Ouvrir avec positivité
Peu importe à quel point vous êtes frustré par la situation dans laquelle vous vous trouvez, gardez à l'esprit que le représentant du service client avec qui vous avez affaire n'est pas la cause, alors approchez-la d'une manière gentille et calme. Commencer avec une attitude négative ou dominatrice ne rendra la situation plus agréable pour personne, et cela pourrait même retourner un représentant du service client qui pourrait autrement être de votre côté contre vous. Soyez donc ouvert et positif dans votre introduction.
Adoptez une approche personnelle
Bien que les faits de la situation soient ce qui est le plus important à transmettre, cela ne fait pas de mal d'ajouter une touche personnelle à votre explication. Si un produit endommagé a déçu un être cher le jour de son anniversaire ou si un article mal étiqueté vous a causé des problèmes au travail, expliquez la situation difficile dans laquelle vous vous êtes retrouvé. Nous avons tous été confrontés à des situations bouleversantes, et partager la vôtre pourrait permettre à un travailleur qui aurait autrement été hostile de s'identifier à vous. Laisser le représentant du service client vous voir comme une personne plutôt que comme un problème peut vous aider à obtenir le résultat que vous désirez.
Rester ferme si nécessaire
Si vous constatez qu'un représentant du service client a mal compris ou déforme vos propos, n'ayez pas peur d'être ferme. Rentrer à la maison et dire à quel point elle s'est trompée ne fera rien pour améliorer votre situation, alors utilisez votre énergie là où cela vous sera le plus utile – en clarifiant votre situation quand cela compte. Gardez simplement à l'esprit que perdre votre sang-froid ou élever la voix ne fonctionnera que contre vous. Alors restez calme et expliquez votre côté de la situation jusqu'à ce que le représentant comprenne parfaitement.
Ne pas régler
Lorsque vous demandez une meilleure offre ou que vous essayez de retourner un article défectueux, et que le représentant du service client est catégorique sur le fait que cela n'arrivera pas, n'abandonnez pas. Cette personne pourrait dire non pour toutes sortes de raisons. Il se peut qu'elle passe simplement une mauvaise journée et qu'elle n'ait pas envie de faire face au travail supplémentaire, ou qu'elle n'ait été embauchée que récemment et qu'elle ne se sente pas à l'aise de contourner les règles. Dans ce cas, réessayez le lendemain avec un autre vendeur ou rendez-vous dans un autre magasin si vous faites affaire avec une chaîne. Parfois, il suffit de trouver le bon représentant du service client pour obtenir les résultats que vous recherchez.
Demandez à voir le gérant
Si vous avez fait tout ce qui précède et que rien ne semble fonctionner, veuillez demander à parler au responsable. Faites-le avec respect, car le représentant du service à la clientèle racontera la situation à son responsable et vous voulez avoir l'air aussi positif que possible. La plupart des gérants veillent à ce que leurs clients soient satisfaits et que leur magasin ait une bonne réputation, donc si vous êtes un client de longue date, faites-le-leur savoir. Si vous racontez votre histoire à la responsable et qu'elle insiste sur le fait que rien ne peut être fait, vous pourriez très bien devez accepter la défaite, mais au moins vous pouvez être assuré que vous avez plaidé votre cause et fait tout ce que vous pourrait.
Restez calme tout au long
Bien que vous vous sentiez peut-être frustré et que le représentant du service client ne vous soit pas aussi utile que vous le souhaiteriez, gardez autant que possible la tête calme et équilibrée sur vos épaules. Vous ne savez pas quel genre de journée cette personne a eu ou pourquoi elle ne vous donne pas la réponse vous voulez tout de suite, alors faites de votre mieux pour être patient et respectueux avec l'espoir qu'elle viendra environ. Ces situations peuvent être difficiles pour toutes les personnes impliquées, mais vous pouvez maintenant vous sentir un peu plus préparé la prochaine fois que vous en rencontrerez une.
