Stellen Sie sich vor, Sie treffen zum ersten Mal einen Anwalt, dessen Büro ein unordentliches Durcheinander ist – überall stapeln sich Papiere Desktop, E-Mail und Akten verstreut auf der Anrichte und ein überladenes Bücherregal mit Bücherstapeln oben und auf dem Boden. Unabhängig von den tatsächlichen Fähigkeiten oder dem Ruf dieses Anwalts, könnte Ihr erster Eindruck ein negativer sein? Könnte Ihr Vertrauen in diesen Anwalt auch verringert werden? Im Geschäftsleben ist der erste Eindruck wichtig.
Unordnung im Arbeitsplatz reicht von nur nervig bis fast lähmend und ist immer der Produktivität abträglich. Eine überladene Arbeitsumgebung vermittelt auch ein ungünstiges Image für Kunden und Mitarbeiter. Wenn der Desktop eher zu einem Speicherort als einem Arbeitsbereich wird, ist es an der Zeit, sich neu zu organisieren! Mehrere Faktoren tragen zu einem unorganisierten Arbeitsplatz bei, aber hier sind drei Möglichkeiten, die Saboteure zu bekämpfen.
Holen Sie sich einen guten Schreibtisch
Dies bedeutet nicht unbedingt ein teuer Schreibtisch – das bedeutet einer, der zu Ihnen passt und Ihren täglichen Anforderungen entspricht. Ihre persönlichen Arbeitsgewohnheiten sowie Ihre geschäftlichen Aktivitäten bestimmen, welcher Stil und welche Größe der Schreibtisch für Sie geeignet ist. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen regelmäßig auf Bücher, Handbücher oder Veröffentlichungen zurückgreifen, wäre ein Schreibtisch mit aufrechter Ablage sinnvoll. Die Bücher, auf die Sie täglich verweisen, können Sie im Stall aufbewahren. Sie sind leicht zugänglich, aber außerhalb Ihres Arbeitsbereichs. Wenn Bücher nicht griffbereit sein müssen, reicht ein separates Bücherregal und Sie können auf den Stall zugunsten eines größeren flachen Arbeitsplatzes verzichten.
Wenn sich Ihr Job um die Computernutzung dreht und Sie viel Platz haben, ziehen Sie einen L-förmigen Schreibtisch in Betracht. Sie können Ihren Computer in einem Bereich belassen und im anderen immer noch einen großen Arbeitsbereich haben. Diese Konfiguration ermöglicht es Ihnen, das Jonglieren mit zwei Prioritäten auf demselben Desktop zu vermeiden. Ein weiterer großartiger Aspekt eines L-förmigen Schreibtisches ist der zusätzliche Platz, den Sie für Desktop-Tools wie aufrecht stehende Aktenhalter, Stapeltabletts, Körbe, tragbare Hängemappen und Ihr Telefon gewinnen. Vergessen Sie nicht den ganzen Platz an Ihren Wänden. Wenn Sie nicht aufbauen können, bauen Sie auf! Regale sind eine fantastische Möglichkeit, persönliche Gegenstände, Auszeichnungen und Fotos zu präsentieren und gleichzeitig Ihren Arbeitsbereich sauber und funktional zu halten.
Verbessern Sie Ihr Zeitmanagement
Wenn Sie Ihre Zeit nicht gut im Griff haben, haben Sie es oft eilig, Dinge zu erledigen, und unweigerlich können Sie die Organisation nicht zu einer Priorität machen. Papiere werden „vorerst“ auf den Schreibtisch geworfen und Zeitschriften auf dem Stuhl oder Boden gestapelt, weil Sie keine Zeit haben, sie zu lesen. Eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihre Zeit besser zu nutzen, besteht darin, zu überdenken, wie lange Aufgaben tatsächlich dauern werden, und entsprechend zu planen. Stellen Sie sich vor, wie Sie eine Aufgabe von Anfang bis Ende erledigen und welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen. Bis Sie bei der Schätzung genauer sind, addieren Sie 25 % der Zeit, die Sie für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe benötigen.
Eine andere Möglichkeit, die tatsächliche Zeit zu erkennen, besteht darin, sich selbst zu Zeit zu nehmen, während Sie verschiedene Dinge tun, wie zum Beispiel Rechnungen bezahlen, das Scheckbuch abgleichen oder zur Post gehen. Sie werden überrascht sein, wie lange die Dinge tatsächlich dauern. Machen Sie sich Notizen, wie lange jede Aufgabe dauert, damit Sie nicht vergessen, genügend Zeit einzuplanen. Berücksichtigen Sie bei Besorgungen zwischen Geschäftsterminen immer unerwartete Umstände wie Verkehr oder lange Schlangen.
Entferne das Papier
Viele Menschen sammeln Papierkram an, weil sie befürchten, etwas Wichtiges wegzuwerfen, oder weil sie befürchten, dass es später benötigt wird. Das Ergebnis ist, dass sie am Ende alles behalten und nicht erkennen können, welche Dinge einen gegenwärtigen oder zukünftigen Wert haben und welche sicher entsorgt werden können.
Die Realität ist, dass 80 Prozent des Papiers, das „nur für den Fall“ eingespart wurde, nie wieder benötigt wird; und wenn ja, stehen die Chancen sehr gut, dass es nachgebaut oder aus einer anderen Quelle bezogen werden kann. Von der Post über das Fax bis hin zu Anzeigen und Memos trägt Papier am meisten zur Unordnung in einer Büroumgebung bei. Um einen schnellen Papierstau zu vermeiden, ist ein regelmäßiges Papierpflegesystem in jedem Büro ein Muss. Denken Sie daran, Ihr Mülleimer und Ihr Aktenvernichter sind Ihre Freunde.
Entscheidungen schneller treffen
Unordnung entsteht, wenn Sie Entscheidungen aufschieben. Gewöhnen Sie sich an, schnell Entscheidungen darüber zu treffen, ob Papier, Post und andere Dinge aufbewahrt werden sollen. Je schneller Sie souveräne Entscheidungen treffen können, desto schneller werden Sie die Dinge in Ihrem Leben in Bewegung halten, wodurch Rückstau vermieden wird.
Denken Sie daran, dass es wichtig ist, sich zu organisieren Prozess eher als ein Ereignis, also erwarten Sie keine Wunder über Nacht. Sie können den Prozess beschleunigen, indem Sie Hilfe einstellen, z. B. einen professionellen Organisator, der Seite an Seite mit Ihnen arbeitet und Sie konzentriert hält.
Wenn Sie planen, das Reorganisationsprojekt selbst in Angriff zu nehmen, können Sie in relativ kurzer Zeit ein gutes Stück vorankommen, wenn Sie einen Spielplan und einige Ziele vor Augen haben, bevor Sie beginnen. Beginnen Sie einfach an einem Ort und bleiben Sie dabei, und schon bald werden Sie von den Ergebnissen überrascht sein, die Sie sehen.
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