Courrier non lu
Si vous êtes comme moi, vous sautez des e-mails moins importants et finissez par laisser un numéro non lu. Tout d'un coup, votre boîte de réception indique que vous avez des centaines de messages. Ne paniquez pas. Cliquez pour voir tous les messages « non lus » à la fois et les parcourir. Il y a de fortes chances que si vous ne les avez pas encore lus, ils peuvent être supprimés. Jetez un coup d'œil rapide à tous les e-mails importants envoyés par vos amis, votre famille ou vos collègues. Une fois que vous les avez éliminés, appuyez sur « tout sélectionner », puis sur « supprimer ». Vous n'aurez plus aucun message non lu en quelques minutes.
Dossiers d'archives
Les dossiers sont essentiels pour organiser votre boîte de réception. Tout comme lorsque vous classez physiquement des documents, les dossiers de courrier électronique vous permettent d'accéder facilement à vos messages plus tard. J'ai des dossiers pour les factures et les finances, les mots de passe, les reçus, la famille, les amis et même un pour mes prochaines vacances. Dans Microsoft Outlook, placer un e-mail dans un dossier le supprimera automatiquement de votre boîte de réception générale. Dans Gmail, vous pouvez cliquer sur « archiver » pour qu'il n'apparaisse que dans ce dossier. Si vous ne pouvez pas décider dans quel dossier placer un e-mail, ajoutez-le à plusieurs dossiers. Sortez-le simplement de votre boîte de réception !
Dossiers d'actions
Pour les éléments que vous devez suivre, créez des dossiers d'action vers lesquels vous pouvez toujours vous tourner. Créez un dossier « à faire » lorsque vous devez vous rappeler de suivre une action. Un dossier « à répondre » vous aidera à rationaliser vos réponses par e-mail. « En attente d'une réponse » est utile lorsque vous devez vous rappeler de faire un suivi si ce n'est pas le cas.
Se désabonner
Il y a de fortes chances que vous supprimiez un grand nombre d'e-mails, provenant des magasins où vous avez fait vos achats, des événements auxquels vous avez participé ou des organisations que vous avez soutenues. Commencez à vous désabonner sans pitié, ce qui réduira considérablement le nombre d'e-mails indésirables.
Prendre le temps
Votre première tentative de désencombrement de votre boîte de réception prendra un certain temps, alors prévoyez quelques heures pour arriver à la case départ. Une fois que vous y êtes, les experts suggèrent de réserver un certain temps chaque jour pour traiter votre courrier électronique afin qu'il ne devienne plus incontrôlable.
Maintenir
Une fois que vous avez organisé votre courrier électronique, le maintenir est la partie la plus facile. Effectuez une action avec chaque e-mail qui entre dans votre boîte de réception, que ce soit pour le supprimer, le mettre dans un dossier d'archivage ou l'ajouter à un dossier d'action. Gardez le contrôle et vous ne serez plus jamais confronté à l'encombrement de la boîte de réception.
