Certains jours, je déteste ma boîte de réception. Je suis sûr que vous pouvez sympathiser. Comme vous, je (et toutes les autres femmes d'affaires) reçois un 124,5 e-mails en moyenne un jour. Pourtant, malgré le fait que nous soyons tous collés à notre écran, notre e-mail l'étiquette semble s'être lentement désintégrée. J'ai vu des e-mails qui non seulement contenaient des erreurs bâclées, mais dans certains cas étaient carrément grossiers - ou pire, trop décontractés. Même des erreurs apparemment inoffensives s'accumulent et, dans certains cas, peuvent avoir de graves conséquences.
J'ai décrit quelques règles de base de l'étiquette pour garantir que vos communications électroniques correspondent à votre image professionnelle.
1. Utilisez une salutation professionnelle
Certes, chaque culture d'entreprise est différent, mais une salutation polie et légèrement formelle est toujours appropriée. Utiliser des mots comme « hé » ou « yo » n'est pas professionnel, peu importe qui est le destinataire. Au lieu de cela, utilisez « salut », « bonjour », « bonjour/après-midi » ou, pour être encore plus formel, « cher ».
2. Utilisez « répondre à tous » de manière appropriée
Les e-mails de groupe peuvent vous faire gagner du temps car tout le monde est inclus dans les mises à jour du projet ou tout ce que vous envoyez. Malheureusement, les discussions de groupe peuvent également devenir incontrôlables et se transformer en sujets distincts dont tout le groupe n'a pas besoin de faire partie. Réfléchissez à deux fois avant d'appuyer sur répondre à tous pour déterminer si tout le monde a vraiment besoin d'être mis en boucle.
3. N'utilisez pas de surnoms
Raccourcir le nom de quelqu'un (si on ne vous a pas dit qu'il/elle le préfère) est trop désinvolte, présomptueux et, dans certains cas, peut sembler humiliant. Je m'appelle Tiffany. À moins que je ne vous connaisse personnellement, il n'est pas approprié de m'appeler "Tiff".
4. Évitez d'utiliser l'humour
L'humour ne fonctionne pas souvent dans les e-mails. Ce qui est drôle pour une personne peut être offensant pour les autres ou, pire encore, pourrait être interprété à tort comme sarcastique ou caustique.
5. Répondre dans les délais
Même si nous sommes collés à nos claviers, inutile de prendre l'otage de votre boîte de réception. Si un e-mail vous parvient en priorité élevée et que vous savez que vous aurez besoin de plusieurs heures (voire jours) pour le traiter, répondez immédiatement pour accuser réception de la demande. Les e-mails qui traînent et accumulent de la poussière dans votre boîte de réception peuvent donner aux gens l'impression que vous êtes débordé ou que vous ignorez leurs demandes. Les e-mails non lus peuvent également signifier des délais non respectés.
6. Relisez votre message
La facilité de la vérification orthographique signifie que beaucoup d'entre nous s'y fient pour détecter les fautes d'orthographe, ce qui ne vous amène qu'à mi-chemin. Considérez l'œuvre « publique ». Si vous vous trompez et sautez accidentellement la lettre « L », le mot est toujours correctement orthographié mais a un sens totalement différent! C'est aussi une bonne idée de vérifier les mots manqués ou les mots qui sonnent de la même manière mais qui sont orthographiés (et signifient) quelque chose de différent, comme « votre » et « vous êtes ».
7. N'oubliez pas la pièce jointe
C'est facile à éviter. Si vous tapez le mot « pièce jointe » ou « pièce jointe » dans le corps de votre e-mail, Outlook vous demandera s'il semble que vous ayez oublié de joindre quelque chose. Une façon de réduire cette erreur est de commencer votre note par "dans la pièce jointe..."
8. Évitez d'utiliser toutes les majuscules
Toutes les lettres majuscules utilisées dans un e-mail peuvent apparaître comme un affront à vos destinataires. Si quelque chose est vraiment important, dites-le ou utilisez plutôt des caractères gras ou soulignés pour mettre en évidence un point ou une phrase clé.
9. Envisagez un appel
Si vous avez beaucoup de choses à dire dans votre e-mail, il peut être plus efficace de simplement prendre le téléphone ou de planifier un appel. Non seulement un appel téléphonique permet de gagner du temps, mais il peut également éviter toute mauvaise interprétation de votre message. Après l'appel, documentez les points convenus ou les tâches de suivi avec un e-mail concis.
10. Inclure une salutation de clôture
Semblable au point un, c'est juste une bonne pratique d'inclure une salutation de clôture. Pensez au dernier e-mail que vous avez reçu où la note vient de se terminer brusquement. Il y a de fortes chances que cela ressemble moins à une note qu'à un ordre.
N'oubliez pas que le courrier électronique, comme toute autre forme d'entreprise la communication, est le reflet direct de votre professionnalisme. S'assurer que votre étiquette de courrier électronique est correcte montre à vos collègues que vous êtes réfléchi, poli et rapide dans les échanges en ligne.
Cet article a été initialement publié sur Féegodboss. En tant que plus grande communauté de carrière pour les femmes, Fairygodboss fournit à des millions de femmes des relations professionnelles, des conseils communautaires et des informations difficiles à trouver sur la façon dont les entreprises traitent les femmes.
