Wenn Sie kein System für den Umgang mit Ihren E-Mails haben, kann Ihr Posteingang schnell und einfach außer Kontrolle geraten. Zum Glück ist es mit mehreren Suchfunktionen nicht unmöglich, eine E-Mail zu finden; Es ist jedoch klug, den Zustrom von E-Mails zu organisieren, bevor die Zahl, die Ihren Posteingang überflutet, überwältigend wird.
Da viele von uns täglich Dutzende oder sogar Hunderte von E-Mails erhalten, ist die Entwicklung eines Systems für den Umgang damit ein Muss. Hier sind einige einfache Möglichkeiten, wie Sie verhindern können, dass sich E-Mails anhäufen.
Verwerfen Sie bestimmte E-Mails sofort nach dem Lesen
Wenn Sie eine E-Mail gelesen haben und sie nicht erneut lesen oder darauf reagieren müssen, werfen Sie sie sofort in den Papierkorb. Richten Sie Ihre E-Mail auch so ein, dass der Papierkorb regelmäßig geleert wird (oder gehen Sie wöchentlich hinein und leeren Sie ihn manuell).
Denken Sie daran, dass wir nicht jede E-Mail sofort lesen müssen. Wenn Sie von Ihrer E-Mail abgelenkt werden, halten Sie Ihre E-Mail nicht offen; Planen Sie stattdessen drei bis fünf Check-in-Zeiten während Ihres Arbeitstages ein.
Hinterlassen Sie E-Mails, die eine Aktion erfordern, in Ihrem Posteingang
Wenn eine E-Mail beantwortet werden muss oder eine Aktion erfordert, lassen Sie sie zur Erinnerung in Ihrem Posteingang. Setzen Sie für besonders wichtige Flags, damit sie nicht im Mischen verloren gehen. (Dies ist jedoch weniger wahrscheinlich, da Ihr Posteingang bald schlanker sein wird!)
Legen Sie dann eine Standardfrist für die in Ihrem Posteingang verbleibenden E-Mails fest – vielleicht eine Woche bis einen Monat. Gehen Sie am Ende jeder Woche Ihren Posteingang durch und stellen Sie sicher, dass die Antwort oder Aktion abgeschlossen ist, damit Sie die E-Mail aus Ihrem Posteingang löschen können.
Legen Sie andere E-Mails sofort weg
Wenn es E-Mails gibt, auf die Sie reagiert haben, auf die Sie jedoch in Zukunft Bezug nehmen müssen, legen Sie sie in den entsprechenden Ordnern ab. Sie müssen sich überlegen, welche Art von Ordnersystem für Sie am besten geeignet ist. Es ist leicht, dass abgelegte E-Mails schnell außer Kontrolle geraten. Ziehen Sie daher in Betracht, nach Datum unterteilte Ordner zu erstellen, damit Sie ganze Ordner, die nicht mehr aktuell sind, problemlos löschen können. Es gibt einige E-Mail-Tools, mit denen Sie eingehende E-Mails auch direkt in einem Ordner ablegen können – Ziehen Sie in Erwägung, dies einzurichten, wenn Sie der Meinung sind, dass diese Funktion Ihnen in der Weise, in der Sie Arbeit.
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