेवा प्रतिनिधि स्थिति को उसके प्रबंधक से संबंधित करेगा, और आप यथासंभव सकारात्मक प्रकाश में आना चाहते हैं। अधिकांश प्रबंधक यह सुनिश्चित करने पर ध्यान केंद्रित करते हैं कि उनके ग्राहक खुश हैं और उनके स्टोर की अच्छी प्रतिष्ठा है, इसलिए यदि आप लंबे समय से ग्राहक हैं, तो उन्हें बताएं। यदि आप अपनी कहानी प्रबंधक को बताते हैं और वह जोर देती है कि कुछ नहीं किया जा सकता है, तो आप बहुत अच्छी तरह से हो सकते हैं हार स्वीकार करनी होगी, लेकिन कम से कम आप निश्चिंत हो सकते हैं कि आपने अपना पक्ष रखा और सब कुछ किया सकता है।
पूरे समय शांत रहें
यद्यपि आप निराश महसूस कर रहे होंगे, और ग्राहक सेवा प्रतिनिधि उतना मददगार नहीं हो सकता जितना आप चाहेंगे, जितना हो सके अपने कंधों पर एक शांत, संतुलित सिर रखें। आप नहीं जानते कि वह व्यक्ति किस तरह का दिन बिता रहा है या वह आपको जवाब क्यों नहीं दे रहा है आप तुरंत चाहते हैं, इसलिए इस उम्मीद के साथ कि वह आएगी, धैर्य और सम्मान के साथ अपना सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन करें चारों ओर। ये स्थितियां शामिल सभी लोगों के लिए चुनौतीपूर्ण हो सकती हैं, लेकिन अगली बार जब आप किसी एक में चले जाते हैं तो अब आप थोड़ा और तैयार महसूस कर सकते हैं।
