Vous avez revérifié tous les détails. La salle de banquet est réservée, le traiteur travaille sur un menu spécial et les compositions florales ont été commandées. Mais votre travail n'est pas encore tout à fait terminé. Votre événement bien planifié pourrait se solder par un échec si vous négligez le détail le plus important: faire passer le mot. Voici quelques idées pour stimuler votre imagination.
Accrocheurs d'attention
Les médias reçoivent des centaines de communiqués de presse chaque semaine. Alors que vous essayez de susciter l'intérêt des journalistes, des éditeurs et des producteurs, envisagez d'envoyer un communiqué qui sort de l'ordinaire.
"Pour annoncer de nouveaux produits ou des événements spéciaux, j'ai envoyé des communiqués scotchés à une ampoule, avec les mots « Nous avons une nouvelle idée » à l'extérieur », a déclaré Mike DeHart, un spécialiste du marketing qui vit à Asheville, NC.
« Envoyez une balle de golf noire, avec des insignes en or et un tee en or, annonçant un tournoi de golf-bénéfice », a déclaré Kay Pinkerton, spécialiste des relations publiques. «Les membres des médias qui y assistent peuvent participer à une tombola pour le dîner et recevoir une interview exclusive avec un géant de l'entreprise qui est lié au tournoi. J'ai travaillé pour Hunt Oil Company, qui a parrainé le Byron Nelson Golf Classic. C'est ce qui m'a fait penser à cette idée folle.
Pensez visuellement
Si vous essayez d'inciter la chaîne de télévision locale à faire connaître votre événement, organisez des possibilités de vidéo active. Les rédacteurs en chef des salles de rédaction télévisées sont constamment à la recherche d'articles susceptibles de générer des vidéos passionnantes.
Steven Spenser, président de Praxis Communications à Seattle, déclare que le chapitre du Kentucky de l'American L'Association pulmonaire avait besoin de promouvoir un programme d'une journée sur l'asthme mettant en vedette la star de la piste olympique Jackie Joyner-Kersee. Il a recommandé de mettre Joyner-Kersee avec des enfants asthmatiques. Une idée comportait une course autour d'un parc ou d'une piste d'école.
Les organisateurs avaient prévu que Joyner-Kersee déjeune avec un groupe restreint de personnalités de la communauté. Après cela, elle parlerait à un groupe de personnel scolaire sur l'importance de reconnaître l'asthme chez leurs élèves, puis lancer une après-midi santé équitable. La publicité pré-événement comprenait l'envoi de communiqués de presse aux médias locaux, la remise de brochures et d'affiches aux écoles, impression d'articles dans le bulletin d'information, distribution de t-shirts pour l'événement et organisation d'interviews lors d'une conversation télévisée/radio locale spectacles. Cependant, Spenser a encouragé le groupe à aller encore plus loin dans ses efforts publicitaires.
« Inviter des photographes de la télévision et de la presse écrite à couvrir la star olympique lors de son déjeuner ou de son allocution aux responsables de l'école entraînerait une couverture terne et statique. Le grand potentiel publicitaire d'un athlète impressionnant se réduirait à une tête parlante à un lutrin. Cela rend la télévision ennuyeuse », a déclaré Spenser. « Quel que soit votre plan, demandez aux médias de montrer le mouvement, l'activité, l'excitation. Pensez en termes de ce qui fait un bon événement spécial, pas comment utiliser votre attraction vedette pour transmettre des informations que n'importe qui d'autre pourrait faire aussi bien.
Soit mon invité
Faire connaître les événements ne se limite pas à contacter les médias. Pour de nombreux événements, vous souhaiterez créer une liste d'invités et envoyer des invitations personnalisées. Alors qu'une invitation formelle et gravée avec une carte de réponse est parfaite pour certaines occasions, d'autres nécessitent plus de créativité pour produire des résultats.
"Pour une innovation, nous avons envoyé l'invitation jointe à un jeune arbre dans un tube postal avec la suggestion que les gens plantent le arbre dans leur propre cour, ou venez à l'événement révolutionnaire et plantez l'arbre pour l'avenir des soins de santé dans l'Indiana », a déclaré Frederick C. Bagg, directeur des relations communautaires et du marketing au St. Francis Hospital and Health Centers à Indianapolis, IN.
Bagg a également eu l'idée humoristique d'inviter les médecins à l'inauguration d'une nouvelle unité d'obstétrique et de néonatologie. Vingt médecins ont reçu une couche jetable avec une invitation jointe et un baiser de Hersey déballé à l'intérieur. "Les médecins sont un groupe exceptionnellement difficile à obtenir pour répondre à une invitation", a déclaré Bagg. “Nous en avons reçu 16 ou 17 pour le petit-déjeuner et la visite.”
Connectez-vous
Envisagez de créer une page Web pour faciliter vos efforts de publicité. Vous pouvez fournir un accès facile aux informations sur l'événement, y compris l'emplacement, les directions, les activités programmées et la façon de répondre, y compris l'inscription en ligne. Par exemple, de nombreux planificateurs de réunions de classe établissent des sites Web pour tenir les camarades de classe au courant des réunions à venir et pour publier des informations à jour sur leur vie.
Le courrier électronique est un autre moyen efficace de communiquer avec les personnes qui assisteront à votre événement. Envisagez d'établir une liste de discussion par courrier électronique pour votre groupe. Il existe plusieurs sites qui offrent des listes de diffusion gratuites. Un de ces sites se trouve à l'adresse www.egroups.com. L'avantage de créer votre propre liste de discussion est que vous envoyez un message et qu'il est automatiquement distribué à toutes les adresses e-mail de votre liste.
Pour l'événement impliquant Jackie Joyner-Kersee, Steven Spenser a recommandé de mettre la star de la piste sur un forum de discussion pour parler avec les enfants de la région qui souffrent d'asthme. Il a également suggéré une interview en ligne avec Joyner-Kersee pour attirer l'attention des journalistes férus du Web.
Parlez-en
Le bouche-à-oreille est généralement la meilleure publicité, et cela vaut également pour la publicité événementielle. Faire connaitre. Informez les gens de l'événement et rappelez-leur avec une note ou un appel téléphonique. Roger Snowdon, président de Media Magic à Fredericton, Nouveau-Brunswick, Canada suggère de faire une liste de qui sait qui au sein de votre organisation. « Attribuez-les à une liste privilégiée pour susciter l'intérêt et discuter », a déclaré Snowdon. «Nous l'avons fait en réunissant une équipe et en travaillant les téléphones pendant un week-end. Dans ce cas, il s'agissait d'un événement politique, mais les mêmes méthodes pourraient également être utilisées pour de nombreux autres événements. »
Essayé et vrai
Ne négligez pas les options de publicité éprouvées. S'il s'agit d'un événement communautaire, vous pouvez envoyer des annonces d'intérêt public dans les journaux, les guides d'achat, la télévision et la radio. D'autres idées incluent :
- Affiches
- Bannières de rue
- Circulaires
- Peinture de trottoir
Une combinaison de stratégies publicitaires se traduira par le plus grand succès pour votre événement. N'oubliez pas d'être créatif et de vous amuser. Alors soyez fier de produire l'un des événements les plus fréquentés et les mieux exécutés de la ville.
En savoir plus sur l'organisation d'événements et de fêtes
- 10 conseils pour organiser une fête de quartier exceptionnelle
- Calendrier de planification de fête
- Comment planifier une fête: instructions étape par étape
