Otevřete pozitivně
Bez ohledu na to, jak jste frustrovaní ze situace, ve které se nacházíte, mějte na paměti, že zástupce zákaznického servisu, se kterým se setkáváte, není příčinou, proto k ní přistupujte laskavě a klidně. Začínat s negativním nebo panovačným přístupem situaci nikomu nezpříjemní a může dokonce obrátit proti vám zástupce zákaznického servisu, který by jinak mohl být na vaší straně. Buďte tedy ve svém úvodu otevření a pozitivní.
Zaujměte osobní přístup
Přestože je nejdůležitější sdělit fakta o situaci, není na škodu přidat vašemu vysvětlení osobní kontakt. Pokud poškozený produkt opustil milovanou osobu zklamanou v den jejích narozenin nebo vás špatně pojmenovaný předmět dostal do problémů v práci, vysvětlete těžkou pozici, do které jste se dostali. Všichni jsme čelili zneklidňujícím situacím a sdílení té vaší by vám umožnilo identifikovat se pracovníkem, který by jinak mohl být nepřátelský. Nechání zákaznického servisu, aby vás viděl jako osobu, nikoli jako problém, vám může pomoci dosáhnout požadovaného výsledku.
V případě potřeby zůstaňte pevní
Pokud zjistíte, že vám zástupce zákaznického servisu nerozumí nebo překrucuje vaše slova, nebojte se být pevný. Jít domů a ventilovat si, jak se mýlila, neudělá nic, aby to pomohlo vaší situaci, takže použijte energii tam, kde to bude nejužitečnější - vyjasněte si svoji situaci, když se to počítá. Mějte na paměti, že ztráta nervozity nebo zvýšení hlasu bude fungovat pouze proti vám. Zůstaňte tedy v klidu a vysvětlujte svou stránku situace, dokud zástupce plně nepochopí.
Neřešit
Pokud žádáte o lepší nabídku nebo se pokoušíte vrátit vadný předmět a zástupce zákaznického servisu je pevně přesvědčen, že se to nestane, nevzdávejte to. Ta osoba mohla ze všech možných důvodů říkat ne. Může se stát, že má prostě špatný den a nechce se zabývat prací navíc, nebo byla najata teprve nedávno a necítí se dobře při dodržování pravidel. V takovém případě to zkuste další den s jiným prodejním partnerem nebo jděte do jiného obchodu, pokud máte co do činění s řetězcem. Někdy k nalezení výsledků, které hledáte, stačí najít toho správného zástupce zákaznických služeb.
Požádejte o návštěvu manažera
Pokud jste provedli vše výše uvedené a zdá se, že nic nefunguje, laskavě požádejte o rozhovor s manažerem. Udělejte to s respektem, protože zástupce zákaznického servisu bude situaci řešit se svým nadřízeným a vy budete chtít vystupovat v co nejpozitivnějším světle. Většina manažerů se zaměřuje na to, aby byli jejich zákazníci spokojení a aby jejich obchod měl dobrou pověst, takže pokud jste dlouholetým zákazníkem, dejte jim vědět. Pokud svůj příběh vztáhnete na vedoucí a ona bude trvat na tom, že se nedá nic dělat, můžete velmi dobře musíte přijmout porážku, ale alespoň si můžete být jisti, že jste si svůj případ splnili a udělali vše, co jste chtěli mohl.
Zůstaňte v klidu po celou dobu
Ačkoli se můžete cítit frustrovaní a zástupce zákaznického servisu nemusí být tak nápomocný, jak byste chtěli, mějte co nejvíce klidnou a vyrovnanou hlavu na ramenou. Nevíte, jaký den má tato osoba za sebou, ani proč vám nedává odpověď chcete hned, tak se snažte být trpěliví a uctiví s nadějí, že přijde kolem. Tyto situace mohou být náročné pro všechny zúčastněné, ale nyní se můžete cítit trochu připravenější, až příště do nějaké vstoupíte.
