मुझे आपको यह बताने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि आपने इसे हर समाचार में, हर टीवी चैनल पर और हर पर देखा है पिछले कुछ वर्षों में आप जिस खाने की मेज के संपर्क में आए हैं: हर कोई उनके प्रति जुनूनी है स्मार्टफोन्स। उन्होंने हमारे संवाद करने के तरीके को बदल दिया है, और हम अधिक से अधिक ओर बढ़ रहे हैं टेक्स्टिंग, "पिंगिंग," "स्लैकिंग" या "जी-चैटिंग" हमारे सहयोगी।
जबकि हमने सीखा कि कैसे लिखना है a पत्र ग्रेड स्कूल में, फिर अत्यधिक अभ्यास (और थोड़ा सा रिक्रॉलिंग) के माध्यम से एक ईमेल लिखना सीखा, हम एक पाठ कैसे लिख सकते हैं जो काम के लिए ठीक है? या, अधिक पसंद है, हमें कैसे करना चाहिए नहीं एक पाठ लिखें? यदि आप निम्न में से कोई भी कार्य कर रहे हैं, तो आप पेशेवर पाठ संदेश के सुनहरे नियमों का पालन नहीं कर रहे हैं - और यह आपके प्रतिनिधि को नुकसान पहुंचा सकता है।
1. अनुमति नहीं मांग रहा
किसी के सेलफोन पर संदेश भेजने से पहले, आपको उनसे आगे बढ़ने के लिए कहना चाहिए - खासकर अगर यह एक व्यक्तिगत नंबर है। आपके पहले पाठ को फिर से पुष्टि करनी चाहिए कि आपने पूछा है (उदाहरण: "हाय सारा, यहाँ वह पाठ है जिसका मैंने वादा किया था" या "हाय मार्क, मैं आज हमारी बातचीत पर अनुवर्ती कार्रवाई करना चाहता था, क्या यह संख्या अभी भी ठीक है?")।
2. तत्काल प्रतिक्रिया की अपेक्षा
जबकि आप टेक्स्टिंग को इंस्टेंट मैसेंजर की तरह मान सकते हैं, हर कोई टेक्स्ट मैसेज का उसी तरह से जवाब नहीं देता है। यदि आपको तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता है, तो उस व्यक्ति को कॉल करने का प्रयास करें या कोशिश करें ईमेल भेजना विषय पंक्ति में "तत्काल" के साथ। एहतियात के तौर पर, किसी से टेक्स्ट पर कुछ पूछने की प्रतीक्षा न करें (या वास्तव में किसी पर भी संचार चैनल) एक समय सीमा से ठीक पहले। अगर आपको लगता है कि आपको किसी के साथ कई बार फॉलो-अप करने की आवश्यकता होगी, तो बातचीत को ईमेल पर ले जाने पर विचार करें।
3. बहुत अधिक इमोजी का उपयोग करना
जबकि इमोजी बहुत मज़ेदार हैं, काम की बातचीत में बहुत अधिक उपयोग करना - विशेष रूप से किसी ऐसे व्यक्ति के साथ जो आप कार्यालय में करीबी नहीं हैं - यह प्रभावित कर सकता है कि वे आपको एक पेशेवर के रूप में कैसे देखते हैं। आपके द्वारा गैर-पेशेवर प्रकाश में देखे जाने वाले जोखिम को कम करने के लिए, स्माइली चेहरों के उपयोग में कटौती करें।
4. अत्यधिक व्याकरण और वर्तनी की गलतियों की अनुमति देना
जबकि टेक्स्ट मैसेजिंग निश्चित रूप से एक श्वेत पत्र की तुलना में आकस्मिक है, पेशेवर टेक्स्ट मैसेजिंग वार्तालाप आलसी वर्तनी और व्याकरण के लिए जगह नहीं है। पाठ संदेश जिसमें गलतियों का एक समूह होता है, स्पष्ट संचार कौशल की कमी और आपकी ओर से विवरण पर ध्यान देने की ओर इशारा करता है, चाहे वह कितना भी हानिरहित क्यों न हो। भेजने से पहले अपने संदेशों को दोबारा जांचना सुनिश्चित करें, और यदि आपके प्रूफरीड से कोई गलती हो जाती है तो तारांकित स्पष्टीकरण भेजें।
5. अनुचित समय पर संदेश भेजना
चूंकि टेक्स्ट मैसेजिंग वार्तालापों को अक्सर ईमेल श्रृंखला की तुलना में अधिक अंतरंग के रूप में देखा जाता है, सामान्य कामकाजी घंटों के दौरान टेक्स्ट करने का प्रयास करें (शुरू करने के लिए एक अच्छी जगह: सुबह 8 बजे से शाम 7 बजे तक)। यदि आपको कार्यालय समय से पहले या बाद में संदेश भेजने की आवश्यकता है, तो संदेश की शुरुआत में स्पष्ट करें कि आप संदेश क्यों भेज रहे हैं, सुबह के बजाय।
6. टेक्स्ट के लंबे ब्लॉक भेजना
टेक्स्ट मैसेजिंग के बारे में अद्भुत बात? यह संक्षिप्त है। यदि आपको एक संदेश भेजने की आवश्यकता है जो कुछ वाक्यों से अधिक है, तो ईमेल शायद सबसे अच्छा मार्ग है। कोई भी पाठ की एक दीवार के माध्यम से स्क्रॉल नहीं करना चाहता है और यह समझने की कोशिश करता है कि यह क्या कह रहा है - और इतनी अधिक सामग्री के लिए प्रतिक्रिया पाठ करना और भी अधिक कष्टप्रद है!
7. संवेदनशील जानकारी भेजना
व्यावसायिक पाठ संदेश सभी सीमाओं के बारे में है। नतीजतन, संवेदनशील जानकारी भेजना कोई मना नहीं है - चाहे आप व्यवसाय के बारे में गोपनीय जानकारी के बारे में बात कर रहे हों या अपने बारे में संवेदनशील जानकारी के बारे में बात कर रहे हों। एक कर्मचारी की तरह जानकारी वेतन, क्लाइंट का अनुबंध मूल्य या अन्य संभावित गोपनीय जानकारी टेक्स्ट पर नहीं भेजी जानी चाहिए। इसी तरह, पेशेवर टेक्स्ट मैसेजिंग वार्तालापों में अपने बारे में व्यक्तिगत जानकारी साझा नहीं की जानी चाहिए। आप कभी नहीं जानते कि कौन सूचनाएं पढ़ रहा है — या कौन स्क्रीनशॉट प्राप्त कर रहा है।
यह लेख मूल रूप से पर दिखाई दिया फेयरीगॉडबॉस। सबसे बड़े के रूप में आजीविका महिलाओं के लिए समुदाय, फेयरीगोडबॉस लाखों महिलाओं को करियर कनेक्शन, सामुदायिक सलाह और कंपनियों द्वारा महिलाओं के साथ व्यवहार करने के तरीके के बारे में कठिन जानकारी प्रदान करता है।
