Pokud nemáte systém pro vyřizování vašich e -mailů, vaše doručená pošta se vám může rychle a snadno vymknout kontrole. Naštěstí s několika vyhledávacími funkcemi není nalezení e -mailu nemožné; je však chytré zorganizovat příliv e -mailů, než se číslo zaplavující vaši schránku stane zdrcujícím.
Vzhledem k tomu, že mnozí z nás denně dostávají desítky nebo dokonce stovky e -mailů, je vyvinutí systému pro řešení tohoto problému nutností. Zde je několik jednoduchých způsobů, jak můžete zabránit hromadění e -mailů.
Ihned po přečtení některé e -maily zahoďte
Pokud jste si přečetli e -mail a nepotřebujete si jej znovu přečíst nebo na něj reagovat, okamžitě jej vyhoďte do koše. Také nastavte svůj e -mail tak, aby se koš pravidelně vyprazdňoval (nebo vstupujte každý týden a vyprázdněte jej ručně).
Pamatujte, že nemusíme číst každý e -mail okamžitě. Pokud vás e -mail ruší, nenechávejte ten svůj otevřený; místo toho naplánujte tři až pět časů příjezdu během pracovního dne.
E -maily vyžadující akci nechte ve své doručené poště
Pokud je třeba na e -mail odpovědět nebo vyžaduje akci, ponechte jej ve své doručené poště jako připomenutí. U zvláště důležitých nastavte vlajky, aby se při míchání neztratily. (I když je to méně pravděpodobné, protože vaše doručená pošta bude brzy efektivnější!)
Poté se rozhodněte pro standardní termín pro e -maily zbývající ve vaší doručené poště - třeba týden až měsíc. Na konci každého týdne projděte svou doručenou poštu a zajistěte, aby byla odpověď nebo akce dokončena, abyste mohli e -mail z doručené pošty smazat.
Ostatní e -maily rychle odešlete
Pokud existují e -maily, se kterými jste jednali, ale na které se budete muset v budoucnu obrátit, uložte je do příslušných složek. Budete se muset zamyslet nad tím, jaký typ systému složek vám bude nejlépe vyhovovat. Podané e -maily se snadno rychle vymknou kontrole, zvažte tedy vytvoření složek, které jsou rozděleny podle data, abyste mohli snadno odstranit celé složky, které již nejsou aktuální. Existuje několik e -mailových nástrojů, které vám umožňují ukládat příchozí e -maily přímo do složky - Zvažte nastavení, pokud máte pocit, že vám tato funkce bude dobře sloužit způsobem, jakým vy práce.
Další kariérní tipy
Jak najít mentora
Jak opustit práci se třídou
Co dělat, když jste dostali výpověď
