Při výrobě spoléháme na e -mail podnikání efektivnější, ale některé věci lidé jen zvyšují zátěž. Kterého z těchto obchodních e-mailů se dopouštíte?
jsi ty
hrubý emailer?
Abychom zefektivnili podnikání, spoléháme na e -mail, ale některé věci lidé jen zatěžují. Kterého z těchto obchodních e-mailů se dopouštíte?
Anatomie e -mailu
Při psaní e -mailu se ujistěte, že jste vše řešili co nejjasněji a nejúplněji. Nežádejte lidi, aby četli mezi řádky nebo sledovali informace, které vám potřebují odpovědět.
Pokud musíte napsat dlouhý e -mail, rozdělte jej pomocí tučných hlaviček, odrážek nebo číslic, je -li to možné.
Na gramatice záleží
Pravidla gramatiky a pravopisu existují proto, aby bylo zajištěno, že v psaném slově nedojde k nedorozumění, a proto nevypouštějte e-maily, aniž byste si je znovu přečetli. Oprašte gramatická pravidla, ujistěte se, že nic není překlepy a nepoužívejte slovo, pokud si nejste jisti víte, co to znamená - příliš se snažit znít, jak říkají Britové, „nóbl“ může mít katastrofu Výsledek.
Buďte opatrní ve zkratce. Při zasílání e -mailů lidem, které dobře znáte, to může být v pořádku, ale vyhněte se tomu s novými kontakty. Věci jako BTW jsou pravděpodobně v pořádku, pokud odpovídáte z telefonu, ale vyhněte se LOL a emotikonům.
Odpovídání a přeposílání
Neodpovídejte na žádný e -mail, dokud si nepřečtete celou komunikaci, včetně odpovědí jiných lidí. Pokud nejste slepě zkopírováni nebo nepotřebujete svůj komentář přidat soukromě, vždy odpovězte všem, pokud byli zahrnuti další.
Když odpovíte, ujistěte se, že jste oslovili každou položku. Pokud několik lidí položilo otázky, je užitečné je všechny oslovit v jednom e -mailu. Pokud někdo potřebuje hodně informací, je užitečné odpovědět „vloženě“ tím, že odpovíte na jeho komentáře v těle vlastního e -mailu a změníte písmo na jinou barvu.
- Ujistěte se, že odstraníte všechny informace, které vy nebo původní e -mailový odesílatel možná nechcete, aby ostatní měli.
- Potřebujete odstranit všechny e -mailové adresy z řádků „do“ nebo „od“ přeposílače?
- Potřebujete někomu odstranit jeho kontaktní údaje z podpisu?
- Prozradili potenciálně citlivé informace? To může zahrnovat cokoli od podrobností o soukromém produktu nebo cenách po osobní údaje.
- Řekli (nebo vy) o někom něco negativního? I když této osobě nepřeposíláte, měli byste ji odebrat.
A opravdu musíme říci, že byste obchodním kontaktům neměli přeposílat vtipy, memy, roztomilé věci nebo politickou rétoriku?
E -mailové doplňky, které se počítají: přílohy a podpisy
E -mailové doplňky mohou být jednou z nejvíce dráždivých částí e -mailu, pokud jsou provedeny nesprávně. Přílohy nad 8 megabajtů by měly být nahrány do služby, jako je Dropbox nebo Box, aby se zajistilo, že nebudou zablokovány. Více příloh by mělo být vloženo do složky a zazipováno.
Mějte vždy automaticky nastavený podpis na počítači i na telefonu a ujistěte se, že je stejný na vaší buňce to říká v případě podivné chyby automatické opravy nebo vysvětlení, proč je to tak krátké Odezva. Mělo by obsahovat:
- Vaše celé jméno
- Váš úplný titul
- Vaše adresa, pokud jste kamenná provozovna
- Vaše telefonní číslo, včetně rozšíření a buňky, pokud chcete, aby jej lidé měli
- Vaše e -mailová adresa (volitelně)
- Adresa vašeho webu
- Jakékoli další odkazy, které chcete, aby lidé měli (sociální média, blog atd.)
Pokud jde o obrázky, jako jsou fotografie, loga a pozadí, méně je více. Mohou zkazit způsob, jakým se váš e -mail zobrazuje v e -mailových klientech některých lidí. A cokoli jiného než diskrétní (malé) logo často vypadá jen kýčovitě.
Zlaté pravidlo
Pokud jde o e -mailovou komunikaci, vždy dodržujte Zlaté pravidlo. Napište druhy e -mailů, které chcete dostávat. Kdo ví? Třeba se od vás někdo něco naučí.
Řekni nám
Jaké jsou vaše e -mailové mazlíčky? Zvuk vypněte v níže uvedených komentářích.
Více o správném používání e -mailu
Pracující máma 3.0: 5 kroků k lepším e -mailům
Příručka pro nevěstu k organizaci e-mailů
Jarní úklid vaší schránky
