À quelle fréquence oubliez-vous (ou perdez-vous) une facture importante? Puis tu finis par gaspiller de l'argent sur les frais de retard - sans parler de l'anxiété qui accompagne une telle désorganisation. Voici dix conseils pour organiser vos factures et simplifier le paiement de vos factures !
Organisez vos factures
Gardez vos factures en attente ensemble, dans une zone désignée.
Dès que votre courrier arrive, ou à l'heure de tri du courrier que vous avez désignée, triez le courrier en séparant vos factures en attente de tous vos autres courriers. Une fois le tri terminé, placez immédiatement vos factures en attente dans une enveloppe, une pochette ou un panier Factures en attente.
Ne séparez pas chaque facture en attente dans un dossier séparé.
Quoi que vous fassiez, ne mettez pas votre facture de services publics dans un dossier, votre facture d'assurance automobile dans un autre dossier et votre facture de cotisations dans un autre. Toutes les factures en attente doivent être réunies dans une enveloppe, une pochette ou un panier afin qu'elles puissent être payées sans avoir à chercher 10 endroits différents pour les trouver.
Mon mari et moi utilisons un livre de poche Bill Paying qui contient environ 20 Pocket Folders. Toutes nos factures en attente sont réunies dans le tout premier dossier de poche. Toutes les factures/reçus payés sont ensuite classés dans les dossiers de poche catégorisés individuels qui suivent. Ce système fonctionne comme un rêve pour nous.
Désignez 2 à 4 jours réguliers par mois pour payer vos factures.
Quatre-vingt-dix-neuf pour cent du temps, vous n'avez pas à abandonner tout ce que vous faites lorsque vous recevez une facture par la poste pour la payer immédiatement. Désignez 2 à 4 jours par mois et payez toutes vos factures ces jours-là. Mon mari et moi payons nos factures les 8 et 22 de chaque mois. Vous pouvez faire de même, ou peut-être souhaiterez-vous payer les factures en attente un jour par semaine, par exemple tous les vendredis.
Payez vos factures au même endroit et conservez toutes vos fournitures de paiement de factures ensemble.
Afin d'accélérer vos efforts de paiement de factures, payez toujours vos factures au même endroit, que ce soit votre bureau, la table de la cuisine, etc. Où qu'elle se trouve, cette zone doit être équipée de vos factures, chéquier, enveloppes, timbres, stylos, crayons, calculatrice, ruban adhésif, agrafeuse et étiquettes d'adresse de retour. Si vous n'avez pas de tiroirs pour ranger vos fournitures, procurez-vous une petite boîte en plastique, ou même une boîte à chaussures, et gardez tout à l'intérieur.
Enregistrez immédiatement vos factures payées.
Dès que vous payez chaque facture, enregistrez immédiatement le paiement dans votre registre de chèques ou dans le registre des logiciels informatiques. N'attendez pas plus tard car si vous le faites, il y a de fortes chances que vous oubliiez. Et une fois que vous oubliez, vous devrez perdre du temps et de l'argent plus tard à gérer les frais de compte à découvert.
Placez les factures/reçus payés dans un livret de poche pour le paiement des factures ou dans des dossiers catégorisés.
Une fois que vous avez payé vos factures, marquez votre copie ou section de la facture avec la date de paiement, le numéro de chèque et le montant payé. Ensuite, classez chacun dans la poche appropriée de votre dossier de paiement de factures, avec une poche pour chacun; c'est-à-dire Utilitaires, Assurances, MasterCard, Visa, etc.) ou dans des dossiers catégorisés dans votre classeur.
Organiser vos chèques annulés et vos relevés de compte courant.
Chaque mois, vous recevrez de votre banque des relevés de compte courant et éventuellement des chèques annulés. Placez-les immédiatement dans un dossier jusqu'à ce que votre date mensuelle désignée se déroule pour rapprocher votre compte courant. Ensuite, conservez tous vos relevés et chèques annulés dans un dossier pour l'année. Vous devrez peut-être les récupérer plus tard pour votre comptable lorsque la saison des impôts approche.
Soit dit en passant, tous les relevés bancaires et/ou chèques annulés datant de plus d'un an peuvent être stockés dans une zone différente de celle de vos fichiers actuels. Vous pouvez également envisager de vérifier auprès de votre comptable pour déterminer combien de temps il vous suggère de conserver ces informations.
Condensez vos cartes de crédit.
Plus vous avez de cartes de crédit, plus il sera difficile de les organiser et plus il vous faudra de temps pour payer vos factures. Dans la mesure du possible, condensez vos nombreuses cartes de crédit en 2 ou 3 cartes de crédit et débarrassez-vous du reste.
Préparez au préalable des enveloppes pour les factures récurrentes.
Pour les factures récurrentes, telles que les paiements d'hypothèque, de loyer ou de prêt, vous gagnerez beaucoup de temps en préparant à l'avance un tas d'enveloppes pour chacune. Par exemple, disons que vous devez payer le loyer chaque mois. Faites une année d'enveloppes avec le nom et l'adresse postale de votre propriétaire, votre adresse de retour et un timbre. De cette façon, tout sera prêt pour aller chaque mois. Il vous suffit d'écrire un chèque, de le placer dans l'enveloppe préparée et de le poster.
Simplifiez-vous encore plus avec un logiciel de gestion d'argent bon marché.
Si vous payez vos factures manuellement, vous pouvez envisager d'acheter un logiciel de gestion de l'argent peu coûteux. Mon mari et moi utilisons Quicken. C'est un jeu d'enfant à mettre en place et réduit le temps qu'il nous faut pour payer nos factures de plus de 50 %. De plus, c'est un excellent gain de temps au moment des impôts car il organisera automatiquement tous vos revenus et dépenses, avec une impression, prête pour votre comptable.
Plus de conseils d'organisation
- Les experts parlent: les moyens les plus simples d'organiser votre bureau à domicile
- Conseils d'organisation: Désencombrer pour une maison saine
- Stratégies de gain de temps pour la tenue des dossiers, le paiement des factures
