Öffne mit Positivität
Egal, wie frustriert Sie über die Situation sind, in der Sie sich befinden, denken Sie daran, dass der Kundendienstmitarbeiter, mit dem Sie es zu tun haben, nicht die Ursache ist, also sprechen Sie ihn freundlich und ruhig an. Mit einer negativen oder dominanten Einstellung anzufangen, macht die Situation für niemanden angenehmer und könnte sogar einen Kundendienstmitarbeiter, der sonst auf Ihrer Seite wäre, gegen Sie aufbringen. Seien Sie also offen und positiv in Ihrer Einführung.
Nehmen Sie einen persönlichen Ansatz
Obwohl es am wichtigsten ist, die Fakten der Situation zu vermitteln, schadet es nicht, Ihrer Erklärung eine persönliche Note zu verleihen. Wenn ein beschädigtes Produkt eine geliebte Person an ihrem Geburtstag enttäuscht hat oder ein falsch etikettierter Artikel Sie in Schwierigkeiten bei der Arbeit gebracht hat, erklären Sie die schwierige Situation, in die Sie gebracht wurden. Wir alle waren mit verstörenden Situationen konfrontiert, und das Teilen Ihrer Situation könnte es einem Mitarbeiter ermöglichen, der sonst möglicherweise feindselig gewesen wäre, sich mit Ihnen zu identifizieren. Wenn Sie sich vom Kundendienstmitarbeiter als Person und nicht als Problem sehen lassen, können Sie das gewünschte Ergebnis erzielen.
Bleiben Sie standhaft, wenn es nötig ist
Wenn Sie feststellen, dass ein Kundendienstmitarbeiter Ihre Worte missverstanden hat oder Ihre Worte verdreht, haben Sie keine Angst, standhaft zu sein. Nach Hause zu gehen und sich darüber Luft zu machen, wie falsch sie lag, wird Ihrer Situation nicht helfen, also setzen Sie Ihre Energie dort ein, wo es am hilfreichsten ist – klären Sie Ihre Situation, wenn es darauf ankommt. Denken Sie daran, dass es nur gegen Sie arbeiten wird, die Beherrschung zu verlieren oder Ihre Stimme zu erheben. Bleiben Sie also ruhig und erklären Sie Ihre Seite der Situation, bis der Vertreter es vollständig verstanden hat.
Nicht begleichen
Wenn Sie nach einem besseren Angebot fragen oder versuchen, einen fehlerhaften Artikel zurückzugeben, und der Kundendienstmitarbeiter fest davon überzeugt ist, dass dies nicht passieren wird, geben Sie nicht auf. Diese Person könnte aus allen möglichen Gründen nein sagen. Es könnte sein, dass sie einfach einen schlechten Tag hat und keine Lust hat, sich mit der zusätzlichen Arbeit zu befassen, oder sie wurde erst kürzlich eingestellt und fühlt sich nicht wohl, die Regeln zu brechen. Versuchen Sie es in diesem Fall am nächsten Tag noch einmal mit einem anderen Verkäufer oder gehen Sie zu einem anderen Geschäft, wenn Sie es mit einer Kette zu tun haben. Manchmal genügt es, den richtigen Kundendienstmitarbeiter zu finden, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Fragen Sie nach dem Manager
Wenn Sie alle oben genannten Schritte ausgeführt haben und nichts zu funktionieren scheint, wenden Sie sich bitte an den Manager. Tun Sie dies respektvoll, da die Kundendienstmitarbeiterin die Situation ihrem Vorgesetzten mitteilen wird und Sie so positiv wie möglich erscheinen möchten. Die meisten Manager konzentrieren sich darauf, sicherzustellen, dass ihre Kunden zufrieden sind und ihr Geschäft einen guten Ruf hat. Wenn Sie also ein langjähriger Kunde sind, lassen Sie es sie wissen. Wenn Sie der Managerin Ihre Geschichte erzählen und sie darauf besteht, dass nichts getan werden kann, könnten Sie sehr gut sein eine Niederlage hinnehmen müssen, aber du kannst dir zumindest sicher sein, dass du deinen Standpunkt vertreten und alles getan hast, was du getan hast könnten.
Bleiben Sie durchweg ruhig
Auch wenn Sie vielleicht frustriert sind und der Kundendienstmitarbeiter möglicherweise nicht so hilfreich ist, wie Sie möchten, behalten Sie so viel wie möglich einen ruhigen, ausgeglichenen Kopf auf Ihren Schultern. Du weißt nicht, was für einen Tag diese Person hatte oder warum sie dir keine Antwort gibt Du willst sofort, also tu dein Bestes, um geduldig und respektvoll zu sein in der Hoffnung, dass sie kommt um herum. Diese Situationen können für alle Beteiligten eine Herausforderung darstellen, aber Sie können sich jetzt beim nächsten Mal etwas besser vorbereitet fühlen.
