Luotamme sähköpostin tekemiseen liiketoimintaa tehokkaampaa, mutta jotkut asiat vain lisäävät taakkaa. Minkä näistä yrityksesi sähköpostiosoitteista olet tekemässä?
Oletko
töykeä sähköpostin lähettäjä?
Luotamme sähköpostiin tehostaaksemme liiketoimintaa, mutta jotkut asiat vain lisäävät taakkaa. Minkä näistä yrityksesi sähköpostiosoitteista olet tekemässä?
Sähköpostin anatomia
Kun kirjoitat sähköpostia, varmista, että käsittelet kaiken mahdollisimman selkeästi ja täydellisesti. Älä pyydä ihmisiä lukemaan rivien välistä tai seuraamaan tietoja, joita he tarvitsevat vastatakseen sinulle.
Jos joudut kirjoittamaan pitkän sähköpostiviestin, varmista, että erotat sen käyttämällä lihavoituja otsikoita ja luoteja tai numeroita, kun mahdollista.
Kieliopilla on väliä
Kieliopin ja oikeinkirjoituksen säännöt ovat olemassa sen varmistamiseksi, ettei kirjoitetussa sanassa ole väärinkäsitystä, joten älä vain käynnistä sähköpostia lukematta sitä uudelleen. Harjoittele kielioppisääntöjä, varmista, ettei mitään ole kirjoitettu väärin, äläkä käytä sanaa, ellet ole varma tiedät mitä se tarkoittaa - yrittäminen liian kovaa kuulostaa, kuten britit sanovat, "posh" voi olla tuhoisaa tuloksia.
Ole varovainen pikavalinnan kanssa. Voi olla OK, kun lähetät sähköpostia hyvin tuntemillesi ihmisille, mutta vältä sitä uusien yhteystietojen kanssa. BTW: n kaltaiset asiat ovat luultavasti kunnossa, jos vastaat puhelimestasi, mutta vältä LOL -tunnuksia ja hymiöitä.
Vastaaminen ja välittäminen
Älä vastaa mihinkään sähköpostiin ennen kuin olet lukenut koko viestin, mukaan lukien muiden vastaukset. Ellet ole sokeasti kopioitu tai sinun on tehtävä kommenttisi yksityisesti, vastaa aina kaikille, jos muita oli mukana.
Kun vastaat, varmista, että osoitat jokaisen kohteen. Jos useita ihmisiä esitti kysymyksiä, on hyödyllistä käsitellä ne kaikki yhdessä sähköpostissa. Jos joku tarvitsee paljon tietoa, on hyödyllistä vastata "riviin" vastaamalla hänen kommentteihinsa sähköpostinsa sisällä ja vaihtamalla fontti eri väriin.
- Varmista, että poistat kaikki tiedot, joita sinä tai alkuperäinen sähköpostin lähettäjä et ehkä halua muiden saavan.
- Onko sinun poistettava sähköpostiosoitteet edelleenlähetyksen "to" - tai "from" -riveiltä?
- Onko sinun poistettava jonkun yhteystiedot allekirjoituksesta?
- Paljastivatko he mahdollisesti arkaluonteisia tietoja? Tämä voi sisältää mitä tahansa yksityisistä tuotetiedoista tai hinnoittelusta henkilökohtaisiin tietoihin.
- Sanoivatko he (tai sinä) jotain negatiivista jostain? Vaikka et lähettäisi edelleen kyseiselle henkilölle, poista se.
Ja onko meidän todella sanottava, että sinun ei pitäisi välittää vitsejä, meemejä, söpöjä asioita tai poliittista retoriikkaa liikekontakteille?
Sähköpostin lisäominaisuudet: liitteet ja allekirjoitukset
Sähköpostin lisäosat voivat olla yksi sähköpostin ärsyttävimmistä osista, jos ne tehdään väärin. Yli 8 megatavun liitteet tulee ladata Dropbox- tai Box -kaltaiseen palveluun, jotta ne eivät esty. Useita liitteitä tulee laittaa kansioon ja vetää vetoketjulla.
Määritä aina allekirjoitus automaattisesti sekä tietokoneellesi että puhelimeesi ja varmista, että se on allekirjoitettu solusi sanoo niin, jos tapahtuu outo automaattinen korjausvirhe tai selittää miksi se on niin lyhyt vastaus. Sen tulisi sisältää:
- Koko nimesi
- Koko otsikkosi
- Osoitteesi, jos olet tiilirakennus
- Puhelinnumerosi, mukaan lukien laajennukset ja matkapuhelin, jos haluat ihmisten saavan sen
- Sähköpostiosoitteesi (valinnainen)
- Verkkosivustosi osoite
- Kaikki muut linkit, joita haluat ihmisten käyttävän (sosiaalinen media, blogi jne.)
Mitä tulee kuviin, kuten valokuviin, logoihin ja taustoihin, vähemmän on enemmän. Ne voivat pilata sähköpostisi näkymisen joidenkin ihmisten sähköpostiohjelmissa. Ja kaikki muu kuin huomaamaton (pieni) logo näyttää usein vain juustoiselta.
Kultainen sääntö
Noudata aina Kultaista sääntöä sähköpostiviestinnässä. Kirjoita, millaisia sähköpostiviestejä haluat saada. Kuka tietää? Ehkä joku oppii sinulta jotain.
Kerro meille
Mitkä ovat sähköpostisi lemmikkikohtaukset? Ääni pois alla olevista kommenteista.
Lisää sähköpostin käytöstä hyvin
Työskentelevä äiti 3.0: 5 askelta parempiin sähköposteihin
Tulevan morsiamen opas sähköpostin järjestämiseen
Puhdista postilaatikkosi keväällä
