Imaginez rencontrer un avocat pour la première fois, dont le bureau est un gâchis encombré - des papiers entassés partout dans le bureau, courrier et dossiers éparpillés sur la crédence, et une bibliothèque surchargée avec des piles de livres sur le dessus et sur le sol. Indépendamment de la compétence ou de la réputation réelle de cet avocat, votre première impression pourrait-elle être négative? Votre confiance en cet avocat pourrait-elle également être amoindrie? En affaires, les premières impressions sont importantes.
L'encombrement dans le lieu de travail va de simplement ennuyeux à presque paralysant et est toujours préjudiciable à la productivité. Un environnement de travail encombré projette également une image défavorable aux clients et aux associés. Quand le bureau devient un lieu de stockage plutôt qu'un espace de travail, il est temps de se réorganiser! Plusieurs facteurs contribuent à un espace de travail désorganisé, mais voici trois façons de combattre les saboteurs.
Obtenez un bon bureau
Cela ne signifie pas nécessairement une cher bureau — cela signifie celui qui vous convient et répond à vos besoins quotidiens. Vos habitudes de travail personnelles ainsi que vos activités professionnelles détermineront le style et la taille de bureau qui vous conviennent. Si vous consultez régulièrement des livres, des manuels ou des publications dans votre entreprise, un bureau avec une huche verticale aurait du sens. Vous pouvez garder les livres auxquels vous vous référez quotidiennement dans le clapier. Ils seront facilement accessibles, mais hors de votre espace de travail. Si les livres n'ont pas besoin d'être à portée de main, une bibliothèque séparée suffira et vous pouvez vous passer du clapier en faveur d'un espace de travail plat plus grand.
Si votre travail tourne autour de l'utilisation de l'ordinateur et que vous disposez d'un grand espace au sol, envisagez un bureau en forme de L. Vous pouvez garder votre ordinateur sur une section et avoir toujours un grand espace de travail sur l'autre. Cette configuration permet d'éviter de jongler avec deux priorités sur le même bureau. Un autre aspect intéressant d'un bureau en forme de L est l'espace supplémentaire que vous gagnez pour les outils de bureau tels que les porte-dossiers verticaux, les plateaux empilables, les paniers, les dossiers suspendus portables et votre téléphone. N'oubliez pas tout l'espace sur vos murs. Quand vous ne pouvez pas construire, construisez! Les étagères sont un moyen fantastique d'afficher des objets personnels, des récompenses et des photos tout en gardant votre espace de travail propre et fonctionnel.
Améliorez votre gestion du temps
Lorsque vous ne maîtrisez pas bien votre temps, vous vous retrouvez souvent pressé de faire avancer les choses et inévitablement, vous ne pouvez pas faire de votre organisation une priorité. Les papiers sont jetés sur le bureau "pour l'instant" et les magazines s'empilent sur la chaise ou le sol parce que vous n'avez pas le temps de les lire. L'un des moyens les plus simples de mieux utiliser votre temps est de repenser la durée réelle des tâches et de planifier en conséquence. Visualisez-vous en train d'accomplir une tâche du début à la fin et quelles actions vous devez entreprendre. Jusqu'à ce que vous soyez plus précis dans l'estimation, ajoutez 25 % au temps dont vous pensez avoir besoin pour accomplir une certaine tâche.
Une autre façon de réaliser le temps réel est de vous chronométrer pendant que vous faites différentes choses, comme payer des factures, équilibrer le chéquier ou aller au bureau de poste. Vous pourriez être surpris de découvrir combien de temps les choses prennent réellement. Prenez des notes sur la durée de chaque tâche afin de ne pas oublier de prévoir suffisamment de temps. Lorsque vous faites des courses entre les rendez-vous d'affaires, prévoyez toujours des circonstances inattendues telles que la circulation ou les longues files d'attente.
Purger ce papier
De nombreuses personnes accumulent du papier encombrant par peur de jeter quelque chose d'important ou par crainte qu'elles soient nécessaires plus tard. Le résultat est qu'ils finissent par tout garder et ne sont pas capables de discerner quelles choses ont une valeur présente ou future et lesquelles peuvent être jetées en toute sécurité.
La réalité est que 80 pour cent du papier économisé « au cas où » n'est plus jamais nécessaire; et si c'est le cas, il y a de très bonnes chances qu'il puisse être recréé ou obtenu à partir d'une autre source. Du courrier au fax en passant par les publicités et les notes de service, le papier est le principal facteur d'encombrement dans un environnement de bureau. Afin d'éviter une accumulation rapide de papier, un système de maintenance régulière du papier est une nécessité dans chaque bureau. N'oubliez pas que votre poubelle et votre broyeur sont vos amis.
Prendre des décisions plus rapidement
L'encombrement se produit lorsque vous retardez la prise de décision. Essayez de prendre l'habitude de prendre rapidement des décisions quant à la conservation du papier, du courrier et d'autres choses. Plus vite vous pourrez prendre des décisions en toute confiance, plus vite vous ferez avancer les choses tout au long de votre vie, ce qui évite les arriérés.
Gardez à l'esprit que s'organiser est un traiter plutôt qu'un événement, alors ne vous attendez pas à des miracles du jour au lendemain. Vous pouvez accélérer le processus en engageant de l'aide, comme un organisateur professionnel, qui travaillera à vos côtés et vous permettra de rester concentré.
Si vous envisagez de vous attaquer vous-même au projet de réorganisation, il est possible de faire beaucoup de progrès en relativement peu de temps si vous avez un plan de match et des objectifs en tête avant de commencer. Commencez simplement à un endroit et continuez, et bientôt vous serez étonné des résultats que vous verrez.
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