कल्पना कीजिए कि आप पहली बार किसी वकील से मिल रहे हैं, जिसका कार्यालय अव्यवस्थित है - कागजों का ढेर लगा हुआ है डेस्कटॉप, मेल और फाइलें क्रेडेंज़ा पर बिखरी हुई हैं, और किताबों के ढेर के साथ एक अतिभारित किताबों की अलमारी शीर्ष पर और मंज़िल। उस वकील के वास्तविक कौशल या प्रतिष्ठा के बावजूद, क्या आपका पहला प्रभाव नकारात्मक हो सकता है? क्या उस वकील पर भी आपका विश्वास कम हो सकता है? व्यापार में, पहली छाप महत्वपूर्ण हैं।
में अव्यवस्था कार्यस्थल केवल कष्टप्रद से लेकर लगभग लकवा मारने तक और हमेशा उत्पादकता के लिए हानिकारक होता है। एक अव्यवस्थित कार्य वातावरण भी ग्राहकों और सहयोगियों के लिए एक प्रतिकूल छवि पेश करता है। जब डेस्कटॉप एक कार्यक्षेत्र के बजाय एक भंडारण स्थान बन जाता है, तो इसे पुनर्गठित करने का समय आ गया है! असंगठित कार्यक्षेत्र में कई कारक योगदान करते हैं, लेकिन तोड़फोड़ करने वालों से निपटने के तीन तरीके यहां दिए गए हैं।
एक अच्छी डेस्क प्राप्त करें
इसका मतलब यह जरूरी नहीं है कि a महंगा डेस्क - इसका मतलब है कि आपके लिए सही है और आपकी दैनिक जरूरतों को पूरा करता है। आपकी व्यक्तिगत कार्य आदतों के साथ-साथ आपकी व्यावसायिक गतिविधियाँ यह निर्धारित करेंगी कि आपके लिए कौन सी शैली और आकार का डेस्क उपयुक्त है। यदि आप अपने व्यवसाय में नियमित रूप से पुस्तकों, मैनुअल या प्रकाशनों का उल्लेख करते हैं, तो एक ईमानदार हच वाला डेस्क समझ में आता है। आप उन पुस्तकों को हच में रख सकते हैं जिनका आप प्रतिदिन उल्लेख करते हैं। उन्हें आसानी से एक्सेस किया जाएगा, लेकिन आपके कार्य स्थान से दूर। यदि पुस्तकों को सही हाथ में होने की आवश्यकता नहीं है, तो एक अलग बुककेस पर्याप्त होगा और आप बड़े फ्लैट कार्यक्षेत्र के पक्ष में हच के बिना जा सकते हैं।
यदि आपका काम कंप्यूटर के उपयोग के इर्द-गिर्द घूमता है और आपके पास पर्याप्त जगह है, तो एल-आकार के डेस्क पर विचार करें। आप अपने कंप्यूटर को एक सेक्शन पर रख सकते हैं और दूसरे पर अभी भी एक बड़ा कार्यक्षेत्र रख सकते हैं। यह कॉन्फ़िगरेशन आपको एक ही डेस्कटॉप पर दो प्राथमिकताओं की बाजीगरी से बचने की अनुमति देता है। एल-आकार की डेस्क के बारे में एक और बढ़िया पहलू डेस्कटॉप टूल जैसे कि ईमानदार फ़ाइल धारक, स्टैकिंग ट्रे, टोकरी, पोर्टेबल हैंगिंग फाइल और आपके फोन के लिए अतिरिक्त कमरा है। अपनी दीवारों पर सभी जगह मत भूलना। जब आप निर्माण नहीं कर सकते, तो निर्माण करें! आपके कार्य क्षेत्र को साफ और कार्यात्मक रखते हुए व्यक्तिगत वस्तुओं, पुरस्कारों और तस्वीरों को प्रदर्शित करने के लिए अलमारियां एक शानदार तरीका हैं।
अपने समय प्रबंधन में सुधार करें
