Minun ei tarvitse kertoa sinulle tätä, koska olet nähnyt sen kaikissa uutisissa, jokaisessa TV -kanavassa ja jokaisessa ruokapöytä, johon olet ollut yhteydessä viime vuosina: kaikki ovat pakkomielle omasta älypuhelimet. He ovat muuttaneet tapaamme kommunikoida, ja me ajaudumme yhä enemmän kohti tekstiviestejä, "Pingistäminen", "löysääminen" tai "g-chattailu" kollegoillemme.
Kun opimme kirjoittamaan a kirje peruskoulussa, sitten oppi kirjoittamaan sähköpostin valtavan harjoituksen (ja hieman rickrollin) avulla, miten voimme kirjoittaa tekstin, joka sopii työhön? Tai pikemminkin, miten meidän pitäisi ei kirjoittaa tekstiä? Jos teet jonkin seuraavista, et noudata ammattimaisen tekstiviestin kultaisia sääntöjä - ja se voi vahingoittaa edustajaa.
1. Ei kysy lupaa
Ennen kuin lähetät tekstiviestejä jonkun matkapuhelimelle, sinun on kysyttävä hänen antamansa ohjeet-varsinkin jos se on henkilökohtainen numero. Ensimmäisen tekstisi tulee vahvistaa, että olet pyytänyt (esim. "Hei Sarah, tässä on se teksti, jonka lupasin" tai "Hei Mark, halusin jatkaa keskustelua tänään, onko tämä numero edelleen hyvä?").
2. Odotetaan välitöntä vastausta
Vaikka saatat kohdella tekstiviestejä pikaviestinä, kaikki eivät vastaa tekstiviesteihin samalla tavalla. Jos tarvitset välitöntä vastausta, yritä soittaa henkilölle tai yrittää sähköpostin lähettäminen otsikossa "URGENT". Varotoimenpiteenä älä odota kysyä joltakin jotain tekstin (tai oikeastaan minkä tahansa) kautta viestintä kanava) juuri ennen määräaikaa. Jos luulet tarvitsevasi yhteyttä jonkun kanssa useita kertoja, harkitse keskustelun siirtämistä sähköpostiin.
3. Käytä liikaa emojia
Vaikka emojit ovat erittäin hauskoja, liian monien käyttäminen työkeskustelussa - etenkin sellaisen henkilön kanssa, jonka kanssa et ole lähellä toimistoa - voi vaikuttaa siihen, miten he pitävät sinua ammattilaisena. Vähentääksesi riskiä, jota sinua tarkastellaan ei-ammattimaisessa valossa, vähennä hymiöiden käyttöä.
4. Liiallisten kielioppi- ja kirjoitusvirheiden salliminen
Vaikka tekstiviestit ovat ehdottomasti satunnaisia esimerkiksi valkoiseen paperiin verrattuna, ammattimaiset tekstiviestikeskustelut eivät ole paikka laiskalle oikeinkirjoitukselle ja kieliopille. Tekstiviestit, jotka sisältävät joukon virheitä, viittaavat siihen, että sinulla ei ole selkeitä kommunikointitaitoja ja yksityiskohtien huomioimista, olipa ne kuinka vaarattomia tahansa. Muista tarkistaa viestisi uudelleen ennen lähettämistä ja lähettää tähdellä merkitty selvennys, jos oikolukusi ohittaa virheen.
5. Viestien lähettäminen sopimattomina aikoina
Koska tekstiviestikeskusteluja pidetään usein intiimimpinä kuin sähköpostiketju, yritä lähettää tekstiviesti normaalina työaikana (hyvä paikka aloittaa: kello 8.00–19.00). Jos sinun on lähetettävä viesti ennen tai jälkeen työajan, selitä viestin alussa, miksi lähetät viestin sitten aamulla.
6. Lähetetään pitkiä tekstilohkoja
Ihana asia tekstiviesteissä? Se on lyhyt. Jos haluat lähettää viestin, joka on enemmän kuin muutama lause, sähköposti on luultavasti paras reitti. Kukaan ei halua selata tekstiseinää ja yrittää ymmärtää sen sanomaa - ja tekstiviestin lähettäminen vastaukseen niin paljon sisältöä on vieläkin ärsyttävää!
7. Arkaluonteisten tietojen lähettäminen
Ammattimaisessa tekstiviestissä on kyse rajoista. Tämän seurauksena arkaluonteisten tietojen lähettäminen ei onnistu-puhutpa sitten yrityksen luottamuksellisista tiedoista tai arkaluontoisista itsestäsi. Tietoja kuin työntekijän palkka, asiakkaan sopimushintaa tai muita mahdollisesti luottamuksellisia tietoja ei pitäisi lähettää tekstiviestinä. Samalla tavalla henkilökohtaisia tietoja ei saa jakaa ammattimaisissa tekstiviestikeskusteluissa. Et koskaan tiedä, kuka lukee ilmoituksia - tai kuka saa kuvakaappauksia.
Tämä artikkeli ilmestyi alun perin Fairygodboss. Suurimpana ura Fairygodboss tarjoaa miljoonille naisille urasuhteita, yhteisöneuvoja ja vaikeasti löydettävää tietoa siitä, miten yritykset kohtelevat naisia.
