Sie haben alle Details überprüft. Der Bankettsaal ist gebucht, der Caterer arbeitet an einem speziellen Menü, die Blumenarrangements sind bestellt. Aber Ihr Job ist noch nicht ganz beendet. Ihre gut geplante Veranstaltung könnte ein Flop werden, wenn Sie das wichtigste Detail übersehen: die Bekanntmachung. Hier sind einige Ideen, die Ihre Fantasie anregen.
Aufmerksamkeitserreger
Die Medien erhalten jede Woche Hunderte von Pressemitteilungen. Wenn Sie versuchen, das Interesse von Reportern, Redakteuren und Produzenten zu wecken, sollten Sie eine Veröffentlichung versenden, die außergewöhnlich ist.
„Um neue Produkte oder besondere Events anzukündigen, habe ich Veröffentlichungen auf eine Glühbirne geklebt mit den Worten ‚Wir haben eine neue Idee‘ von außen“, sagte Mike DeHart, ein Marketingspezialist, der in Asheville lebt. NC.
„Versenden Sie einen schwarzen Golfball mit goldenen Abzeichen und goldenem T-Shirt, um ein Benefiz-Golfturnier anzukündigen“, sagte PR-Spezialistin Kay Pinkerton. „Die anwesenden Medienvertreter können an einer Verlosung zum Abendessen teilnehmen und ein exklusives Interview mit einem Unternehmensgiganten erhalten, der mit dem Turnier verbunden ist. Ich habe für die Hunt Oil Company gearbeitet, die den Byron Nelson Golf Classic gesponsert hat. Das hat mich auf diese verrückte Idee gebracht.“
Visuell denken
Wenn Sie versuchen, den lokalen Fernsehsender dazu zu bringen, Ihre Veranstaltung bekannt zu machen, sorgen Sie für aktive Videomöglichkeiten. Die Redakteure von Fernsehredaktionen sind ständig auf der Suche nach Geschichten, die spannende Videos erzeugen.
Steven Spenser, Präsident von Praxis Communications in Seattle, sagt das Kentucky Chapter des American Lung Association muss ein ganztägiges Asthmaprogramm mit Olympiastar Jackie. fördern Joyner-Kersee. Er empfahl, Joyner-Kersee mit asthmatischen Kindern zusammenzubringen. Eine Idee war ein Lauf um einen Park oder einen Schulweg.
Die Organisatoren hatten Joyner-Kersee für ein Mittagessen mit einer ausgewählten Gruppe von Community-VIPs geplant. Danach würde sie mit a. sprechen Gruppe von Schulpersonal über die Bedeutung des Erkennens von Asthma bei ihren Schülern und starten Sie dann eine Nachmittagsgesundheit gerecht. Die Öffentlichkeitsarbeit vor der Veranstaltung umfasste das Versenden von Pressemitteilungen an lokale Medien, das Überreichen von Broschüren und Postern an lokale Schulen, Newsletter-Artikel drucken, Veranstaltungs-T-Shirts verteilen und Interviews in lokalen Fernseh-/Radiogesprächen organisieren zeigt an. Spenser ermutigte die Gruppe jedoch, bei ihren Werbemaßnahmen noch weiter zu gehen.
„Wenn man Fernseh- und Printfotografen einlädt, über den olympischen Star bei ihrem Mittagessen oder ihrer Ansprache vor Schulbeamten zu berichten, würde dies zu einer langweiligen, statischen Berichterstattung führen. Das große Publicity-Potenzial eines beeindruckenden Sportlers würde auf einen Redner am Rednerpult reduziert. Das sorgt für langweiliges Fernsehen“, sagte Spenser. „Was auch immer Sie planen, bringen Sie die Medien dazu, Bewegung – Aktivität – Aufregung zu zeigen. Denken Sie an das, was ein gutes besonderes Ereignis ausmacht, und nicht daran, wie Sie Ihre Hauptattraktion nutzen können, um Informationen zu vermitteln, die jeder andere genauso gut kann.“
Sei mein Gast
Die Bekanntmachung von Ereignissen beschränkt sich nicht auf die Kontaktaufnahme mit den Medien. Für viele Veranstaltungen möchten Sie eine Gästeliste erstellen und personalisierte Einladungen versenden. Während eine formelle, gravierte Einladung mit einer Antwortkarte für einige Anlässe perfekt ist, erfordern andere mehr Kreativität, um Ergebnisse zu erzielen.