जब आपके पास अपने समय का अच्छा प्रबंधन नहीं होता है, तो आप अक्सर चीजों को पूरा करने की हड़बड़ी में समाप्त हो जाते हैं और अनिवार्य रूप से, आप संगठित होने को प्राथमिकता नहीं दे सकते। डेस्क पर "अभी के लिए" पेपर फेंक दिए जाते हैं और पत्रिकाएं कुर्सी या फर्श पर ढेर हो जाती हैं क्योंकि आपके पास उन्हें पढ़ने का समय नहीं होता है। अपने समय का बेहतर उपयोग करने के सबसे सरल तरीकों में से एक यह है कि कार्यों को वास्तव में कितना समय लगेगा, और उसी के अनुसार शेड्यूल करें। किसी कार्य को शुरू से अंत तक पूरा करने की कल्पना करें और आपको क्या कार्रवाई करनी चाहिए। जब तक आप अनुमान लगाने में अधिक सटीक न हों, उस समय में 25% जोड़ें जब आपको लगता है कि आपको एक निश्चित कार्य पूरा करने की आवश्यकता होगी।
वास्तविक समय का एहसास करने का एक और तरीका है कि आप अलग-अलग काम करते समय खुद को समय दें, जैसे कि बिलों का भुगतान करना, चेकबुक को संतुलित करना या डाकघर जाना। आपको यह जानकर आश्चर्य हो सकता है कि वास्तव में कितना समय लगता है। प्रत्येक कार्य में कितना समय लगता है, इस पर नोट्स बनाएं ताकि आप पर्याप्त समय देना याद रख सकें। व्यावसायिक नियुक्तियों के बीच काम चलाते समय, हमेशा अप्रत्याशित परिस्थितियों जैसे ट्रैफ़िक या लंबी लाइनों के लिए अनुमति दें।
उस कागज को मिटा दो
बहुत से लोग किसी महत्वपूर्ण चीज को फेंकने के डर से, या बाद में इसकी आवश्यकता होने की चिंता के कारण कागज़ की गंदगी जमा कर लेते हैं। इसका परिणाम यह होता है कि वे सब कुछ रखते हैं और यह नहीं समझ पाते हैं कि किन चीजों का वर्तमान या भविष्य का मूल्य है और जिन्हें सुरक्षित रूप से त्याग दिया जा सकता है।
वास्तविकता यह है कि "जस्ट इन केस" बचाए गए 80 प्रतिशत कागज की फिर कभी आवश्यकता नहीं होती है; और यदि ऐसा है, तो संभावना बहुत अच्छी है कि इसे फिर से बनाया जा सकता है या किसी अन्य स्रोत से प्राप्त किया जा सकता है। मेल से फैक्स से लेकर विज्ञापनों और मेमो तक, कार्यालय के माहौल में अव्यवस्था के लिए कागज का सबसे बड़ा योगदान है। कागज के तेजी से निर्माण से बचने के लिए, प्रत्येक कार्यालय में एक नियमित कागज रखरखाव प्रणाली एक आवश्यकता है। याद रखें, आपका ट्रैशकैन और आपका श्रेडर आपके मित्र हैं।
अधिक तेज़ी से निर्णय लें
अव्यवस्था तब होती है जब आप निर्णय लेने को स्थगित कर देते हैं। कागज, मेल और अन्य चीजों को रखना है या नहीं, इस पर तेजी से निर्णय लेने की आदत डालने की कोशिश करें। जितनी तेजी से आप आत्मविश्वास से भरे निर्णय ले सकते हैं, उतनी ही तेजी से आप अपने जीवन में चीजों को आगे बढ़ाते रहेंगे, जो बैकलॉग को रोकता है।
ध्यान रखें कि संगठित होना एक है प्रक्रिया एक घटना के बजाय, इसलिए रातों-रात चमत्कार की उम्मीद न करें। आप एक पेशेवर आयोजक के रूप में मदद के साथ-साथ प्रक्रिया को गति दे सकते हैं, जो आपके साथ कंधे से कंधा मिलाकर काम करेगा और आपको केंद्रित रखेगा।
यदि आप स्वयं पुनर्गठन परियोजना से निपटने की योजना बनाते हैं, तो अपेक्षाकृत कम समय में अच्छी मात्रा में प्रगति करना संभव है यदि आपके पास शुरू करने से पहले एक गेम प्लान और कुछ लक्ष्य हैं। बस एक जगह से शुरू करें और इसे जारी रखें, और जल्द ही आप जो परिणाम देखेंगे, उन्हें देखकर आप चकित रह जाएंगे।
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