Jos sinulla ei ole järjestelmää sähköpostien käsittelyyn, postilaatikkosi voi nopeasti ja helposti päästä käsistä. Onneksi useiden hakutoimintojen avulla sähköpostin löytäminen ei ole mahdotonta; on kuitenkin järkevää järjestää sähköpostivirrat ennen kuin postilaatikkosi tulvien määrä tulee ylivoimaiseksi.
Koska monet meistä saavat päivittäin kymmeniä tai jopa satoja sähköpostiviestejä, järjestelmän käsitteleminen on välttämätöntä. Seuraavassa on muutamia yksinkertaisia tapoja, joilla voit estää sähköpostien kasaantumisen.
Hylkää tietyt sähköpostit heti lukemisen jälkeen
Jos olet lukenut sähköpostiviestin eikä sinun tarvitse lukea sitä uudelleen tai toimia sen mukaan, siirrä se roskakoriin välittömästi. Määritä myös sähköposti niin, että roskakori tyhjennetään säännöllisesti (tai mene viikoittain ja tyhjennä se manuaalisesti).
Muista, että meidän ei tarvitse lukea jokaista sähköpostia heti. Jos huomaat, että sähköpostisi häiritsee sinua, älä pidä viestiäsi auki; sen sijaan ajoita kolmesta viiteen sisäänkirjautumisaikaa työpäivän aikana.
Jätä toimenpiteitä vaativat sähköpostit postilaatikkoosi
Jos sähköpostiin on vastattava tai se vaatii toimia, jätä se muistutukseksi postilaatikkoosi. Aseta erityisen tärkeille liput, jotta ne eivät eksy sekoitukseen. (Tämä on kuitenkin epätodennäköisempää, kun postilaatikkosi tulee pian virtaviivaisemmaksi!)
Päätä sitten tavallinen määräaika postilaatikkoosi jääville sähköposteille - ehkä viikosta kuukauteen. Käy jokaisen viikon lopussa postilaatikkosi läpi ja varmista, että vastaus tai toiminto on valmis, jotta voit poistaa sähköpostin postilaatikostasi.
Poista muut sähköpostit nopeasti
Jos sinulla on sähköpostiviestejä, joihin olet toiminut, mutta joihin sinun on viitattava tulevaisuudessa, tallenna ne asianmukaisiin kansioihin. Sinun on mietittävä, minkä tyyppinen kansiojärjestelmä toimii sinulle parhaiten. Lähetetyt sähköpostit ovat helposti hallitsemattomia, joten harkitse kansioiden luomista, jotka on jaettu päivämäärän mukaan, jotta voit helposti poistaa kokonaisia kansioita, jotka eivät enää ole ajankohtaisia. Jotkin sähköpostityökalut mahdollistavat myös saapuvien sähköpostien arkistoinnin suoraan kansioon - harkitse tämän määrittämistä, jos sinusta tuntuu, että tämä toiminto palvelee sinua hyvin sillä tavalla, jolla sinä työ.
Lisää vinkkejä uraan
Kuinka löytää mentori
Kuinka lopettaa työ luokan kanssa
Mitä tehdä, kun sinut on erotettu
