Kuvittele tapaavasi asianajajan ensimmäistä kertaa, jonka toimisto on sotkuinen sotku – paperit on kasattu kaikkialle työpöytä, sähköpostit ja tiedostot hajallaan credenzalla ja ylikuormitettu kirjahylly pinoineen kirjoja päällä ja päällä lattia. Riippumatta asianajajan todellisesta taidosta tai maineesta, voiko ensivaikutelmasi olla negatiivinen? Voisiko sinunkin luottamuksesi asianajajaan heiketä? Liiketoiminnassa ensivaikutelma on tärkeä.
Sotkua työpaikka vaihtelee pelkkää ärsyttävästä melkein lamauttavaan ja on aina haitallista tuottavuudelle. Sekava työympäristö heijastaa myös asiakkaille ja yhteistyökumppaneille epäsuotuisan kuvan. Kun työpöydästä tulee säilytyspaikka työtilan sijaan, on aika järjestää uudelleen! Useat tekijät vaikuttavat epäjärjestyneeseen työtilaan, mutta tässä on kolme tapaa taistella sabotoijia vastaan.
Hanki hyvä työpöytä
Tämä ei välttämättä tarkoita a kallis työpöytä – se tarkoittaa sitä, joka sopii sinulle ja vastaa päivittäisiin tarpeisiisi. Henkilökohtaiset työtottumuksesi sekä yritystoimintasi määräävät sinulle sopivan tyylin ja kokoisen pöydän. Jos viittaat kirjoihin, oppaisiin tai julkaisuihin säännöllisesti yrityksessäsi, pystyssä oleva työpöytä olisi järkevä. Voit pitää mökissä kirjat, joihin viittaat päivittäin. Niihin pääsee helposti käsiksi, mutta ne ovat työtilasi ulkopuolella. Jos kirjojen ei tarvitse olla käsillä, erillinen kirjahylly riittää ja voit siirtyä ilman kotta isomman tasaisen työtilan hyväksi.
Jos työsi liittyy tietokoneen käyttöön ja sinulla on runsaasti lattiatilaa, harkitse L-muotoista työpöytää. Voit pitää tietokoneesi yhdessä osassa ja silti suuren työtilan toisessa. Tämän kokoonpanon avulla voit välttää kahden prioriteetin jongleeraamista samalla työpöydällä. Toinen hieno näkökohta L-muotoisessa työpöydässä on lisätila, jonka saat työpöytätyökaluille, kuten pystysuoralle tiedostotelineelle, pinoamisalustalle, korille, kannettavalle ripustustiedostolle ja puhelimelle. Älä unohda kaikkea tilaa seinilläsi. Kun et voi rakentaa, rakenna! Hyllyt ovat loistava tapa näyttää henkilökohtaisia esineitä, palkintoja ja valokuvia pitäen samalla työalueesi puhtaana ja toimivana.
Paranna ajanhallintaasi
Kun aikasi ei ole kunnossa, sinulla on usein kiire saada asiat tehtyä, etkä väistämättä voi asettaa järjestäytymistä etusijalle. Paperit heittelevät pöydälle "toistaiseksi" ja lehdet pinoutuvat tuolille tai lattialle, koska sinulla ei ole aikaa lukea niitä. Yksi yksinkertaisimmista tavoista käyttää aikasi paremmin on miettiä uudelleen, kuinka kauan tehtäviin todella menee, ja ajoittaa sen mukaan. Visualisoi itsesi suorittamassa tehtävää alusta loppuun ja mitä sinun tulee tehdä. Kunnes saat tarkempia arvioita, lisää 25 % aikaan, jonka uskot tarvitsevasi tietyn tehtävän suorittamiseen.
Toinen tapa oivaltaa todellinen aika on ajastaa itseäsi samalla kun teet erilaisia asioita, kuten maksat laskuja, tasapainotat shekkikirjan tai menet postiin. Saatat yllättyä huomatessasi, kuinka kauan asioihin todella menee. Kirjoita muistiin, kuinka kauan kukin tehtävä kestää, jotta muistat varata riittävästi aikaa. Kun hoidat asioita työtapaamisten välillä, ota aina huomioon odottamattomat olosuhteet, kuten liikenne tai pitkät jonot.
Tyhjennä se paperi
Monet ihmiset kerääntyvät paperisotkuihin, koska he pelkäävät heittää pois jotain tärkeää tai pelätään, että sitä saatetaan tarvita myöhemmin. Seurauksena on, että he päätyvät säilyttämään kaiken eivätkä pysty erottamaan, millä asioilla on nykyistä tai tulevaa arvoa ja mitkä voidaan turvallisesti heittää pois.
Todellisuus on, että 80 prosenttia "varmuuden vuoksi" säästetystä paperista ei enää koskaan tarvita; ja jos on, on erittäin todennäköistä, että se voidaan luoda uudelleen tai saada muusta lähteestä. Postista fakseihin, mainoksiin ja muistioihin paperi on suurin toimistoympäristön sotkuja. Paperin nopean kertymisen välttämiseksi säännöllinen paperinhuoltojärjestelmä on välttämätön jokaisessa toimistossa. Muista, että roskakorisi ja silppuri ovat ystäviäsi.
Tee päätöksiä nopeammin
Sotkua tapahtuu, kun lykkäät päätöksentekoa. Yritä saada tapana tehdä nopeasti päätöksiä paperin, postin ja muiden tavaroiden säilyttämisestä. Mitä nopeammin voit tehdä varmoja päätöksiä, sitä nopeammin pidät asiat liikkeessä läpi elämän, mikä estää ruuhkautumisen.
Muista, että järjestäytyminen on a käsitellä asiaa tapahtuman sijaan, joten älä odota ihmeitä yhdessä yössä. Voit nopeuttaa prosessia palkkaamalla apua, kuten ammattimaisen järjestäjän, joka työskentelee rinnallasi ja pitää sinut keskittyneenä.
Jos aiot käsitellä uudelleenorganisointiprojektia itse, on mahdollista saada paljon edistystä suhteellisen lyhyessä ajassa, jos sinulla on pelisuunnitelma ja tavoitteet mielessä ennen aloittamista. Aloita vain yhdestä paikasta ja pysy siinä, ja ennen pitkää tulet hämmästymään näkemistäsi tuloksista.
Lisää organisointivinkkejä ja temppuja
Menestyneiden järjestäjien yhdeksän salaisuutta
Järjestä ja stressaa vähemmän
52 ideaa kodin järjestämiseen: Järjestämisvinkki viikossa
