Es ist 10:50 Uhr und Ihr Blackberry hat Sie gerade an ein Meeting erinnert, das um 11:00 Uhr angesetzt ist. Sie haben zehn Minuten Zeit, um sich vorzubereiten und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen! Sie müssen sich keine Sorgen machen, hier sind einige Hinweise, die Ihnen helfen, sich vorzubereiten und pünktlich zu sein.
Kenne die Grundlagen
Erinnern Sie sich an die fünf Ws und das H – wer, was, wann, wo, warum und wie – aus der Grundschule? Dies sind auch wichtige Zutaten, um erfolgreich zu sein und sich auf jedes Last-Minute-Meeting vorzubereiten.
Wer
Für wen ist das Treffen? Ist das Meeting für das obere Management, die Mitarbeiterebene, die Personalabteilung usw.? Kennen Sie Ihr Publikum, damit Sie das Material entsprechend der anwesenden Personengruppe präsentieren können.
Was
Worum geht es in dem Treffen? Welche Botschaft möchten Sie übermitteln? Verstehen Sie den Sinn des Meetings, damit Sie sicherstellen können, dass die Botschaft richtig übermittelt wird. Sehen Sie sich die Tagesordnung des Meetings an, überprüfen Sie alle relevanten Notizen und E-Mails und skizzieren Sie eine einfache Gliederung.
Wann
Wir wissen wann, in zehn Minuten! Aber wann muss das Publikum diese Informationen nutzen? Wenn die Informationen aufgebrochen werden können, können Sie sich besser auf das vorbereiten, was jetzt wichtig ist.
Woher
Wo ist der Treffpunkt? Das ist wichtig, denn die Logistik des Ortes bestimmt die Stimmung des Publikums. Wenn es heiß ist, kann es den Menschen zu warm werden und sie werden schnell müde, daher müssen die Informationen schnell weitergegeben werden.
Wieso den
Warum findet dieses Treffen statt und warum ist es in zehn Minuten? Die Zeitknappheit könnte an der Art des Meetings liegen – die Informationen müssen jetzt und nicht später weitergegeben werden. Das Wissen um das Warum wird auch dazu beitragen, dem Publikum die Dringlichkeit auszudrücken und Ihre Botschaft besser vorzubereiten.
Wie
Wie werden Sie die Informationen weitergeben? PowerPoint, Handouts oder eine Präsentation von Ihnen? Wenn es in zehn Minuten ist, haben Sie möglicherweise keine Zeit für zusätzliches Material, aber zumindest ein Ausdruck der Tagesordnung kann dazu beitragen, dass Sie Ihren Standpunkt vermitteln.
Strahlen Sie Ihr Vertrauen aus
Vergessen Sie vor allem nicht Ihr Vertrauen. Wenn Sie so aussehen, als wären Sie auf Ihr Meeting vorbereitet, wird Ihr Publikum Ihnen wahrscheinlich glauben. Glätten Sie in den wenigen Minuten, die Ihnen verbleiben, fliegende Flecken, tragen Sie Lipgloss auf, stecken Sie Ihr Hemd ein und lächeln Sie. Ihre Zuversicht wird das Meeting unabhängig von Ihrer mangelnden Vorbereitung ausstrahlen.
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