An manchen Tagen hasse ich meinen Posteingang. Ich bin sicher, Sie können mitfühlen. Wie Sie erhalte ich (und jede andere Geschäftsfrau) eine durchschnittlich 124,5 E-Mails ein Tag. Doch trotz der Tatsache, dass wir alle an unserem Bildschirm kleben, ist unser Email Etikette scheint sich langsam aufgelöst zu haben. Ich habe E-Mails gesehen, die nicht nur schlampige Fehler enthielten, sondern in einigen Fällen geradezu unhöflich waren – oder schlimmer noch, übermäßig beiläufig. Auch scheinbar harmlose Fehler summieren sich und können in manchen Fällen schwerwiegende Folgen haben.
Ich habe einige Grundregeln der Etikette skizziert, um sicherzustellen, dass Ihre elektronische Kommunikation Ihrem professionellen Image entspricht.
1. Verwenden Sie eine professionelle Begrüßung
Zugegeben, jeder Unternehmenskultur ist anders, aber eine höfliche und leicht förmliche Anrede ist immer angebracht. Wörter wie „hey“ oder „yo“ zu verwenden ist nicht professionell, egal wer der Empfänger ist. Verwenden Sie stattdessen „Hallo“, „Hallo“, „Guten Morgen/Nachmittag“ oder, um noch formeller zu sein, „Liebes“.
2. Verwenden Sie „allen antworten“ angemessen
Gruppen-E-Mails können eine echte Zeitersparnis sein, da jeder in Projekt-Updates oder was auch immer Sie sonst noch senden, einbezogen wird. Leider können Gruppenthreads auch außer Kontrolle geraten und in separate Themen übergehen, zu denen die gesamte Gruppe nicht gehören muss. Überlegen Sie zweimal, bevor Sie auf „Allen antworten“ klicken, um zu überlegen, ob wirklich alle eingeschleift werden müssen.
3. Keine Spitznamen verwenden
Den Namen einer Person zu kürzen (wenn Ihnen nicht gesagt wurde, dass er ihn bevorzugt) ist zu beiläufig, anmaßend und kann in einigen Fällen erniedrigend wirken. Mein Name ist Tiffany. Wenn ich Sie nicht persönlich kenne, ist es nicht angebracht, mich „Tiff“ zu nennen.
4. Vermeiden Sie Humor
Humor funktioniert in E-Mails nicht oft. Was für eine Person lustig ist, kann für andere beleidigend sein oder, schlimmer noch, als sarkastisch oder ätzend fehlinterpretiert werden.
5. Antworten Sie rechtzeitig
Auch wenn wir an unseren Tastaturen kleben, müssen Sie Ihren Posteingang nicht als Geisel nehmen. Wenn eine E-Mail mit hoher Priorität eingeht und Sie wissen, dass Sie mehrere Stunden (oder sogar Tage) benötigen, um sie zu bearbeiten, antworten Sie sofort, um die Anfrage zu bestätigen. E-Mails, die herumhängen und in Ihrem Posteingang verstauben, können den Eindruck erwecken, dass Sie überfordert sind oder ihre Anfragen ignorieren. Ungelesene E-Mails können auch Terminüberschreitungen bedeuten.
6. Lesen Sie Ihre Nachricht Korrektur
Die einfache Rechtschreibprüfung bedeutet, dass sich viele von uns darauf verlassen, um Rechtschreibfehler zu erkennen, was Sie nur auf halbem Weg dorthin bringt. Betrachten Sie die Arbeit als „öffentlich“. Wenn Sie sich vertippen und versehentlich den Buchstaben „L“ überspringen, wird das Wort immer noch richtig geschrieben, hat aber eine ganz andere Bedeutung! Es ist auch eine gute Idee, nach fehlenden Wörtern oder Wörtern zu suchen, die gleich klingen, aber anders geschrieben (und bedeuten) wie „dein“ und „du bist“.
7. Vergiss den Anhang nicht
Dies ist leicht zu vermeiden. Wenn Sie im Textkörper Ihrer E-Mail das Wort „Anhang“ oder „Anhängen“ eingeben, werden Sie von Outlook gefragt, wenn Sie anscheinend vergessen haben, etwas anzuhängen. Eine Möglichkeit, diesen Fehler einzuschränken, besteht darin, Ihre Notiz mit „im Anhang …“ zu beginnen.
8. Vermeiden Sie die Verwendung von Großbuchstaben
Alle in einer E-Mail verwendeten Großbuchstaben können auf Ihre Empfänger als Affront wirken. Wenn etwas wirklich wichtig ist, sagen Sie es oder verwenden Sie stattdessen Fettdruck oder Unterstreichung, um einen wichtigen Punkt oder einen Satz hervorzuheben.
9. Betrachten Sie einen Anruf
Wenn Sie in Ihrer E-Mail viel zu sagen haben, ist es möglicherweise effizienter, einfach zum Telefon zu greifen oder einen Anruf zu vereinbaren. Ein Telefonanruf spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch, dass Ihre Nachricht falsch interpretiert wird. Dokumentieren Sie nach dem Anruf vereinbarte Punkte oder Folgeaufgaben mit einer prägnanten E-Mail-Nachricht.
10. Fügen Sie eine abschließende Begrüßung ein
Ähnlich wie bei Punkt eins ist es nur eine gute Übung, eine abschließende Begrüßung einzufügen. Denken Sie an die letzte E-Mail, die Sie erhalten haben, in der die Notiz gerade abrupt endete. Die Chancen stehen gut, es fühlte sich weniger wie eine Notiz an, sondern eher wie eine Bestellung.
Denken Sie daran, E-Mail zu senden, wie bei jeder anderen Geschäftsform Kommunikation, ist ein direktes Spiegelbild deiner Professionalität. Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mail-Etikette korrekt ist, zeigen Sie Ihren Kollegen, dass Sie im Online-Austausch aufmerksam, höflich und schnell sind.
Dieser Artikel erschien ursprünglich auf Feengottboss. Als größte Karriere-Community für Frauen bietet Fairygodboss Millionen von Frauen Karriereverbindungen, Community-Ratschläge und schwer zu findende Informationen darüber, wie Unternehmen mit Frauen umgehen.
