Wie oft vergessen (oder verlieren) Sie eine wichtige Rechnung? Dann verschwendest du am Ende Geld bei Verspätungsgebühren – ganz zu schweigen von der Angst, die mit einer solchen Desorganisation einhergeht. Hier sind zehn Tipps, wie Sie Ihre Rechnungen organisieren und das Bezahlen von Rechnungen vereinfachen!
Organisieren Sie Ihre Rechnungen
Halten Sie Ihre ausstehenden Rechnungen in einem bestimmten Bereich zusammen.
Sortieren Sie die Post, sobald Ihre Post eintrifft oder zu Ihrer festgelegten Postsortierzeit, und trennen Sie Ihre ausstehenden Rechnungen von all Ihren anderen Postsendungen. Wenn Sie mit dem Sortieren fertig sind, legen Sie Ihre ausstehenden Rechnungen sofort in einen Umschlag, eine Taschenmappe oder einen Korb für ausstehende Rechnungen.
Trennen Sie nicht jede ausstehende Rechnung in einen separaten Ordner.
Was auch immer Sie tun, legen Sie nicht Ihre Stromrechnung in einen Ordner, Ihre Kfz-Versicherungsrechnung in einen anderen Ordner und Ihre Mitgliedsbeitragsrechnung in einen anderen. Alle ausstehenden Rechnungen sollten zusammen in einem Umschlag, einer Taschenmappe oder einem Korb liegen, damit sie bezahlt werden können, ohne 10 verschiedene Orte durchsuchen zu müssen, um sie zu finden.
Mein Mann und ich verwenden ein Taschenordnerbuch mit Rechnungsbezahlung, das ungefähr 20 Taschenordner enthält. Alle unsere Pending Bills kommen in der allerersten Taschenmappe zusammen. Alle bezahlten Rechnungen/Quittungen werden dann in den folgenden einzelnen kategorisierten Taschenordnern abgelegt. Dieses System funktioniert für uns wie ein Traum.
Legen Sie 2 bis 4 reguläre Tage pro Monat fest, um Ihre Rechnungen zu bezahlen.
Neunundneunzig Prozent der Zeit müssen Sie nicht alles aufgeben, wenn Sie eine Rechnung per Post erhalten, um sie sofort zu bezahlen. Legen Sie 2 bis 4 Tage pro Monat fest und bezahlen Sie alle Ihre Rechnungen an diesen Tagen. Mein Mann und ich bezahlen unsere Rechnungen am 8. und 22. eines jeden Monats. Sie können dasselbe tun oder alle ausstehenden Rechnungen an einem Tag pro Woche, beispielsweise jeden Freitag, bezahlen.
Bezahlen Sie Ihre Rechnungen an einem Ort und halten Sie alle Ihre Rechnungen zusammen.
Um Ihre Rechnungen zu beschleunigen, sollten Sie Ihre Rechnungen immer an einem Ort bezahlen, sei es Ihr Schreibtisch, der Küchentisch usw. Wo immer es ist, dieser Bereich sollte mit Ihren Rechnungen, Scheckheften, Umschlägen, Briefmarken, Kugelschreibern, Bleistiften, einem Taschenrechner, Klebeband, einem Hefter und Rücksendeetiketten ausgestattet sein. Wenn Sie keine Schubladen haben, in denen Sie Ihre Vorräte aufbewahren können, besorgen Sie sich eine kleine Plastikkiste oder sogar einen Schuhkarton und bewahren Sie alles darin auf.
Erfassen Sie sofort Ihre bezahlten Rechnungen.
Sobald Sie jede Rechnung bezahlen, erfassen Sie die Zahlung sofort in Ihrem Scheckregister oder Computersoftwareregister. Warten Sie nicht bis später, denn wenn Sie dies tun, besteht eine gute Chance, dass Sie es vergessen. Und wenn Sie es vergessen haben, müssen Sie später Zeit und Geld mit überzogenen Kontogebühren verschwenden.
Legen Sie bezahlte Rechnungen/Quittungen in ein Taschenordnerbuch oder kategorisierte Aktenordner.
Nachdem Sie Ihre Rechnungen bezahlt haben, markieren Sie Ihre Kopie oder den Abschnitt der Rechnung mit dem Zahlungsdatum, der Schecknummer und dem bezahlten Betrag. Legen Sie dann jede in die entsprechende Tasche Ihres Rechnungsordners ein – mit einer Tasche für jede; d.h. Versorgungsunternehmen, Versicherungen, MasterCard, Visa, etc.) oder in kategorisierte Ordner in Ihrem Aktenschrank.
Organisieren Ihre stornierten Schecks und Girokontoauszüge.
Jeden Monat erhalten Sie von Ihrer Bank Girokontoauszüge und ggf. stornierte Schecks. Legen Sie sie sofort in einen Ordner, bis Ihr festgelegtes monatliches Datum herumläuft, um Ihr Girokonto abzugleichen. Bewahren Sie dann Ihre Kontoauszüge und stornierten Schecks zusammen in einem Ordner für das Jahr auf. Möglicherweise müssen Sie sie später für Ihren Buchhalter abrufen, wenn die Steuersaison beginnt.
Übrigens können alle Kontoauszüge und/oder stornierten Schecks, die älter als ein Jahr sind, in einem anderen Bereich als Ihren aktuellen Dateien gespeichert werden. Sie können auch erwägen, mit Ihrem Buchhalter zu überprüfen, wie lange er oder sie vorschlägt, dass Sie diese Informationen aufbewahren müssen.
Verdichten Sie Ihre Kreditkarten.
Je mehr Kreditkarten Sie haben, desto schwieriger wird es, sie zu organisieren und desto länger dauert es, Ihre Rechnungen zu bezahlen. Wenn möglich, fassen Sie Ihre vielen Kreditkarten zu 2 oder 3 Kreditkarten zusammen und entfernen Sie den Rest.
Bereiten Sie Umschläge für wiederkehrende Rechnungen vor.
Bei wiederkehrenden Rechnungen, wie Hypotheken-, Miet- oder Darlehenszahlungen, sparen Sie sich viel Zeit, wenn Sie im Voraus eine Reihe von Umschlägen vorbereiten. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie müssen die Miete jeden Monat bezahlen. Gestalten Sie Umschläge für ein Jahr mit dem Namen und der Postanschrift Ihres Vermieters, Ihrer Rücksendeadresse und einem Stempel. Auf diese Weise ist jeden Monat alles startklar. Sie stellen einfach einen Scheck aus, stecken ihn in den vorbereiteten Umschlag und schicken ihn ab.
Vereinfachen Sie noch mehr mit einer kostengünstigen Money-Management-Software.
Wenn Sie Ihre Rechnungen manuell bezahlen, sollten Sie eine kostengünstige Geldverwaltungssoftware kaufen. Mein Mann und ich benutzen Quicken. Die Einrichtung ist kinderleicht und verkürzt die Zeit, die wir benötigen, um unsere Rechnungen zu bezahlen, um mehr als 50 %. Außerdem ist es eine große Zeitersparnis bei der Steuer, da es automatisch alle Ihre Einnahmen und Ausgaben mit einem Ausdruck organisiert, der für Ihren Buchhalter bereit ist.
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