Některé dny nenávidím svoji doručenou poštu. Jsem si jistý, že můžete soucítit. Stejně jako vy, já (a každá další podnikatelka) dostávám průměrně 124,5 e -mailů den. Přesto navzdory skutečnosti, že jsme všichni přilepení k naší obrazovce, naší e-mailem etiketa jako by se pomalu rozpadala. Viděl jsem e -maily, které nejen obsahovaly nedbalé chyby, ale v některých případech byly vyloženě hrubé - nebo ještě hůře, příliš příležitostné. I zdánlivě neškodné chyby se sčítají a v některých případech mohou mít vážné důsledky.
Nastínil jsem některá základní pravidla etikety, aby vaše elektronická komunikace odpovídala vaší profesionální image.
1. Použijte profesionální pozdrav
Přiznávám, každý firemní kultura je jiný, ale zdvořilý a mírně formální pozdrav je vždy vhodný. Používání slov jako „hej“ nebo „jo“ není profesionální, bez ohledu na to, kdo je příjemce. Místo toho použijte „ahoj“, „ahoj“, „dobré ráno/odpoledne“ nebo, ještě formálnější, „drahý“.
2. Vhodně použijte „odpovědět na vše“
Skupinové e-maily mohou šetřit v reálném čase, protože každý je součástí aktualizací projektu nebo čehokoli jiného, co posíláte. Skupinová vlákna se bohužel mohou vymknout kontrole a segregovat do samostatných témat, jejichž součástí nemusí být celá skupina. Dobře si rozmyslete, než stisknete odpověď-vše, abyste zvážili, zda opravdu všichni musí být zacykleni.
3. Nepoužívejte přezdívky
Zkracování něčího jména (pokud vám nebylo řečeno, že to preferuje) je přehnaně ležérní, opovážlivé a v některých případech může působit ponižujícím způsobem. Jmenuji se Tiffany. Pokud vás neznám osobně, není vhodné mi říkat „Tiff“.
4. Vyvarujte se používání humoru
V e -mailu humor často nefunguje. To, co je pro jednu osobu legrační, může být pro ostatní urážlivé nebo, co je horší, by mohlo být nesprávně interpretováno jako sarkastické nebo žíravé.
5. Odpovězte včas
I když jsme přilepeni ke klávesnicím, není třeba hrát jako rukojmí vaší doručené pošty. Pokud vám e -mail přijde s vysokou prioritou a víte, že na jeho vyřízení budete potřebovat několik hodin (nebo dokonce dní), ihned žádost potvrďte. E -maily, které se motají kolem a shromažďují prach ve vaší doručené poště, mohou v lidech vzbudit dojem, že jste zdrceni nebo že ignorujete jejich požadavky. Nepřečtené e -maily mohou také znamenat zmeškané termíny.
6. Zkontrolovat svou zprávu
Snadnost kontroly pravopisu znamená, že se na ni mnozí z nás spoléhají, aby zachytili pravopisné chyby, což vás dostane jen zhruba do poloviny. Považujte dílo za „veřejné“. Pokud jej zadáte nesprávně a omylem vynecháte písmeno „L“, slovo je stále napsáno správně, ale má zcela jiný význam! Je také dobré zkontrolovat zmeškaná slova nebo slova, která zní stejně, ale jsou napsána (a znamenají) něco jiného, například „vaše“ a „jste“.
7. Nezapomeňte na přílohu
Tomuto je snadné se vyhnout. Pokud do těla e -mailu napíšete slovo „příloha“ nebo „připojit“, Outlook vás vyzve, pokud to vypadá, že jste něco zapomněli připojit. Jedním ze způsobů, jak tuto chybu omezit, je spustit poznámku „v přiloženém ...“
8. Vyhněte se použití všech víček
Všechna velká písmena použitá v e -mailu mohou vašim příjemcům připadat jako urážka. Pokud je něco opravdu důležité, řekněte to nebo místo toho zvýrazněte klíčový bod nebo frázi tučným písmem nebo podtržením.
9. Zvažte hovor
Pokud máte ve svém e -mailu co říci, může být efektivnější jednoduše zvednout telefon nebo naplánovat hovor. Telefonní hovor může nejen ušetřit čas, ale také může zabránit nesprávnému výkladu vaší zprávy. Po skončení hovoru dokumentujte dohodnuté body nebo navazující úkoly stručnou e-mailovou zprávou.
10. Zahrňte závěrečný pozdrav
Podobně jako v bodě 1 je dobré zahrnout závěrečný pozdrav. Zamyslete se nad posledním e -mailem, který jste obdrželi a kde poznámka náhle skončila. Je pravděpodobné, že to připadalo méně jako poznámka a spíše jako objednávka.
Pamatujte, e -mail, jako každá jiná forma podnikání sdělení, je přímým odrazem vašeho profesionalita. Když se ujistíte, že je vaše e -mailová etiketa na místě, ukazuje vašim kolegům, že jste v online výměnách ohleduplní, zdvořilí a pohotoví.
Tento článek se původně objevil na Fairygodboss. Jako největší kariérní komunita pro ženy poskytuje Fairygodboss milionům žen kariérní kontakty, komunitní rady a těžko dostupné informace o tom, jak se společnosti chovají k ženám.