„Für einen Spatenstich haben wir die Einladung an einen Bäumchen in einem Versandrohr mit dem Vorschlag verschickt, dass die Leute entweder die Pflanze pflanzen Baum in ihrem eigenen Garten oder kommen Sie zu der bahnbrechenden Veranstaltung und pflanzen Sie den Baum für die Zukunft des Gesundheitswesens in Indiana“, sagte Frederick C. Bagg, Director of Community Relations and Marketing am St. Francis Hospital and Health Centers in Indianapolis, IN.
Bagg hatte auch die humorvolle Idee, Ärzte zur Eröffnung einer neuen Geburtshilfe- und Neugeborenenstation einzuladen. Zwanzig Ärzte erhielten eine Wegwerfwindel mit einer Einladung und einem ausgepackten Herseys Kuss darin. „Ärzte sind eine ungewöhnlich schwierige Gruppe, um auf eine Einladung zu reagieren“, sagte Bagg. “Wir haben 16 oder 17 von ihnen für die Frühstücksveranstaltung und die Tour besucht.”
Verkabeln Sie sich
Erwägen Sie, eine Webseite zu erstellen, um Ihre Werbemaßnahmen zu unterstützen. Sie können einfach auf Informationen über die Veranstaltung zugreifen, einschließlich Standort, Wegbeschreibung, geplante Aktivitäten und Antworten, einschließlich Online-Registrierung. Viele Planer für Klassentreffen richten beispielsweise Websites ein, um Klassenkameraden über bevorstehende Klassentreffen auf dem Laufenden zu halten und aktuelle Informationen über ihr Leben zu veröffentlichen.
E-Mail ist eine weitere effektive Möglichkeit, mit Personen zu kommunizieren, die an Ihrer Veranstaltung teilnehmen. Ziehen Sie in Erwägung, eine E-Mail-Diskussionsliste für Ihre Gruppe einzurichten. Es gibt mehrere Seiten, die kostenlose Listservs anbieten. Eine solche Site finden Sie unter www.egroups.com. Der Vorteil beim Erstellen einer eigenen Diskussionsliste besteht darin, dass Sie eine Nachricht senden und diese automatisch an alle E-Mail-Adressen in Ihrer Liste gesendet wird.
Für die Veranstaltung mit Jackie Joyner-Kersee empfahl Steven Spenser, den Trackstar in ein Chat-Forum zu setzen, um mit Asthmatikern aus der Region zu sprechen. Er schlug auch ein Online-Medieninterview mit Joyner-Kersee vor, um die Aufmerksamkeit internetaffiner Reporter zu gewinnen.
Sprich es aus
Mundpropaganda ist im Allgemeinen die beste Werbung, und das gilt auch für die Eventwerbung. Verbreiten Sie das Wort. Informieren Sie andere über die Veranstaltung und erinnern Sie sie mit einer Notiz oder einem Anruf daran. Roger Snowdon, Präsident von Media Magic in Fredericton, New Brunswick, Kanada, schlägt vor, eine Liste zu erstellen, wer in Ihrer Organisation wen kennt. „Weisen Sie sie einer heißen Liste zu, um Interesse zu wecken und zu reden“, sagte Snowdon. „Wir haben dies erreicht, indem wir ein Team zusammengestellt und die Telefone ein Wochenende lang bearbeitet haben. In diesem Fall war es ein politisches Ereignis, aber die gleichen Methoden könnten auch für viele andere Ereignisse verwendet werden.“
Altbewährt
Übersehen Sie nicht bewährte Werbemöglichkeiten. Wenn es sich um eine Community-Veranstaltung handelt, können Sie öffentliche Bekanntmachungen in Zeitungen, Einkaufsführern, im Fernsehen und im Radio senden. Andere Ideen sind:
- Poster
- Straßenbanner
- Flyer
- Bürgersteig Malerei
Eine Kombination von Werbestrategien führt zum größten Erfolg für Ihre Veranstaltung. Denken Sie daran, kreativ zu sein und Spaß zu haben. Dann seien Sie stolz darauf, eine der am besten besuchten und am besten durchgeführten Veranstaltungen der Stadt zu veranstalten.
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