Schaffen Sie einen sicheren Hafen für Ihre Unterlagen – SheKnows

Die Führung von Aufzeichnungen ähnelt einer Versicherung. Sie hoffen, dass Sie nie ein altes Stück Papier brauchen werden, aber wenn Sie es doch tun, kann es einen großen Unterschied machen, wenn Sie es finden.

Sie benötigen nicht nur ein System, um den Überblick darüber zu behalten, wo Sie Dinge ablegen, sondern Sie müssen auch Anweisungen einschließlich eines Verzeichnisses hinterlassen, damit andere Personen Ihre wichtigen Dokumente finden können. Da jetzt so viele Menschen Computer benutzen, drucken Sie eine Kopie aus und notieren Sie sich die Dateinamen, in denen alle Aufzeichnungen gespeichert sind.

Da Ihre Unterlagen zu Hause, in einem Schließfach, am Arbeitsplatz oder anderswo abgelegt werden können, ist es gut, über einen Querverweisindex zu verfügen, damit die Leute wissen, wo sie bestimmte Dokumente finden können. Beispielsweise können Ihre Anlageunterlagen zu Hause in einer Metallbox aufbewahrt werden, Ihre Sparbriefe werden in einem Bankschließfach aufbewahrt und Kopien Ihres Testaments befinden sich möglicherweise in Ihrem Büro und an einem anderen sicheren Ort. Fügen Sie Ihrem Aktenindex eine aktuelle Liste aller Ihrer wichtigen Kontakte hinzu, einschließlich Adressen und Telefonnummern. Diese Liste könnte einen Buchhalter, den Verwalter Ihres Testaments, einen Anwalt, einen Bankier, einen Minister usw. umfassen. Arzt, Arbeitgeber, Finanzberater, Versicherungsvertreter und alle anderen Personen, die auf Ihrer Website kontaktiert werden sollten Namen.

Den Überblick über Dokumente zu behalten und zu wissen, welche Aufzeichnungen aufbewahrt werden sollten und welche Sie vorschlagen können, wird zu einer einfachen Routine, sobald Sie ein System erstellt haben. Hier sind einige Richtlinien, die auf den in einer früheren Kolumne verwendeten Kategorien basieren.

Rechnungen. Nachdem die Rechnungen jeden Monat bezahlt wurden, ziehen Sie sie von Ihrem Ausgabenplan ab. Bewahren Sie Quittungen als Kaufnachweis für Produkte auf und legen Sie sie in der Produktdatei ab. Wenn Probleme auftauchen, haben Sie einen ausreichenden Beweis und die Reparatur erfolgt mit geringen oder keinen Kosten. Vergleichen Sie die Quittungen mit Ihren Kreditkartenrechnungen. Wenn Sie über entsprechende Unterlagen verfügen, können Sie fehlerhafte Belastungen auf Ihrer Rechnung erfolgreich entfernen. Wenn Sie nicht sicher sind, was Sie wegwerfen sollen, bewahren Sie alle bezahlten Rechnungen auf, bis Sie Ihre Steuern begleichen. Dann schlagen Sie alles vor, was Sie nicht zum Nachweis eines Kaufs, eines Garantieanspruchs und/oder eines Steuerabzugs benötigen.

Kredit-/Darlehensdatensatz(e). Bewahren Sie Kreditverträge auf, bis sie abbezahlt sind. Wenn der Vertrag mit einer Privatperson geschlossen wird, möchten Sie die gekündigte Rechnung möglicherweise auf unbestimmte Zeit aufbewahren, um einem Nachlass nachzuweisen, dass Sie den Kredit zurückgezahlt haben. Andernfalls schlagen Sie die bezahlten Verträge vor. Es ist eine gute Idee, Ihre Kreditauskunfteien einmal im Jahr zu überprüfen und etwaige ungenaue Informationen zu korrigieren.

Beschäftigungsrekord). Bewahren Sie die Gehaltsabrechnungen bis zum Steuertermin auf, um sie mit dem von Ihrem Arbeitgeber gemeldeten Betrag zu vergleichen. Behalten Sie den Überblick über die Beiträge Ihres Arbeitgebers zur Altersvorsorge. Führen Sie eine Aufzeichnung der Hinterbliebenenleistungen, einschließlich Lebensversicherungen und Rentenrenten. Bewahren Sie Kopien von Leistungsbeurteilungen, Beförderungen und Gehaltsanpassungen auf.