Il est 10h50 et votre Blackberry vient de vous rappeler une réunion prévue à 11h00. Vous avez dix minutes pour vous préparer et vous ne savez pas par où commencer! Pas besoin de s'inquiéter, voici quelques conseils pour vous aider à vous préparer et à être à l'heure.
Connaître les bases
Rappelez-vous les cinq W et le H - qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment - de l'école primaire? Ce sont également des ingrédients clés pour réussir et se préparer à toute réunion de dernière minute.
Qui
A qui s'adresse la rencontre? La réunion concerne-t-elle la haute direction, le niveau du personnel, les RH, etc.? Connaissez votre public, afin de pouvoir présenter le matériel en fonction du groupe de personnes présentes.
Quoi
De quoi parle la réunion? Quel est le message que vous essayez de faire passer? Comprenez le but de la réunion, afin de vous assurer que le message est transmis correctement. Consultez l'ordre du jour de la réunion, examinez les notes et les e-mails pertinents et esquissez un plan simple.
Lorsque
On sait quand, dans dix minutes! Mais quand le public doit-il utiliser ces informations? Si les informations peuvent être fragmentées, vous pouvez mieux vous préparer pour ce qui est important maintenant.
Où
Où est le lieu de la réunion? C'est vital car la logistique du lieu déterminera l'humeur du public. S'il fait chaud, les gens peuvent avoir trop chaud et se fatiguer facilement, d'où la nécessité de relayer l'information rapidement.
Pourquoi
Pourquoi cette réunion a-t-elle lieu et pourquoi est-elle dans dix minutes? Le manque de temps pourrait être dû à la nature de la réunion - l'information doit être relayée maintenant et pas plus tard. Connaître le pourquoi aidera également à exprimer l'urgence au public et à mieux préparer votre message.
Comment
Comment allez-vous relayer l'information? PowerPoint, documents ou par une présentation de vous seul? Si c'est dans dix minutes, vous n'aurez peut-être pas le temps pour du matériel supplémentaire, mais au moins avoir une copie imprimée de l'ordre du jour peut vous aider à faire passer votre message.
Rayonnez votre confiance
Surtout, n'oubliez pas votre confiance. Si vous avez l'air d'être prêt pour votre réunion, votre public vous croira très probablement. Avec les quelques minutes qu'il vous reste, lissez les mèches rebelles, appliquez du gloss, rentrez votre chemise et souriez. Votre confiance rayonnera de la rencontre quel que soit votre manque de préparation.
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