Si vous n'avez pas de système pour traiter vos e-mails, votre boîte de réception peut rapidement et facilement devenir incontrôlable. Heureusement, avec plusieurs fonctions de recherche, trouver un e-mail n'est pas impossible; Cependant, il est judicieux d'organiser l'afflux d'e-mails avant que le nombre inondant votre boîte de réception ne devienne écrasant.
Avec beaucoup d'entre nous recevant des dizaines voire des centaines d'e-mails par jour, il est indispensable de développer un système pour y faire face. Voici quelques moyens simples d'éviter que les e-mails ne s'accumulent.
Jeter certains e-mails immédiatement après la lecture
Si vous avez lu un e-mail et que vous n'avez pas besoin de le relire ou de réagir, jetez-le immédiatement. Configurez également votre messagerie de manière à ce que la corbeille soit vidée régulièrement (ou, entrez-y toutes les semaines et videz-la manuellement).
Gardez à l'esprit que nous n'avons pas besoin de lire chaque e-mail immédiatement. Si vous vous sentez distrait par votre e-mail, ne gardez pas le vôtre ouvert; Prévoyez plutôt trois à cinq heures d'enregistrement au cours de votre journée de travail.
Laissez les e-mails qui nécessitent une action dans votre boîte de réception
Si un e-mail doit recevoir une réponse ou nécessite une action, laissez-le dans votre boîte de réception comme rappel. Pour les plus importants, définissez des drapeaux afin qu'ils ne se perdent pas dans le remaniement. (Bien que cela soit moins probable étant donné que votre boîte de réception sera bientôt plus rationalisée !)
Ensuite, décidez d'un délai standard pour les e-mails restant dans votre boîte de réception - peut-être une semaine à un mois. À la fin de chaque semaine, parcourez votre boîte de réception et assurez-vous que la réponse ou l'action est terminée, afin de pouvoir supprimer l'e-mail de votre boîte de réception.
Classez les autres e-mails rapidement
S'il y a des e-mails sur lesquels vous avez agi mais auxquels vous devrez vous référer à l'avenir, classez-les dans les dossiers appropriés. Vous devrez réfléchir au type de système de dossiers qui vous conviendra le mieux. Il est facile pour les e-mails classés de devenir rapidement incontrôlables, alors envisagez de créer des dossiers subdivisés par date afin de pouvoir facilement supprimer des dossiers entiers qui ne sont plus opportuns. Il existe également des outils de messagerie qui vous permettent de classer les e-mails entrants directement dans un dossier - envisagez de le configurer si vous pensez que cette fonction vous sera très utile de la manière dont vous travail.
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